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Le Bulletin officiel de l'éducation nationale publie des actes administratifs : décrets, arrêtés, notes de service, etc. La mise en place de mesures ministérielles et les opérations annuelles de gestion font l'objet de textes réglementaires publiés dans des B.O. spéciaux.

 
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Administrateurs civils recrutés par la voie dite du « tour extérieur »

Sélection annuelle - année 2012

NOR : MENH1134392N
note de service n° 2011-234 du 14-12-2011
MEN - DGRH E2-1


Texte adressé aux directrices et directeurs généraux et directrices et directeurs de l'administration centrale ; aux chefs du SAAM et du STSI ; au délégué à la communication ; au doyen de l'inspection générale de l'éducation nationale ; au chef de service de l'inspection générale de l'administration de l'éducation nationale et de la recherche ; aux rectrices et recteurs d'académie ; aux présidentes et présidents d'université ; aux directrices et directeurs des grands établissements ; au chef du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel ; au contrôleur général ; aux chefs de bureau des cabinets
Références : circulaire DGAFP du 24-11-2011 ; arrêtés du 10-11-2010

Les modalités du recrutement au choix par la voie de la promotion interne des fonctionnaires de l'État de catégorie A dans le corps des administrateurs civils (tour extérieur) sont prévues par le décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié portant statut particulier du corps des administrateurs civils. Le tour extérieur des administrateurs civils, organisé sur le plan interministériel, permet le recrutement de 25 à 30 administrateurs civils chaque année.
Les administrateurs civils constituent un corps unique à vocation interministérielle relevant du Premier ministre.
Ils exercent des fonctions d'encadrement, de direction, d'expertise ou de contrôle, de conception, de mise en œuvre et d'évaluation des politiques publiques dans les administrations et les établissements publics administratifs de l'État. En administration centrale, ils occupent des fonctions de chef de bureau, de chargé de mission, ou d'encadrement supérieur sur des emplois de sous-directeur, directeur de projet, chef de service ou directeur. Il convient toutefois de noter que, pour accéder à ces fonctions, un service effectif de huit ans dans le corps est nécessaire.
Dans les services à compétence nationale et les services déconcentrés, les administrateurs civils assistent les préfets et les directeurs et assurent les fonctions d'encadrement de services ou d'unités les composant ; dans les territoires d'outre-mer, en Nouvelle-Calédonie et à Mayotte, ils assistent le représentant de l'État pour l'accomplissement des missions qui lui incombent.
Au sein des services déconcentrés des ministères de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative, de l'enseignement supérieur et de la recherche, les administrateurs civils peuvent exercer également des fonctions de secrétaire général d'académie, de directeur général des services d'établissement public d'enseignement supérieur, d'administrateur de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche ou d'inspecteur d'académie-directeur des services départementaux de l'éducation nationale.
La présente note expose la procédure de nomination au choix dans le corps des administrateurs civils au titre de l'année 2012 : portée de la sélection (I), conditions de candidature (II), procédure (III), constitution du dossier de candidature (IV), audition, nomination et reclassement (V).

I - Portée de la sélection
Le recrutement au choix par la voie de la promotion interne dans le corps des administrateurs civils repose sur plusieurs principes.
Cette voie est ouverte à tous les fonctionnaires de l'État de catégorie A et aux fonctionnaires et agents en fonction dans une organisation internationale, intergouvernementale occupant un emploi de catégorie A ou assimilé.
Le nombre de nominations qui peuvent être prononcées ainsi que la répartition des postes entre administrations sont déterminés par arrêté du Premier ministre.
Les dossiers sont soumis au comité de sélection interministériel qui établit, après examen de tous les dossiers, une liste des candidats à auditionner.
Il est précisé que, lors de la sélection, les carrières diversifiées sont valorisées, car elles révèlent une expérience garante de compétences attendues pour exercer des fonctions d'encadrement supérieur.
Cette diversité peut s'exprimer de plusieurs façons. Il peut s'agir d'une alternance entre :
- administration centrale et service déconcentré ;
- ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative et ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche ;
- l'un de ces deux ministères et un employeur « extérieur » (collectivité territoriale ou autre administration).
Parmi les aspects de carrière qui sont valorisés figure également l'alternance entre des fonctions pédagogiques, administratives et de pilotage. Ainsi, des profils trop marqués dans un métier (profils purement pédagogiques, comptables ou dans un seul métier administratif) ne correspondent pas complètement aux profils diversifiés attendus.
Il est fortement conseillé aux fonctionnaires intéressés par cette procédure de se reporter aux rapports de jurys, disponibles en ligne sur le site de la fonction publique (http://www.fonction-publique.gouv.fr/, rubrique « Statut et rémunérations », « Encadrement supérieur », « Recrutement », « Les tours extérieurs ») afin qu'ils puissent apprécier les qualités attendues par le comité de sélection.
Dans le cas où les agents intéressés souhaiteraient obtenir des conseils ou des renseignements avant de candidater, ils peuvent prendre contact avec le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) : tél : 01 55 55 13 80 - 01 55 55 36 56 - 01 55 55 35 74, courriel : mailto:francia.coma@education.gouv.fr - danielle.encausse@education.gouv.fr - helene.luciani@education.gouv.fr
Les candidatures sont examinées par un comité de sélection interministériel qui propose au ministre chargé de la fonction publique une liste d'aptitude établie par ordre alphabétique. Le ministre chargé de la fonction publique arrête la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil.

II -  Conditions de candidature
Conformément aux dispositions du décret du 16 novembre 1999 modifié, peuvent faire acte de candidature au titre de l'année 2012 les fonctionnaires de l'État de catégorie A et les fonctionnaires ou agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale qui justifient, au 1er janvier 2012, de huit ans de services effectifs dans un corps de catégorie A ou sur un emploi de catégorie A ou assimilé. Ces services peuvent être décomptés dans un ou plusieurs corps ou emplois de catégorie A.
Aucune limite d'âge n'est opposable aux candidats.

III - Procédure
La réception et l'instruction des candidatures ne sont plus assurées uniquement par l'autorité investie du pouvoir de nomination dans le corps de catégorie « A » auquel appartient le candidat.
Lorsque le pouvoir de nomination est exercé conjointement par plusieurs autorités, il convient de saisir celle dont le corps relève directement.
1. Principe
Ce principe s'applique également aux fonctionnaires détachés ou mis à disposition et qui ont choisi de se porter candidats auprès du MENJVA ou du MESR.
Les dossiers de candidature doivent être transmis par la voie hiérarchique au service de l'encadrement, bureau DGRH E2-1, Danielle Encausse, tél : 01 55 55 36 56 ou 01 55 55 13 80, Courriel : danielle.encausse@education.gouv.fr.
Le bureau DGRH E2-1 se chargera ensuite de transmettre chaque dossier au bureau de gestion du corps d'appartenance du candidat, qui vérifiera l'exactitude des éléments relatifs à la carrière (corps d'origine, ancienneté, notation), procédera à la certification des services présentés (page 4 du dossier de candidature) et complétera le cas échéant le dossier par les pièces manquantes (fiches de notation, évaluation, etc.).
Puis le bureau DGRH E2-1, chargé d'instruire tous les dossiers, les transmettra à la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP).
a) Calendrier
Les dossiers de candidature, revêtus des appréciations hiérarchiques, doivent parvenir au bureau DGRH E2-1 au plus tard le 31 janvier 2012. Le respect de cette date est impératif au bon déroulement de la procédure.
Il est vivement recommandé aux candidats d'adresser suffisamment tôt leur dossier au supérieur hiérarchique dont ils relèvent.
b) Formation
Tous les agents se portant candidats auprès du MENJVA ou du MESR ont la possibilité de suivre la formation dispensée par le bureau de la formation (SAAM A3). Les inscriptions s'effectuent directement auprès de Carmen Zana (carmen.zana@education.gouv.fr).
2. Cas particulier des fonctionnaires détachés ou mis à disposition qui ont choisi de se porter candidats auprès de leur structure d'accueil
Les candidats doivent prendre contact avec le service gestionnaire de leur administration d'accueil pour connaître les modalités de transmission des dossiers. Le service gestionnaire d'accueil devra en informer l'administration d'origine.
Aucun dossier de candidature ne doit être transmis directement à la DGAFP.
 
IV - Constitution du dossier de candidature
Il est rappelé que les candidatures présentées au titre des opérations de sélection des années antérieures doivent être renouvelées.
Le bureau DGRH E2-1 doit être destinataire du dossier constitué de l'ensemble des pièces indiquées ci-après.
a) Pièces à fournir par le candidat
Chaque candidat doit déposer auprès du service compétent, jusqu'au 31 janvier 2012, les cinq documents suivants datés et signés :
Un curriculum vitae dactylographié accompagné d'une photographie d'identité
Rédigé sur deux pages maximum, ce document doit mentionner : les affectations successives et les fonctions correspondantes, avec leur durée, les responsabilités effectivement exercées, les travaux réalisés, les avancements de grade en indiquant leur modalité (promotion interne ou concours), les titres et diplômes acquis, les concours présentés.
La description des postes occupés doit porter notamment sur le champ réel des compétences exercées, le nombre de personnes encadrées et le niveau des responsabilités assumées.
Une lettre de motivation manuscrite
Dans cette lettre d'un maximum d'une page, le candidat doit faire connaître l'appréciation qu'il porte sur les différentes étapes de sa propre carrière, le sens qu'il veut lui donner, et les raisons qui l'amènent à présenter sa candidature.
Le candidat doit y consigner l'essentiel de son expérience, ce qu'il en a retiré sur les plans humain et professionnel, et les raisons qui le conduisent à vouloir donner une dimension supérieure à sa carrière.
Cette lettre, dont le contenu et la conception n'ont rien de commun avec le curriculum vitae, constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection.
Le descriptif d'une réalisation professionnelle
Ce document, de deux pages maximum, dactylographié, doit être l'occasion pour le candidat de décrire avec précision une mission qu'il a eu à mener lors de son affectation actuelle ou de son affectation immédiatement précédente. Le candidat choisira le sujet qu'il souhaite évoquer, décrira précisément cette mission ou réalisation, ses enjeux, le rôle qui lui incombait (initiateur, pilote, contributeur), la méthode qu'il a choisie pour conduire cette mission, en l'explicitant, le résultat obtenu et ce qu'il en retire.
La déclaration suivante
« Je soussigné(e) ...... reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être
titularisé(e) dans le corps des administrateurs civils, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée, puis éventuellement, à occuper un emploi de sous-préfet(e). Je m'engage à accepter un tel emploi sous peine d'être radié(e) du corps ».
Un organigramme détaillé de la sous-direction ou du service dans lequel le candidat exerce
Il est demandé au candidat de se situer dans cet organigramme. Doivent être précisées l'organisation de sa sous-direction ou de son service ainsi que les caractéristiques des bureaux ou unités administratives (corps d'appartenance des chefs de bureaux, description succincte des attributions de chaque bureau et le nombre d'agents par catégorie pour chaque bureau). Aucun sigle dont la signification n'est pas préalablement donnée ne doit être utilisé.
b) Annexes
Outre les cinq documents déposés par le candidat, les dossiers doivent comprendre les annexes suivantes établies sur le plan interministériel :
La fiche d'appréciation sur le candidat (annexe 1)
Elle est élaborée par une autorité unique pour les candidats d'une même direction ou d'un même service, notamment quand il s'agit de fonctionnaires des services déconcentrés.
Le nom et la qualité du signataire (recteur, directeur d'administration centrale, etc.) seront clairement indiqués.
Cette fiche doit être remplie avec une volonté d'objectivité réelle et des appréciations détaillées et nuancées. Il est souhaitable d'éviter de renseigner toutes les rubriques au meilleur niveau d'appréciation, les membres du comité de sélection ne pouvant que s'interroger sur une série de fiches ne faisant apparaître aucun point faible.
Pour les candidats en position de détachement, cette fiche doit, dans tous les cas, être élaborée par l'autorité auprès de laquelle ils sont détachés. Néanmoins, l'administration d'origine se garde la faculté de compléter ce document, en particulier si le détachement est récent.
Le dossier de candidature (annexe 2), dont toutes les rubriques doivent être complétées par l'administration
La partie « description des fonctions actuelles » (page 3) concerne le profil du poste tenu : elle doit être exclusivement descriptive et ne doit comporter aucun élément d'appréciation sur la manière de servir du candidat.
Elle fait apparaître le champ de compétences de l'emploi et détaille les tâches qu'il recouvre ainsi que leur importance relative (réglementation, gestion, contrôle, etc.). Elle précise également le nombre et la qualité des agents placés sous l'autorité du candidat.
La partie « carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration » (page 4) doit retracer tous les services effectués en catégorie A ou assimilé et être certifiée par le service chargé du personnel dont relève le candidat.
Dans la mesure où les dossiers sont préparés bien avant que le comité de sélection n'établisse la liste des candidats auditionnés puis retenus, il est nécessaire d'actualiser, le cas échéant, ces informations, notamment en tenant informé le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) des changements de fonctions intervenus depuis l'envoi initial du dossier, jusqu'au mois de septembre 2012. Toute promotion (ou succès à un concours) intéressant l'un des candidats devra être également signalée au service précité.
Des documents relatifs à l'évaluation du fonctionnaire
Les notations et appréciations des cinq dernières années doivent faire l'objet d'une transcription dactylographiée selon le modèle joint (annexe 3). Est jointe la photocopie du ou des derniers comptes rendus des entretiens professionnels ou d'évaluation tenus avec le fonctionnaire, dans la limite de cinq.
Lorsque le candidat est en position de détachement, il appartient à l'administration d'origine de recueillir ces documents auprès de l'administration d'accueil, dans l'hypothèse où le dossier est déposé auprès de l'administration d'origine.
Les annexes 1, 2 et 3 sont disponibles sous format Word ou Excel. Les candidats peuvent demander la transmission de ces documents par courrier électronique. À cette fin, ils sont invités à prendre contact avec leur UGARH (pour les personnels affectés en administration centrale du ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative et du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche) ou avec le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) pour les personnels affectés en service déconcentré. L'attention des candidats doit être attirée sur le fait que l'annexe 1 est un fichier Excel composé de deux pages.

V - Audition, nomination et reclassement
La liste des fonctionnaires retenus pour être auditionnés par le comité de sélection peut être consultée sur le site internet de la fonction publique (cf. I. de la présente note de service). Chacun d'eux est convoqué individuellement par les services de la DGAFP.
L'audition, d'une durée de trente minutes, doit notamment permettre aux membres du comité de sélection, d'une part, d'évoquer les acquis professionnels du candidat décrits dans son dossier et, d'autre part, d'apprécier la personnalité et les motivations du candidat ainsi que ses aptitudes à exercer des responsabilités d'encadrement et d'animation.
Les candidats retenus sont nommés administrateurs civils stagiaires à compter du 1er mars 2013, par décret du Président de la République.
Ils sont reclassés à un échelon du grade d'administrateur civil comportant un traitement égal ou à défaut immédiatement supérieur à celui dont ils bénéficiaient dans leur corps d'origine. Cela implique notamment que :
- les promotions d'échelon ou de grade dans le corps d'origine, dont la date d'effet est postérieure à la date d'effet de la nomination comme administrateur civil stagiaire, ne peuvent en aucun cas être prises en compte pour le reclassement dans le nouveau corps ;
- les candidats détachés sur des emplois fonctionnels (chefs de services extérieurs en particulier) ne peuvent être reclassés que sur la base de l'échelon atteint dans le corps d'origine et non de celui atteint dans l'emploi de détachement.
Je vous saurais gré de porter ces informations à la connaissance des fonctionnaires relevant de votre autorité et remplissant les conditions pour pouvoir postuler. Il est en effet nécessaire que chacun puisse apprécier la situation financière qui résulterait de son intégration dans le corps des administrateurs civils.
En ce qui concerne l'affectation, dont les modalités sont prévues dans la circulaire DGAFP visée en référence, l'attention des candidats doit être appelée sur le fait que le corps des administrateurs civils constitue un corps interministériel. Les lauréats ont donc vocation à être affectés auprès de tout employeur ayant ouvert un poste. Sans que cela ne représente un caractère obligatoire, il paraît opportun que les lauréats marquent leur entrée dans ce corps par un changement d'environnement professionnel.
La titularisation est subordonnée à l'accomplissement effectif à temps plein d'un cycle de perfectionnement d'une durée de cinq mois, débutant en mars 2013, organisé par l'École nationale d'administration. L'ensemble de la formation se déroule à Strasbourg. Les administrateurs civils ainsi recrutés rejoindront leur poste le 1er septembre 2013.
Je vous demande de veiller au strict respect de ces instructions, notamment en ce qui concerne la date limite d'envoi des dossiers de candidatures, et attire à nouveau votre attention sur le fait qu'aucun dossier ne doit être transmis directement à la direction générale de l'administration et de la fonction publique.
Le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) est le correspondant pour toute demande de renseignement complémentaire sur le déroulement de cette sélection.


Pour le ministre de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative,
Pour le ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche
et par délégation,
Le secrétaire général,
Jean Marimbert

Annexe
Dossier de candidature

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET RECHERCHE

Retrouvez les textes réglementaires du Bulletin officiel de l'enseignement supérieur et de la recherche sur :
www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/bo

 
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