Personnels

Le Bulletin officiel de l'éducation nationale publie des actes administratifs : décrets, arrêtés, notes de service, etc. La mise en place de mesures ministérielles et les opérations annuelles de gestion font l'objet de textes réglementaires publiés dans des B.O. spéciaux.

 
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Organisations syndicales

Mise en œuvre des dispositions relatives aux conditions et aux modalités d'utilisation des technologies de l'information et de la communication dans les services relevant du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse

NOR : MENH1920546C
circulaire n° 2019-119 du 19-9-2019
MENJ - DGRH


Texte adressé aux rectrices et recteurs d'académie ; aux vice-recteurs ; aux inspectrices et inspecteurs d'académie-directrices et directeurs académiques des services de l'éducation nationale
Référence : décision ministérielle du 11-7-2019

Les dispositions de la présente circulaire s'inscrivent dans le cadre de l'exercice du droit syndical en application du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 modifié.

L'arrêté du 4 novembre 2014 du ministre de la décentralisation et de la fonction publique, publié au Journal officiel n° 256 du 5 novembre 2014, est le cadre juridique et organisationnel général au sein duquel les ministres ont été invités à préciser les conditions dans lesquelles les organisations syndicales (OS) pourront utiliser les moyens informatiques du service pour communiquer avec les agents.

L'objet de ces dispositions est d'introduire pour la première fois au niveau réglementaire un cadre juridique commun dans la fonction publique d'État visant à permettre la communication des OS avec les agents au moyen des outils informatiques de l'administration, tout en préservant le libre choix des agents destinataires (possibilité de désabonnement), la confidentialité des échanges et le bon fonctionnement du réseau informatique de l'administration.

La décision ministérielle précitée en référence, fixe pour notre ministère, les conditions et les modalités de l'utilisation, par les OS, des technologies de l'information et de la communication, afin de leur permettre de diffuser leurs informations, sous forme dématérialisée. Cette communication syndicale se limite aux personnels qui exercent leur fonction dans une administration ou dans un établissement d'enseignement scolaire public de l'État.

La présente circulaire d'application a pour objectif de préciser les modalités de mise en œuvre de ces dispositions au sein des services centraux et déconcentrés du ministère en dehors des périodes électorales concernant le renouvellement des instances représentatives du personnel. Ces dispositions sont mises en œuvre d'une part dans un cadre national et d'autre part dans le cadre de chaque académie ou vice-rectorat. Elles se substituent aux dispositions de la circulaire n° 2016-074 du 13 mai 2016.

1 - Cadre national

Les messages des OS distribués vers leurs adhérents ou vers leurs abonnés ne sont pas concernés par la décision ministérielle, ni par la présente circulaire.

Les OS bénéficiaires de ce dispositif sont les OS de fonctionnaires légalement constituées qui ont pour objet la défense des intérêts professionnels des personnels du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse, qu'elles soient représentatives ou non.

Dans le cadre de ce dispositif, l'administration offre la possibilité d'une communication syndicale  sur les adresses de messageries professionnelles des agents par l'intermédiaire des serveurs de listes désignés par la direction du numérique pour l'éducation (DNE), dans le respect des dispositions prévues par la décision ministérielle précitée et selon les modalités définies par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil).

Les OS ont l'obligation de :

- respecter la politique de sécurité des systèmes d'information de vos services ;

- se conformer aux principes de déontologie et ne pas contrevenir aux dispositions législatives et réglementaires relatives, notamment, à la diffamation et aux injures publiques ;

- respecter les lois et règlements relatifs au droit syndical, au droit de presse et au droit d'auteur ;

- respecter les dispositions inscrites dans la décision ministérielle précitée et rappelées  dans la présente circulaire.

Les technologies de l'information et de la communication (TIC) mises à leur disposition sont les suivantes :

- une adresse de messagerie électronique aux coordonnées de chaque OS ;

- une page d'information syndicale spécifiquement réservée, accessible à l'ensemble des personnels sur le site intranet ou à défaut sur le site internet du service ;

- des listes de diffusion, pour chaque OS, dont le périmètre global des personnels abonnés à ces listes correspond au périmètre des personnels mentionnés dans ses statuts.

En cas de dissolution, fusion ou changement de nom d'une OS, l'accès à l'ensemble des technologies précité est immédiatement supprimé. Dans l'hypothèse d'une nouvelle affiliation d'une OS à une fédération, l'accès à l'ensemble des TIC pourra être mis en place, à leur demande et compte tenu de la modification de leurs statuts, selon les modalités définies par la présente circulaire.

L'usage des listes de diffusion par les OS doit être strictement réservé à leur communication et selon les limites prévues par la décision ministérielle.

Dans le cadre des dispositions de la décision ministérielle, il est rappelé que la communication syndicale doit être adressée aux personnels au moyen des listes de diffusion fournies par l'administration et non par l'intermédiaire des adresses de messagerie des établissements, dans la mesure où ces dernières ne comportent pas de lien de désabonnement.  

Un usage des listes de diffusion non conforme à la décision ministérielle peut conduire à la suspension de la messagerie électronique syndicale du ressort administratif correspondant, national ou déconcentré, pour une durée d'un mois, après mise en demeure par l'administration de l'OS à l'origine de l'inobservation. En cas de manquement réitéré à ces règles, une seconde suspension de la messagerie électronique syndicale du ressort administratif correspondant, national ou déconcentré, peut être décidée par l'administration pour une durée de trois mois, après nouvelle mise en demeure de l'OS à l'origine d'une seconde inobservation. L'administration doit communiquer les considérations de fait et de droit qui ont motivé sa décision de suspension.

Les listes de diffusion mises à disposition des OS, sans les données nominatives des personnels, sont élaborées par l'administration à partir des données extraites des systèmes d'information pour l'éducation des ressources humaines (SIERH) ministériels. Leur segmentation est établie en fonction de critères choisis par les OS, parmi les suivants : affectation des personnels comprenant le code de l'académie, l'UAI et le type d'établissement, le corps-grade et pour les personnels non titulaires, la mention ANT avec le nom de la commission consultative paritaire. Le nombre d'abonnés correspondant à chaque liste de diffusion sera communiqué à l'OS concernée. Aucun critère se référant à la fonction ou à la discipline ne pourra, en conséquence, être sélectionné.

Les OS engagent leur responsabilité au regard de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dès lors qu'elles mettent en œuvre des traitements spécifiques de données ne relevant pas du cadre prévu par l'arrêté du 4 novembre 2014 et par la décision ministérielle du 11 juillet 2019.

Le volume de l'ensemble des listes de diffusion demandé par  les OS et la fédération à laquelle elles sont affiliées ou par chaque OS non affiliée à une fédération, ne doit pas dépasser les capacités du système mis à leur disposition sur le plan national ou sur le plan académique. L'arrêté précité du 4 novembre 2014 précise dans son article 5 que la communication d'origine syndicale sur le réseau informatique du service doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique et ne pas entraver l'accomplissement du service.

L'effort capacitaire du ministère, en vue de la diffusion des messages, comprenant pour ce dispositif l'investissement en équipement informatique et en ressources humaines, est calibré en fonction des paramètres suivants :

- le nombre de personnels affectés dans les services déconcentrés et en administration centrale ;

- le nombre maximum de cinq messages réceptionnés par agent, par OS et par mois, prévu par la décision ministérielle ;

- le nombre d'OS bénéficiaires du présent dispositif ;

- la structure des données du fichier général des personnels.

C'est ainsi que la totalité des listes de diffusion par fédération ou par OS non affiliée ne devra pas dépasser un nombre d'abonnés fixé par l'annexe 1 - Description des modalités de mise en œuvre sur le plan national.

Il est demandé aux OS de choisir les listes de diffusion qu'elles souhaitent utiliser parmi celles qui leur sont proposées par l'administration, dans un délai de trois mois à compter de l'entrée en vigueur de la décision ministérielle. Hors l'hypothèse d'une réforme statutaire concernant un ou plusieurs corps,  il ne sera pas possible de supprimer ou de remplacer les listes créées par le pôle messagerie, jusqu'au prochain renouvellement des instances représentatives du personnel.

Une fois les listes de diffusion créées, elles sont activées et peuvent être utilisées par les OS. Le respect de la disposition concernant la limite maximum d'une réception de cinq messages par mois et par OS incombe aux OS qui devront répondre directement, en cas de plainte sur ce point, aux sollicitations des personnels.

Les listes de diffusion mises à disposition des OS font l'objet d'une mise à jour hebdomadaire. La liste des contractuels de droit privé et des personnels des groupements d'établissements pour la formation continue (Greta) est insérée au dispositif et mise à jour au moins une fois par an.

Le volume de chaque message ne doit pas dépasser 100 kilooctets, après traitement par les différents relais de messagerie. Dans le cas d'un dépassement du volume accordé, un courriel sera expédié à l'émetteur pour lui signaler la non diffusion de son message, pour ce motif.

Les droits des personnels doivent être préservés respectant ainsi leur libre choix de se rendre destinataires ou non de la communication d'une ou de plusieurs OS. Chaque message des OS comprend un lien permettant le désabonnement automatique. Celui-ci est effectif pour la liste de diffusion consultée. Pour un désabonnement total par rapport à une OS, cette opération est à renouveler pour chacune des listes nationales et locales de l'organisation en cause. L'anonymat des agents ayant procédé au désabonnement d'une liste est garanti. Dans l'hypothèse d'un changement d'académie, les désabonnements effectués précédemment ne sont pas enregistrés : les agents souhaitant à nouveau se désabonner doivent renouveler la procédure. Dans le cadre des modalités nouvelles de diffusion des messages d'origine syndicale, les désabonnements effectués avant la mise en place de ce nouveau dispositif ne sont pas pris en compte. 

Dans l'hypothèse d'une demande de réabonnement à l'initiative de l'agent, celui-ci aura la possibilité de gérer son abonnement à chaque liste en utilisant le dispositif prévu par l'administration. Le réabonnement prend effet à la prochaine mise à jour hebdomadaire des listes de diffusion.

Il est à noter que la redirection volontaire de l'agent vers une adresse de messagerie privée peut occasionner d'éventuels dysfonctionnements (perte de certains messages ou  perte de la mise en page de ces derniers).

L'administration s'engage à respecter la confidentialité des échanges électroniques entre les agents et les OS, à l'exception, en cas de litige, de l'examen des journaux de diffusion.

La diffusion de messages électroniques institutionnels, académiques ou ministériels, reste prioritaire. Ainsi, la diffusion quotidienne des messages d'origine syndicale, sauf contraintes particulières liées au fonctionnement du service de messagerie, peut être réalisée en dehors des plages horaires de service, afin de ne pas altérer le fonctionnement des systèmes d'information. Les messages envoyés par les OS, aux fins de rediffusion, seront traités par ordre d'arrivée.

Une assistance technique et une formation incluant une sensibilisation aux bonnes pratiques de l'utilisation des TIC est fournie aux responsables désignés par les OS.

2 - Mise en œuvre au niveau des services déconcentrés 

Chaque organisation syndicale doit se signaler auprès de vos services pour bénéficier de l'accès aux technologies de l'information et de la communication, en vous adressant la fiche jointe en annexe 2 - Désignation des interlocuteurs référents des organisations syndicales.

La configuration d'une boîte de messagerie et l'attribution d'une adresse de messagerie électronique syndicale se conforment  aux prescriptions décrites à l'annexe 1 - Description des modalités de mise en œuvre sur le plan national.

Les interlocuteurs référents syndicaux en charge de la communication syndicale, qui vous ont préalablement déposé leur adresse de messagerie personnelle ou professionnelle (annexe 2), s'engagent à respecter les procédures informatiques sécurisées permettant d'accéder à la messagerie d'envoi et à veiller à la stricte confidentialité des informations nominatives. Cet engagement s'accompagne du respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, en garantissant à l'ensemble des agents l'anonymat des autres destinataires.

En ce qui concerne les listes de diffusion, le déroulement de la procédure décrite dans l'annexe 1 peut être mis en place au niveau des services déconcentrés.

Il est recommandé de respecter les règles de fonctionnement national pour l'établissement des listes de diffusion (annexe 1).

Une adresse courriel de l'assistance technique locale devra être mise à disposition des OS pour déclarer leurs incidents de distribution.

Dans le cadre du suivi de ce dispositif, une information sera transmise au comité technique académique comme au niveau ministériel, comprenant la liste des OS bénéficiaires de l'accès aux TIC et, pour chacune d'entre elles, l'état des listes de diffusion qui leur sont attribuées.

3 - Page d'information syndicale

Au niveau national, une page de contenu, intitulée Les OS, listant les fédérations ou OS non affiliées, sera proposée sur le site education.gouv.fr. Cette page renverra vers les sites internet des OS ainsi que vers leurs formulaires de contact.

Au niveau académique, la page d'information accordée à chaque fédération ou OS non affiliée, doit être accessible à l'ensemble des personnels sur le site intranet de vos services. À défaut de site intranet ouvert à tous les personnels, cette page d'information syndicale peut être créée sur le site internet académique. Il vous appartient de prévoir, dès à présent, l'installation de ces pages d'information, sous une rubrique spécifique.

Chaque OS peut décider de mettre à jour régulièrement le contenu de sa page d'information en ajoutant, éventuellement, des liens hypertextes.

Afin que soient respectées les règles d'utilisation et les principes éditoriaux et graphiques du site sur lequel ces pages d'information sont hébergées, une formation, sous la forme que vous aurez définie, doit être proposée aux interlocuteurs référents syndicaux désignés par leur OS qui s'engageront à les respecter.

Aucune collecte de données à des fins de mesure d'audience sur les pages d'information syndicale, autre que le suivi technique pour le bon fonctionnement des serveurs, ne doit être effectuée, ni aucune identification des agents qui accèdent à celles-ci.

4 - Information à l'ensemble des personnels

Avant la mise en application de ce dispositif, le ministère diffusera une information à l'ensemble des personnels sur son objet et ses modalités de fonctionnement.

Lorsque votre dispositif académique sera prêt, il vous reviendra de compléter cette première communication en informant les personnels placés sous votre autorité et en leur rappelant leurs droits, l'objet et les modalités de fonctionnement du dispositif.

Cette information sera à renouveler lors de chaque rentrée scolaire et devra être communiquée à tout personnel intégrant les services dont vous avez la responsabilité en cours d'année scolaire.

Je vous remercie de bien vouloir mettre en place ce dispositif au sein de votre structure à compter du 1er décembre 2019 et de désigner, aux différents partenaires sociaux, le binôme (DRH - DSI) qui aura en charge son fonctionnement. La direction générale des ressources humaines (DGRH) ainsi que la DNE restent à votre disposition pour répondre à vos questions.


Pour le ministre de l'Éducation nationale et de la Jeunesse, et par délégation,
La secrétaire générale,
Marie-Anne Lévêque

Annexe 1 - Description des modalités de mise en œuvre sur le plan national

1 - Configuration d'une boîte de messagerie et attribution d'une adresse de messagerie électronique syndicale

L'administration met à la disposition des OS une adresse électronique et un compte client de messagerie.

L'OS souhaitant bénéficier de cette disposition doit désigner, par écrit, un ou plusieurs interlocuteurs référents. Ces référents pourront envoyer et consulter des messages à partir de cette adresse électronique. (cf. annexe 2 - Désignation des interlocuteurs référents des organisations syndicales). Leur rôle d'interface avec vos services est reconnu.

Au niveau national, la règle de nommage de l'adresse électronique reprend le sigle du syndicat suivi du terme national.

Chaque adresse électronique fait apparaître explicitement le nom ou le sigle de l'OS en préfixe avec le nom de domaine de la structure, en suffixe. À titre d'exemple, le ministère qui a en charge l'attribution d'une adresse nationale de messagerie électronique syndicale communique aux OS l'adresse suivante :

- sigle de l'OS.syndicat-national@education.gouv.fr

Pour une académie, l'adresse de messagerie fournie pourra être par exemple :

- sigle de l'OS.syndicat@ac-aix-marseille.fr

ATTENTION : selon la norme http://www.rfc-editor.org, l'adresse électronique comprenant le sigle de l'OS ne doit pas dépasser 64 caractères à gauche du signe : @, puis 255 caractères à droite de ce signe.

2 - Établissement des listes de diffusion

  • Le nommage des listes de diffusion suit la règle suivante :

- liste.< sigle de l'OS >.< perimetre >

Selon le contexte, l'adresse des listes de diffusion est formée de la manière suivante :

Pour les listes nationales, l'adresse se termine par @< federation >.syndicat.gouv.fr

Pour les listes académiques, l'adresse se termine par @syndicat.ac-xxx.fr

- < sigle de l'OS >.< perimetre >@syndicat.ac-xxx.fr

ou

- ou < liste.sigle de l'OS >.< perimetre >.@< federation >.syndicat.ac-xxx.fr

Les parties entre chevrons (< et >) sont propres à chaque liste et déduites du nom de l'OS, du périmètre des abonnés et du nom de la fédération d'affiliation.

  • Une fois les plateformes installées, une liste de test pour chaque OS est montée sur chaque plateforme, selon les règles de fonctionnement des listes syndicales. Les abonnés de cette liste seront désignés par chaque OS sur la plateforme qui est mise à sa disposition. La liste est composée des adresses des référents de cette OS et des adresses des personnes autorisées par l'OS à écrire à chacune des listes.
  • Une formation à distance sera organisée pour l'ensemble des modérateurs des OS nationales.
  • La DNE prépare un catalogue national de listes de diffusion, dont les abonnés sont extraits des SIERH ministériels. Le catalogue est élaboré à partir d'un recensement, par chaque OS éligible au dispositif, des critères nécessaires à la constitution des listes, sans communication des données individuelles des agents. Les critères retenus par chaque OS sont transmis à la DGRH.

Chaque liste du catalogue, dont le libellé doit permettre d'identifier aisément le périmètre des agents contenus dans la liste, est accompagnée du nombre d'abonnés.

Chaque OS a accès, dans le catalogue national, aux listes qui correspondent à son périmètre de syndicalisation en fonction de ses statuts. Chaque liste comporte une description détaillée ainsi que le nombre d'abonnés. Le catalogue national précise, le cas échéant, si une liste est subdivisée en sous-listes, par académie dans le cas des listes nationales, ou par département, dans le cas des listes nationales et académiques.

L'OS dispose de trois mois pour sélectionner les listes et les sous-listes de son choix en surveillant, au sein de chaque fédération, à ne pas dépasser les capacités du système mis à son service. Le nombre maximum d'abonnements qui peut être demandé par l'ensemble d'une fédération et de ses OS affiliées est égal à 5,5 fois le nombre d'agents contenus dans le périmètre de la fédération.

L'OS communique à la DGRH/DNE les listes qu'elle souhaite utiliser. Seules les listes choisies seront utilisables pendant toute la durée du dispositif, ce choix étant définitif.

L'OS accompagne son choix d'un tableau identifiant les propriétés de chaque liste (l'adresse des personnes autorisées à communiquer par cette liste, ainsi que le mot clé à ajouter dans l'objet des messages. L'adresse des personnes autorisées à écrire doit comporter la mention de l'OS). La dénomination de chaque liste de diffusion est fixée dans le catalogue. 

  • La DNE met en place les listes en utilisant la nomenclature de nommage fixée dans le catalogue :

- liste.< sigle de l'OS >.< perimetre >@< federation >.syndicat.education.gouv.fr 

  • Les listes sélectionnées par l'OS sont activées et peuvent être utilisées par les syndicats. Aucune modification ou suppression de la liste de diffusion demandée par l'OS ne sera possible après cette activation. Un bridage est mis en place pour éviter la saturation du réseau en aval des plateformes.

Les adresses des référents ainsi que l'adresse autorisée à écrire sont abonnées par défaut aux listes sélectionnées par l'OS.

En cas de création d'un nouveau corps-grade, celui-ci sera pris en compte dans le catalogue national. Les listes existantes concernées par cette évolution réglementaire seront automatiquement mises à jour. Le cas échéant, de nouvelles listes seront proposées dans le catalogue. Les OS pourront demander leur activation, sous réserve de ne pas avoir déjà atteint le plafond d'abonnements de leur fédération.

  • Les OS doivent s'assurer qu'elles ne dépassent pas le seuil de 5 messages maximum par agent et par mois glissant, toutes listes de diffusion confondues.
  • Le volume de chaque message ne doit pas dépasser 100 kilooctets. Dans le cas d'un dépassement du volume accordé, un courriel est automatiquement expédié à l'interlocuteur référent syndical pour lui signaler la non-diffusion de son message en indiquant le motif.
  • La DNE surveille les débits et adapte les bridages techniques en fonction des réactions du réseau, des serveurs intermédiaires et destinataires des messages. Le bridage est appliqué de manière équitable (chaque plateforme est configurée de manière identique) ou globale (les passages uniques sont configurés pour traiter indistinctement le courrier des plateformes émettrices).

En fonction du nombre de personnels inscrits dans la liste de diffusion et de la charge du réseau, les messages peuvent arriver plus ou moins rapidement dans la boîte aux lettres des destinataires.

  • La DNE met à la disposition des OS un outil de déclaration des incidents et de suivi des demandes en ligne. L'accès de cet outil est accordé aux référents dont les cordonnées ont été préalablement communiquées par l'OS lors de son adhésion au dispositif. Tout changement de référent doit être signalé par l'OS.

L'actualisation des listes de diffusion est effectuée selon un rythme hebdomadaire pour les agents titulaires et contractuels de la fonction publique. La liste des contractuels de droit privé et des personnels des Greta est insérée au dispositif en début d'année scolaire et fait l'objet d'une mise à jour au moins une fois par an.

  • Les personnels et les référents désignés par leur OS auront un accès à l'archivage des messages de OS syndicale sous la rubrique « Archives » du portail de leur liste.

3 - Gestion des abonnements

Les abonnés auront la possibilité de gérer leur abonnement à chaque liste en utilisant l'application mise à disposition par l'administration. En cas de désabonnement, celui-ci est immédiat, mais le réabonnement prend effet à la prochaine mise à jour hebdomadaire des listes de diffusion.

Un paragraphe rappelant le droit au désabonnement et l'adresse de l'application est automatiquement ajouté à la fin de chaque message syndical. L'accès au dispositif est protégé et nécessite une identification sur le portail de l'académie.

En cas de difficultés à se connecter à l'application (compte bloqué, oubli de mot de passe, etc.), il reste possible de demander un désabonnement en s'adressant à son support académique : des liens de désabonnement seront générés et envoyés à l'abonné.

L'action de désabonnement nécessite toujours une confirmation afin d'éviter un désabonnement par usurpation d'identité.

Annexe 2 - Désignation des interlocuteurs référents des organisations syndicales

 

Nom de l'OS :

Nom et sigle de l'OS qui seront utilisés pour le nommage des listes de diffusion :

 

 

Nom des interlocuteurs référents syndicaux autorisés à utiliser l'adresse de messagerie électronique syndicale attribuée :

 

Prénom - Nom - adresse de messagerie professionnelle*

N° Tél ou courriel personnel **

(possibilité de rajouter le rôle de chacun)

 

*Cette ou ces adresses peuvent correspondre aux adresses professionnelles des interlocuteurs référents mandatés par l'organisation, et/ou à l'adresse technique de l'éditeur de newsletter, et/ou l'adresse de messagerie mise à la disposition de l'organisation par les services du ministère.

** En cas d'incident sur le moteur de listes, de piratage de l'adresse utilisée par l'éditeur mandaté, les interlocuteurs référents syndicaux doivent pouvoir être contactés très rapidement, de préférence par téléphone, et en aucun cas sur la même adresse de messagerie professionnelle.

 

Si elles sont différentes de celles précitées, coordonnées des éditeurs pour la page d'information :

 

Prénom - Nom - adresse de messagerie professionnelle

N° Tél ou courriel personnel** 

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET RECHERCHE

Retrouvez les textes réglementaires du Bulletin officiel de l'enseignement supérieur et de la recherche sur :
www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/bo

 
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