Le Bureau des cabinets

Le bureau du cabinet assure les missions suivantes : 

• Gestion des personnels du bureau des cabinets et des trois cabinets ainsi que la logistique des trois sites (Grenelle, Descartes et Avenue de France) ;
• Prise en charge les réponses aux courriers y compris numériques, adressés aux trois ministres ;
• Réception, contrôle et traitement des questions parlementaires en relation avec les directions du ministère ;
• Réception, vérification et envoi de l’ensemble des textes réglementaires et publication au Journal Officiel et/ou au Bulletin officiel ;
• Gestion et suivi de l’attribution des distinctions honorifiques : Légion d’honneur, Ordre national du Mérite, Palmes académiques (site Grenelle) et Médaille de la jeunesse, des sports et de l’engagement associatif – MJSEA (site Avenue de France) ;
• Prestation de services en matière d’informatique, de bureautique et de téléphonie ;
• Intendance des trois cabinets ;
• Participation aux groupes de travail Interministériel sur les évolutions des outils de dématérialisation.

Composition du Bureau des Cabinets

Chef du bureau des cabinets : Jean-Jacques Ladvie
Adjoint au chef du bureau des cabinets : Cyril Petit

Départements fonctionnels

• Département des affaires générales et ressources humaines : Philippe Personne
• Unité de gestion administrative et des ressources humaines : Alexandre Asseo
• Correspondance des élus, des citoyens et des interventions : Élodie Salvador
• Textes réglementaires et questions écrites : Valérie Wolfarth
• Distinctions honorifiques (site Grenelle) : Olivier Duplessy
• Informatique, bureautique et téléphonie
  • Site Descartes : Brice de Jorna
  • Site Avenue de France : Arnaud Touderte

Domaines opérationnels

• Intendance de la ministre : Julien Lecard
• Assistantes des ministres et des membres des cabinets
• Huissières et hôtesses d’accueil du cabinet de la ministre
• Chauffeurs et coursiers
• Personnel d’entretien

Missions du Bureau des Cabinets

Affaires générales et ressources humaines

Le département assure le suivi administratif des dossiers des personnels affectés au Bureau des Cabinets (installation des nouveaux arrivants, campagnes d’évaluation et de mobilité, gestion des carrières, dossiers d’avancement, suivi des effectifs, suivi des congés, des congés maladies, des comptes épargne temps, demandes de badges, formations, contrats de travail, etc.) et des membres de cabinets.

Informatique, bureautique et téléphonie

La cellule informatique est chargée du pilotage des projets de modernisation informatique du bureau des cabinets et de l’assistance bureautique et téléphonique auprès de l’ensemble des personnes y compris la ministre et son cabinet.

Huissières et hôtesses d’accueil des cabinets des ministres

Les hôtesses / hôtes

Les hôtesses d’accueil assurent l’accueil des visiteurs de la ministre et des membres de cabinet.

Les huissiers / huissières

Les huissiers sont chargés de l’acheminement des parapheurs de la ministre et des membres de cabinet ainsi que de la distribution des journaux.

Conducteurs et coursier

Les conducteurs sont affectés auprès de la ministre, de son directeur du cabinet et de sa cheffe de cabinet.

Un coursier assure le transport des plis sur les différents sites.

Personnels d’entretien

Les techniciens de surface sont affectés auprès de la ministre ainsi que des membres de cabinet.
Ils sont chargés du nettoyage de l'hôtel Rochechouart.

Correspondance des élus, des citoyens et des interventions

Le département rédige des projets de réponse en lien avec les directions et les services déconcentrés. Il prend également en charge les dossiers les plus signalés par les cabinets pour leur apporter une réponse argumentée et pédagogique.  Il répond aux courriels reçus sur la boite mail « Ecrire à la ministre » mise en place dans le cadre de la saisine par voie électronique qui permet à l’usager de saisir l’administration.

Lors des mouvements sociaux, il appartient au département de transmettre au cabinet de la ministre, via une application spécifique et sur la base d’un échantillonnage académique des absences constatées, les taux estimés de grève afin de permettre au ministre de communiquer dans des délais très brefs.

Textes réglementaires et questions écrites

Le département est chargé d’assurer :

• Le traitement des textes réglementaires émanant des directions et services de l’administration centrale ;
• L’élaboration et le suivi de certaines nominations individuelles (nominations des membres de cabinet, nominations présentées en conseil des ministres, décrets de désignation de commissaires du Gouvernement auprès du Parlement) ;
• Le processus de réponse aux questions écrites (QE) en relation avec les directions et services centraux

Distinctions honorifiques

Le département gère les ordres nationaux de la Légion d’honneur (LH) et du Mérite (ONM), rattachés à la grande chancellerie de la Légion d’honneur, ainsi que l’ordre ministériel des Palmes académiques. 

Assistantes des ministres et des membres des cabinets

La mise en place des secrétariats doit être validée par le chef de cabinet, sur proposition du chef du bureau des cabinets et de la responsable du département des affaires générales.

Intendance de la ministre

L’intendance est chargée d’assurer la restauration de la ministre ainsi que de son cabinet, de veiller au bon entretien des locaux et d’organiser les réceptions.

Le site Descartes

Le site Descartes regroupe les agents au service du ministre chargé de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.

La structure comprend de 52 agents répartis entre différents départements : 

• Correspondances et des interventions ;
• Distinctions honorifiques ;
• Intendance ;
• Services généraux ;
• Assistantes et assistants de cabinet.

Le site Avenue de France

Les agents de ce site sont au service du ministre chargé des Sports. La structure comprend 42 agents, répartis entre plusieurs départements et services : 

• Correspondances des élus, des citoyens et des interventions ;
• Distinctions honorifiques ;
• Service généraux et logistique ;
• Intendance ;
• Service automobile ;
• Assistantes et assistants ;
• Huissières et huissiers.