Annexe 1 - Description des modalités de mise en œuvre sur le plan national

1- Page d'information, configuration d'une boîte de messagerie et attribution d'une adresse de messagerie électronique syndicale

Pour émettre et recevoir des messages par courrier électronique, il faut disposer d'une adresse électronique et d'un compte client de messagerie.

L'organisation syndicale souhaitant bénéficier de cette disposition doit désigner, par écrit, un ou plusieurs interlocuteurs référents, futurs éditeurs des messages. (cf. annexe 2 - Désignation des interlocuteurs référents des organisations syndicales). Leur rôle d'interface avec vos services est reconnu.

Au niveau national, la règle de nommage de l'adresse électronique reprend le sigle du syndicat suivi du terme national.

Chaque adresse électronique fait apparaître explicitement le nom ou le sigle de l'organisation syndicale en préfixe avec le nom de domaine de la structure, en suffixe. À titre d'exemple, le ministère qui a en charge l'attribution d'une adresse nationale de messagerie électronique syndicale attribue aux organisations syndicales l'adresse suivante :

sigle de l'OS.syndicat-national@education.gouv.fr

Pour une académie, l'adresse de messagerie fournie pourra être par exemple :

sigle de l'OS.syndicat@ac-aix-marseille.fr

ATTENTION : selon la norme http://www.rfc-editor.org, l'adresse électronique comprenant le sigle de l'organisation syndicale, ne doit pas dépasser 64 caractères à gauche du signe : @, puis 255 caractères à droite de ce signe.

2- Établissement des listes de diffusion

• Le nommage de chaque liste de diffusion :

liste.< sigle de l'OS >.< perimetre >

Selon le contexte, l'adresse des listes de diffusion est formée de la manière suivante :

Pour les listes nationales, l'adresse se termine par @< federation >.syndicat.gouv.fr

Pour les listes académiques, l'adresse se termine par @syndicat.ac-xxx.fr

liste.< sigle de l'OS >.< perimetre >@syndicat.ac-xxx.fr

ou < liste.sigle de l'OS >.< perimetre >@< federation >.syndicat.ac-xxx.fr

Les parties entre chevrons (< et >) sont propres à chaque liste et déduites du nom de l'organisation syndicale, du périmètre des abonnés et du nom de la fédération d'affiliation.

• Une fois les plateformes installées, une liste de test est montée sur chaque plateforme, selon les règles de fonctionnement des listes syndicales. Les abonnés de cette liste seront désignés par chaque fédération sur la plateforme qui est mise à sa disposition. La liste est composée des adresses des référents de cette OS et des adresses des personnes autorisées par l'OS à écrire à chacune des listes.
• Une formation à distance a été organisée pour l'ensemble des référents des organisations syndicales nationales.
• La DNE prépare un catalogue national de listes de diffusion, dont les abonnés sont extraits des SIERH ministériels. Le catalogue est élaboré à partir d'un recensement, par chaque OS éligible au dispositif, des critères nécessaires à la constitution des listes, sans communication des données individuelles des agents. Les critères retenus par chaque OS sont transmis à la DAF

Chaque liste du catalogue, dont le libellé doit permettre d'identifier aisément le périmètre des agents contenus dans la liste, est accompagnée du nombre d'abonnés.

Chaque OS a accès, dans le catalogue national, aux listes qui correspondent à son périmètre de syndicalisation en fonction de ses statuts. Chaque liste comporte une description détaillée ainsi que le nombre d'abonnés. Le catalogue national précise, le cas échéant, si une liste est subdivisée en sous-listes, par académie dans le cas des listes nationales, ou par département, dans le cas des listes nationales et académiques.

L'OS sélectionne les listes et les sous-listes de son choix en veillant, au sein de chaque fédération, à ne pas dépasser les capacités du système mis à son service. Le nombre maximum d'abonnements qui peut être demandé par l'ensemble d'une fédération et de ses organisations syndicales affiliées est égal à 5,5 fois le nombre d'agents contenus dans le périmètre de la fédération.

L'organisation syndicale communique à la DAF et à la DNE les listes qu'elle souhaite utiliser. Seules les listes choisies seront utilisables pendant toute la durée du dispositif, ce choix étant définitif.

L'OS accompagne son choix d'un tableau identifiant les propriétés de chaque liste (l'adresse des personnes autorisées à communiquer par cette liste, ainsi que le mot clé à ajouter dans l'objet des messages. L'adresse des personnes autorisées à écrire doit comporter la mention de l'OS). La dénomination de chaque liste de diffusion est fixée dans le catalogue. 

• La DNE met en place les listes en utilisant la nomenclature de nommage fixée dans le catalogue :

liste.< sigle de l'OS >.< perimetre >@< federation >.syndicat.education.gouv.fr

• Les listes sélectionnées par l'OS sont activées et peuvent être utilisées par les syndicats. Aucune modification ou suppression de la liste de diffusion demandée par l'organisation syndicale ne sera possible après cette activation. Un bridage est mis en place pour éviter la saturation du réseau en aval des plateformes.

Les adresses des référents ainsi que l'adresse autorisée à écrire sont abonnées par défaut aux listes sélectionnées par l'OS.

En cas de création d'une nouvelle échelle de rémunération ou d'un nouveau grade à l'intérieur d'une échelle de rémunération existante, ceux-ci seront pris en compte dans le catalogue national. Les listes existantes concernées par cette évolution réglementaire seront automatiquement mises à jour. Le cas échéant, de nouvelles listes seront proposées dans le catalogue. Les organisations syndicales pourront demander leur activation, sous réserve de ne pas avoir déjà atteint le plafond d'abonnements de leur fédération.

• Les organisations syndicales doivent s'assurer qu'elles ne dépassent pas le seuil de 5 messages maximum par agent et par mois glissant.
• Le volume de chaque message ne doit pas dépasser 100 Kilo Octets. Dans le cas d'un dépassement du volume accordé, un courriel est systématiquement expédié, à l'interlocuteur référent syndical pour lui signaler la non-diffusion de son message en indiquant le motif.
• Le DNE surveille les débits et adapte les bridages techniques en fonction des réactions du réseau, des serveurs intermédiaires et destinataires des messages. Le bridage est appliqué de manière équitable (chaque plateforme est configurée de manière identique) ou globale (les passages uniques sont configurés pour traiter indistinctement le courrier des plateformes émettrices).

En fonction du nombre de maîtres inscrits dans la liste de diffusion et de la charge du réseau, les messages peuvent arriver plus ou moins rapidement dans la boîte aux lettres des destinataires.

• La DNE met à la disposition des OS un outil de déclaration des incidents et de suivi des demandes en ligne. L'accès de cet outil est accordé aux référents dont les cordonnées ont été préalablement communiquées par l'OS lors de son adhésion au dispositif. Tout changement de référent doit être signalé par l'OS.

L'actualisation des listes de diffusion est effectuée selon un rythme hebdomadaire.

• Les maîtres et les organisations syndicales auront un accès à l'archivage des messages de chaque organisation syndicale sous la rubrique « Archives » du portail de leur liste.

3 - Gestion des abonnements

Les abonnés auront la possibilité de gérer leur abonnement à chaque liste en utilisant l'application mise à disposition par l'administration. En cas de désabonnement, celui-ci est immédiat, mais le réabonnement prend effet à la prochaine mise à jour hebdomadaire des listes de diffusion.

Un paragraphe rappelant le droit au désabonnement et l'adresse de l'application est automatiquement ajouté à la fin de chaque message syndical. L'accès au dispositif est protégé et nécessite une identification sur le portail de l'académie.

En cas de difficultés à se connecter à l'application (compte bloqué, oubli de mot de passe, etc.), il reste possible de demander un désabonnement en s'adressant à son support académique : des liens de désabonnement seront générés et envoyés à l'abonné.

L'action de désabonnement nécessite toujours une confirmation afin d'éviter un désabonnement par usurpation d'identité.

Annexe 2 - Désignation des interlocuteurs référents des organisations syndicales

L'article R. 914-13-47 et l'arrêté d'application du 23 juin 2016 modifié relatif aux conditions d'utilisation des technologies prévoient :

• une adresse de messagerie au nom de l'organisation syndicale ;
• un système de diffusion de messages (« listes de messagerie ») ;
• un espace de publication sur le site web, permettant de faire apparaître un logo et un lien vers le site Web de l'organisation syndicale.

Pour pouvoir configurer ces trois éléments, les services de la DNE, qui sont chargés de sa mise en œuvre, ont besoin :

• de contacter et former des référents dans le domaine de la messagerie (adresse syndicale et listes de diffusion) d'une part, dans le domaine de la publication Web d'autre part. Ces référents peuvent être les mêmes dans ces deux domaines. En cas d'urgence, il doit être possible de les joindre sur une adresse mail et par téléphone ;
• d'identifier les ressources mises à disposition de l'organisation syndicale par un logo qui lui est propre, et qui sera réutilisé à différents endroits (construction de l'adresse de messagerie, dénomination des listes de diffusion et du domaine d'adressage) :
  • Adresse de messagerie < sigle >.syndicat-national@education.gouv.fr
  • Adresse des listes liste.< sigle >.< perimetre >@< federation >.education.gouv.fr
  • Note : < federation > représente la dénomination du groupe d'organisations syndicales affiliées au sein d'une même fédération. Ce terme est choisi par l'administration, et validé par la fédération syndicale. Dans le cas d'une organisation syndicale non affiliée, il convient d'utiliser < sigle > à la place

Nom littéral de l'organisation syndicale :

Sigle de l'organisation syndicale (sans espace, sans point, en minuscules, tirets autorisés) :

Référents désignés par l'organisation syndicale comme correspondants messagerie

Référents désignés par l'organisation syndicale comme correspondants Web

[1] En cas d'incident sur le moteur de listes, de piratage de l'adresse utilisée par l'éditeur mandaté, les interlocuteurs référents syndicaux doivent pouvoir être contactés très rapidement, de préférence par téléphone, et en aucun cas sur l'adresse de messagerie si elle a été piratée.