Réglementation financière et comptable

Le Bulletin officiel de l'éducation nationale publie des actes administratifs : décrets, arrêtés, notes de service, etc. La mise en place de mesures ministérielles et les opérations annuelles de gestion font l'objet de textes réglementaires publiés dans des B.O. spéciaux.

 
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Mise en œuvre de la politique d'achat et de dépense dans le cadre d'une organisation financière partagée avec un service facturier du MENJ et du MESRI

Délégation de services entre la direction des affaires juridiques et le service de l'action administrative et des moyens

NOR : MENA1900340X
convention du 6-9-2019
MENJ - SAAM - MAPC


Vu décret n° 2004-1085 du 14-10-2004, n° 2012-1246 du 7-11-2012 et n° 2014-133 du 17-2-2014 modifiés ; arrêté du 17-2-2014 modifié

Entre

La direction des affaires juridiques, rattachée au secrétariat général du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse et du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (SG-Daj), représentée par Natacha Chicot, directrice des affaires juridiques, désignée sous le terme de « délégant » ou de « service prescripteur (SP) » d'une part,

Et

Le service de l'action administrative et des moyens du secrétariat général du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse et du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (SG-Saam), et plus particulièrement, la mission centre de services partagés dépenses, représenté par Thierry Bergeonneau, chef du service de l'action administrative et des moyens, désigné sous le terme de « délégataire » ou « MCSP-D » d'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 - Objet de la délégation

En application de l'article 2 du décret n° 2004-1085 du 14 octobre 2004 susvisé, le délégant confie au délégataire, en son nom et pour son compte, dans les conditions précisées ci-après, l'exécution des dépenses relevant de l'UO Daj - programme 214, action 04, notamment les dépenses relatives à l'exécution des décisions de justice, au paiement des honoraires d'avocat et des transactions.

Le délégataire est chargé de l'exécution des décisions du délégant dans les conditions et limites fixées par le présent document et acceptées par lui.

Dans le cadre de la présente délégation, le délégataire (Saam-MCSPD) est l'interlocuteur du département comptable ministériel.

En cas de difficultés identifiées à l'occasion de l'exécution de la présente délégation, des réunions tripartites (délégataire, délégant, comptable ministériel) peuvent être organisées à l'initiative du délégant ou du délégataire.

Article 2 - Prestation(s) confiée(s) au délégataire

En sa qualité de délégataire, la mission centre de services partagés dépenses (MCSPD) assure pour le compte du délégant les activités budgétaires et financières suivantes :

- participation à l'exercice de la fonction d'ordonnateur de dépenses et au suivi de celles-ci ;

- saisie des actes de gestion dans Chorus : création des tiers, engagements juridiques, services faits et demandes de paiement qui ne relèvent pas du service facturier ;

- pilotage des crédits de paiement en lien avec le responsable du programme 214 ;

- aide au délégant en matière de pilotage budgétaire, notamment en élaborant des restitutions et des tableaux de bord.

Les décisions relatives au paiement des décisions de justice et autres types de décisions financières prises par le délégant sont exclues du périmètre du service facturier.

Le délégataire assure dans Chorus pour le compte du délégant les actes suivants :

  • la création du tiers (avec recherche préalable de son existence et de sa validité, au regard du répertoire Sirene en ce qui concerne les sociétés) ;
  • la création et la validation des engagements juridiques (EJ). La MCSPD adresse tous les deux mois la liste des EJ non soldés à des fins d'expertises du délégant ;
  • la constatation et certification du service fait, à l'exception des décisions juridictionnelles ;
  • la liquidation de la dépense au travers de la saisie et de la validation des ordres de paiement ;
  • la finalisation et clôture de l'engagement juridique. La MCSPD procède à la clôture des EJ, dès lors que les paiements ont été réalisés. Cette action conduite au « fil de l'eau » réduit significativement le volume des tâches traditionnellement reportées en fin d'exercice.

Article 3 - Obligations du délégataire

Le délégataire s'engage à assurer les prestations qui relèvent de ses attributions, à maintenir les moyens nécessaires à la bonne exécution de ces prestations, à assurer la qualité comptable et à rendre compte de son activité selon les délais (à lire en jours ouvrés) définis en annexe n° 5.

Il s'engage à fournir au délégant les informations demandées et à l'avertir sans délai en cas de suspension de paiement lorsqu'il en est informé par le comptable assignataire.

Le délégataire s'engage également à :

- fournir ses coordonnées et son organigramme fonctionnel (en annexes 1a et 1b) au SP et à lui communiquer en temps réel toute évolution ainsi que le nom des agents dûment habilités à renseigner la transaction de certification du SF dans Chorus ;

- assurer la continuité de service et la disponibilité nécessaire, autant que faire se peut ;

- garantir la qualité des informations enregistrées dans Chorus sur la base de l'ensemble des données transmises par le SP ;

- répondre dans les meilleurs délais aux demandes de prestations et d'informations du SP, afin de garantir la fluidité mais également la qualité de ses prestations de service notamment en s'engageant sur des délais ;

- assurer un contrôle de cohérence sur les données transmises (hors contrôles d'opportunité) ;

- transmettre au CBCM tous les documents transmis par le SP à l'appui de la décision de paiement ;

- assurer la traçabilité des contrôles internes qu'il effectue ;

- prioriser les paiements à la demande du responsable de programme ou du service prescripteur, en cas de pénurie de crédits de paiement.

Au cours du dernier trimestre, la MCSPD réunit l'ensemble des SP pour une réunion préparatoire aux travaux de fin de gestion et d'inventaires. Le département comptable ministériel est associé à cette réunion qui est également l'occasion de dresser un bilan des opérations effectuées l'année précédentes et de sensibiliser les services aux opérations de recensement des charges à payer.

Début octobre, la MCSPD adresse aux SP la liste des EJ susceptibles de basculer sur l'année N+1.

Dès qu'elles sont connues, la MCSPD informe le SP des dates officielles de fin de gestion par l'envoi d'une note.

Article 4 - Obligations du délégant

Le délégant s'engage à fournir, en temps utile, tous les éléments d'information dont le délégataire a besoin pour l'exercice de sa mission, notamment à vérifier la disponibilité des crédits avant tout engagement juridique et demande de paiement.

Le délégant assure les actes suivants :

  • L'instruction préparatoire des dossiers (notamment l'avis et le visa du contrôle budgétaire et comptable ministériel conformément aux dispositions de l'arrêté du 26 décembre 2013 modifié relatif au cadre de la gestion budgétaire et au contrôle budgétaire des ministres chargés de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche) ;
  • La constitution des pièces justificatives ;
  • La constatation du service fait,à l'exception des décisions juridictionnelles ;
  • La transmission de l'ensemble des pièces nécessaires au paiement ;
  • La transmission des données relatives à l'imputation budgétaire et comptable ;
  • La transmission des informations relatives à la priorisation des paiements.

La demande d'engagement et/ou de paiement doit être accompagnée des décisions originales à exécuter transmises par le service prescripteur.

Le délégant s'engage à signaler l'urgence de traitement du dossier transmis.

Article 5 - Les travaux de fin de gestion et d'inventaires

Les travaux de fin de gestion ont pour objet la clôture budgétaire et comptable de l'exercice en cours et la poursuite des opérations basculées sur l'exercice suivant.

Ces travaux, qui impliquent une participation active des SP, sont menés conjointement par la Daf (Dcisif), le DCM et le CSP.

Le traitement des travaux de fin de gestion repose sur quatre étapes :

- le nettoyage des flux ;

- les modifications de la cartographie budgétaire ;

- la bascule des lots ;

- les opérations d'inventaire (ou clôture comptable) : recensement des charges à payer et enregistrement des provisions.

Article 6 - Restitution et aide au pilotage

Le SP s'engage à tenir des tableaux de bord permettant de suivre son activité, ses performances et les préconisations à mettre en œuvre au niveau des anomalies rencontrées.

La MCSPD contribue à la fiabilisation de la chaîne de la dépense et à l'optimisation des procédures, en apportant son expertise et ses conseils (cf. liste des restitutions en annexe n° 10).

La MCSPD tiendra différents tableaux de bord permettant, au travers d'indicateurs, de dégager les marges de progrès dans le traitement de la dépense. Ils doivent permettre de suivre en particulier :

- l'activité de la MCSPD ;

- la performance de la MCSPD (temps de traitement d'un bon de commande, d'un EJ, etc.) ;

- les anomalies détectées ;

- le nombre de factures parvenues sans service fait.

Dans le cadre d'une recherche constante de l'amélioration des procédures, des réunions entre le SP et la MCSPD seront organisées au moins deux fois par an à l'initiative sur délégant ou du délégataire afin de faire le point sur les résultats obtenus, les prestations fournies et la pertinence des indicateurs et les propositions d'amélioration convenues.

Le délégant en sa qualité de service prescripteur est membre du comité de pilotage de la dépense réunissant tous les SP, qui se tiendra au moins une fois par an à l'initiative du chef du Saam. Animé par le responsable de la MCSPD, ce comité de pilotage aura pour missions :

- d'élaborer le bilan annuel de fonctionnement de la convention de services et des évolutions souhaitables ;

- de faire le point des sujets en instance et des procédures à optimiser ;

- de s'assurer de la validité des organigrammes fonctionnels échangés et de la liste des référents identifiés ;

- de procéder à la mise à jour et à l'évolution des annexes jointes à la présente convention en cas d'évolution réglementaire ou à la demande de l'une des deux parties signataires ;

- de présenter les fiches méthodologiques décrivant les processus de gestion les plus complexes élaborées conjointement avec le service prescripteur.

Le département comptable ministériel est associé à ce comité de pilotage.

Article 7 - Exécution financière de la délégation

Le comptable assignataire est le contrôleur budgétaire et comptable placé auprès du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse.

L'appréciation de la soutenabilité budgétaire ainsi que le contrôle budgétaire correspondant sont assurés par le contrôleur budgétaire et comptable ministériel placé auprès du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse.

Article 8 - Modification du document

Toute modification des conditions ou des modalités d'exécution de la présente délégation, définie d'un commun accord entre les parties, fait l'objet de l'établissement d'une nouvelle délégation de gestion validée par les deux parties, dont un exemplaire est transmis aux destinataires du présent document mentionnés à l'article 7. Le comptable assignataire et le contrôleur budgétaire doivent en être informés.

Les parties conviennent que la présente convention et ses annexes sont susceptibles d'être adaptées en fonction des évolutions de la réglementation ou pour la prise en compte de spécificités d'organisation et de traitement de la dépense. Ces adaptations s'effectueront par voie d'avenant.

Article 9 - Durée, reconduction et résiliation du document

La présente convention prend effet le jour de sa publication au Bulletin officiel de l'éducation nationale (BOEN). Les annexes sont consultables sur le site Pléiade (adresse : https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/Saam/000022/Pages/default.aspx)

Elle est renouvelable chaque année par tacite reconduction.

 

Fait à Paris le 6 septembre 2019


Le délégant,
La directrice des affaires juridiques,
Natacha Chicot

Le délégataire,
Le chef du service de l'action administrative et des moyens,
Thierry Bergeonneau
ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET RECHERCHE

Retrouvez les textes réglementaires du Bulletin officiel de l'enseignement supérieur et de la recherche sur :
www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/bo

 
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