Cadre d'usage de l'IA dans les ressources humaines

L’essor des technologies d’intelligence artificielle, dont l’IA générative, ouvre de nouvelles opportunités en matière de gestion des ressources humaines.

Ces outils, capables de produire du texte, d’analyser des données ou d’automatiser certaines tâches administratives, présentent un potentiel important pour améliorer la qualité du service rendu, optimiser la prise de décision et faciliter l’accès à l’information.

Leur utilisation dans le cadre des ressources humaines au sein des ministères de l’Éducation nationale, de la jeunesse et des sports et de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’espace doit être encadrée afin d’en garantir un usage responsable, écologique, éthique et conforme aux obligations légales et réglementaires en vigueur.

Ce cadre d’usage a ainsi pour objectif de :

  • Définir les principes généraux et les orientations d’usage de l’utilisation de l’IA dans les processus RH en veillant au respect des droits et des obligations des agents et de l’administration. Une charte d’utilisation pourra être élaborée pour permettre la déclinaison de ce cadre.
  • Garantir la fiabilité et la pertinence des usages en s’assurant que les outils d’IA complètent les compétences et expertises humaines sans s’y substituer.
  • Promouvoir une utilisation responsable et éclairée des outils d’IA par les services RH, à travers la sensibilisation, la formation et la mise en place et le partage de bonnes pratiques.
  • Assurer une conformité aux cadres législatifs et réglementaires applicables à la fonction publique et à la protection des données personnelles (RGPD, code général de la fonction publique, … etc.).
  • Prévenir les risques liés à l’usage de ces technologies, notamment en matière de souveraineté, confidentialité, de biais algorithmiques, de transparence des décisions et d’impacts écologiques.

Définition de l’IA et de l’IA générative

Dans le cadre du présent document, l’objectif est de définir les conditions d’usage de l’IA, dont l’IA générative dans les processus RH des ministères de l’Éducation nationale, de la jeunesse et des sports et de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.

Pour appréhender ces usages, il est utile de rappeler les définitions fondamentales de l’intelligence artificielle et de situer l’IA générative dans un cadre plus large.

À cet effet, nous nous appuyons notamment sur le cadre d’usage en éducation, le document produit par la direction du numérique pour l’éducation "intelligence artificielle et éducation. Apports de la recherche et enjeux pour les politiques publiques" ainsi que sur les analyses récentes du Conseil économique, social et environnemental (CESE), qui a consacré un rapport aux impacts et aux enjeux de l’intelligence artificielle : "Pour une intelligence artificielle au service de l’intérêt général".

Qu'est-ce que l'IA ?

Ce document s’intéresse aux usages de l’IA définie comme tout service numérique fondé sur des algorithmes probabilistes, s’appuyant sur le traitement statistique de vastes ensembles de données sur lesquels ils sont entraînés et capables de produire des résultats comparables à ceux obtenus par une activité cognitive humaine.

On parle d’IA "prédictive" pour les modèles permettant de classifier des données ou d’anticiper des événements, tendances ou risques, et d’IA "générative" pour les modèles capables de produire des contenus (texte, image, son, vidéo).

L’IA générative se caractérise par sa capacité à être interrogée en langage naturel, comme si l’on s’adressait à un être humain : on parle "d’invite", de "requête" ou de "prompt".

Comme l’IA prédictive, l'IA générative fonctionne en apprenant à partir d’un très grand nombre d’exemples. Elle est principalement fondée sur une conception statistique du langage: pour produire sa réponse, elle ne fait que déterminer le mot suivant le plus probable sur la base de ses données d’entraînement, indépendamment de toute capacité de prise de conscience ou de compréhension du contexte. Une IA générative n’est donc pas "intelligente".

Les "systèmes experts", qui existent et sont utilisés depuis plusieurs décennies, ne sont pas concernés par ce document. Bien que souvent considérés comme relevant de l’IA (approche "symbolique"), ils reposent en effet sur des algorithmes déterministes, construits à partir d’un ensemble de règles logiques décrites explicitement par l’humain, pour aider à la décision. Ces systèmes ne se fondent pas sur une logique probabiliste.

Principes généraux et orientations générales d’usage

Principes généraux

L'usage de l’IA par les agents publics des ministères à des fins professionnelles est autorisé sous réserve d’un strict respect des principes généraux définis ci-dessous.

  • Positionner l’IA comme un outil d’assistance et non comme un remplaçant des compétences humaines ;
  • Éviter que l’IA générative ne prenne des décisions RH autonomes : elle doit rester un outil d’aide à la décision et non un substitut à l’autorité humaine ;
  • Ne pas systématiser l’usage de l’IA dans tous les processus RH, mais privilégier des cas d’usage ciblés à forte valeur ajoutée notamment les cas d’usage dans lesquels l’IA constitue une source d’amélioration significative tant pour les utilisateurs que pour les usagers ;
  • Définir les cas d’usage autorisés et interdits, en s’appuyant notamment sur l’IA ACT et en précisant les responsabilités des gestionnaires RH ;
  • Diffuser largement auprès des agents le présent cadre d’usage et le cas échéant les chartes qui auraient été déclinés au sein d’établissements.

  • Utiliser des outils d’IA internes ou souverains (hébergés sur des infrastructures sécurisées des ministères ou de l’État, des établissements) ;
  • Appliquer les principes de minimisation des données : l’IA ne doit traiter que les informations strictement nécessaires.

  • Informer les agents lorsque l’IA est utilisée comme aide à une partie d’un traitement RH ;
  • Informer régulièrement les organisations syndicales représentatives sur l’usage de l’IA dans les RH, tout particulièrement lors des phases d’expérimentation le cas échéant dans le cadre des formations spécialisées matière de santé, de sécurité et conditions de travail (F3SCT) ;
  • Signaler comme tel tout contenu généré par de l’IA et sans intervention humaine.

  • Mettre en place une commission d’éthique interne pour examiner les impacts de l’IA sur les décisions RH ;
  • Confier à cette commission la réalisation d’audits réguliers des modèles d’IA utilisés pour identifier d’éventuels biais dans leurs réponses ;
  • Informer les organisations syndicales représentatives des conclusions de ces audits.

  • Lancer des projets pilotes sur des cas d’usage précis avant une généralisation ;
  • Mesurer les bénéfices et les risques avant d’étendre l’utilisation à l’ensemble des ministères ;
  • S’inscrire dans des dynamiques intra et interministérielles de mutualisation.

  • Former et sensibiliser les utilisateurs : en développant des modules de formation spécifiques sur l’usage éthique et sécurisé de l’IA en RH, en sensibilisant aux limites et aux risques de l’IA (biais, erreurs, confidentialité, impacts écologiques) ;
  • Établir un plan d’accompagnement au changement: en associant les organisations syndicales représentatives et les acteurs RH dès la phase d’expérimentation des outils IA, en favorisant un retour d’expérience régulier pour ajuster les usages.

Afin de minimiser l'impact environnemental et promouvoir une utilisation raisonnée des technologies numériques.

Orientations générales d’usage

Elles définissent les usages autorisés voire encouragés et s’inscrivent dans le cadre de la stratégie d’usage de l’intelligence artificielle (IA) en gestion des ressources humaines (GRH) dans la fonction publique d’Etat, validée par le Conseil d’orientation des politiques de ressources humaines (CORH) le 20 mars 2024.

Elles constituent également une déclinaison au champ de la gestion des ressources humaines du cadre d’usage de l’IA en éducation.

Un usage maîtrisé de l’IA dans le cadre de la RH de gestion constitue un sujet de réflexion stratégique pour nos ministères, visant à optimiser le traitement des demandes administratives, à améliorer l’accompagnement des personnels et à renforcer l’appui aux décideurs RH.

Les directions des ministères en lien avec le Secrétariat Général et les opérateurs recommandent aux services en charge de la gestion des ressources humaines une feuille de route des usages possibles de l’IA et des outils innovants capables de :

  • Faciliter l’accès à l’information et l’aide à la décision, en structurant et en analysant des volumes importants de données tout en garantissant leur fiabilité (recours à l’IA prédictive en appui à la GPEEC) ;
  • Améliorer les interactions avec les agents et les usagers, en proposant des réponses contextualisées et adaptées à leurs demandes (mise en place de chatbot basés sur l’IA générative destinés aux agents) ;
  • Automatiser et accélérer certaines tâches administratives répétitives (recours à l’IA pour l’élaboration de comptes-rendus).

A cette fin, la DGRH s’appuie sur les expériences d’usages réussis au sein des services des ministères ou dans d’autres contextes ministériels qu’elle valorise et dont elle analyse, en lien avec la DNE, la reproductibilité.

Opportunités et maitrise des risques liés à l’IA générative dans les ressources humaines

L’utilisation de l’IA en matière de gestion des ressources humaines au sein de nos ministères ouvre des perspectives d’optimisation et de modernisation. Son déploiement constitue une opportunité, il nécessite également une vigilance particulière et des actions résolues pour limiter des risques qu’il convient d’anticiper et d’encadrer.

Risques liés à la fiabilité et à la qualité des résultats et plan d’action associé

Hallucinations et erreurs factuelles

L’IA générative peut produire des informations incorrectes ou incohérentes, ce qui peut avoir des conséquences problématiques dans un cadre RH où la précision et la conformité des données sont essentielles.

Plan d'action associé
  • Travailler sur la constitution des corpus documentaires en entrée (RAG : Retrieval-Augmented Generation soit Génération Augmentée par méthode de Récupération)
  • Mettre en place des processus de vérification humaine pour valider les informations générées par l'IA.
  • Former les agents, utilisateurs à reconnaître et à signaler les erreurs potentielles
  • Se rappeler que l’IA peut fournir des réponses fausses mais très convaincantes.
  • Encourager la mise en place de communauté d’utilisateurs pour permettre des échanges autour de retours de pratiques pour favoriser des pistes d’amélioration.

Risques juridiques et réglementaires et plan d’action associé

Non conformité avec le RGPD et la protection des données personnelles

L'IA générative doit être utilisée dans le respect des principes de minimisation des données, de confidentialité et de transparence. Toute collecte ou traitement d’informations personnelles doit être encadré pour éviter les risques de fuite ou d’usage inapproprié.

Plan d’action associé
  • Réaliser des audits réguliers de conformité RGPD en s’appuyant sur les délégués à la protection des données.
  • Mettre en place des politiques strictes de minimisation des données et de confidentialité.
  • Sensibiliser et former les agents aux bonnes pratiques de protection des données.

Non respect du cadre législatif et réglementaire de la fonction publique

Les décisions RH doivent rester conformes aux textes en vigueur (code général de la fonction publique (CGFP), statuts particuliers, lignes directrices de gestion, etc.), sans que l’IA ne se substitue aux responsabilités des gestionnaires ou aux prérogatives des instances de dialogue social.

Plan d’action associé
  • Maintenir une supervision humaine sur les décisions RH.
  • Mettre en place des formations afin de permettre aux agents de toujours être en mesure de contrôler et d’évaluer la pertinence des réponses et productions de l’IA.

Risques d’atteinte à l’éthique et aux valeurs du service public et plan d’action associé

Déshumanisation de la gestion RH

Une automatisation excessive peut nuire à la relation humaine et à la qualité du dialogue social, en limitant l’interaction directe avec les agents et en réduisant la personnalisation de l’accompagnement.

Plan d’action associé
  • Maintenir un équilibre entre automatisation et interaction humaine.
  • Former les gestionnaires RH à utiliser l'IA comme un outil d'aide à la décision plutôt qu'une solution de remplacement.
  • Privilégier et préserver les interactions directes avec les agents pour les décisions sensibles.

Risques organisationnels et d’acceptabilité et plan d’action associé

Transformation subie des métiers RH

L’introduction de l’IA générative modifie les pratiques des gestionnaires RH et nécessite un accompagnement au changement. Par ailleurs, elle peut induire une érosion des compétences voir constituer une source de stress au travail.

Plan d’action associé
  • Mettre en place des programmes de formation et d'accompagnement au changement pour les gestionnaires RH.
  • Sensibiliser et Impliquer les agents dans le processus de transformation.
  • Mettre en place des procédures et indicateurs afin d’évaluer régulièrement l'impact de l'IA sur les pratiques RH et ajuster les processus en conséquence.
  • Examiner dans quelles conditions et dans quelles circonstances l’utilisation de l’IA doit être intégrée au DUERP

Insuffisance dans la maîtrise du modèle économique et technologique

Vulnérabilité et dépendance des différents acteurs de l’écosystème.

Plan d’action associé
  • Privilégier le recours aux solutions interministérielles qui se sont structurées à l’issue d’un dialogue entre l’Etat et les acteurs de l’écosystème IA
  • Investir dans le développement de compétences internes en IA.

Risques liés à la cybersécurité et à l’intégrité des données et plan d’action associé

Fuite d’informations sensibles

Un usage inapproprié des outils d’IA dits "grand public" peut conduire à l’exposition accidentelle de données confidentielles sur les agents ou les processus RH.

Plan d’action associé
  • Renforcer les mesures de sécurité des données (chiffrement, contrôles d'accès, etc.).
  • Sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques de sécurité.
  • Réaliser des audits de sécurité réguliers pour identifier et corriger les vulnérabilités.

Vulnérabilités aux cyberattaques

Les systèmes d’IA générative peuvent être ciblés par des attaques visant à manipuler les données ou à en extraire des informations sensibles.

Plan d’action associé
  • Mettre en place des systèmes de détection et de réponse aux incidents de sécurité.
  • Collaborer avec des experts en cybersécurité pour sécuriser les systèmes d'IA.
  • Maintenir les systèmes à jour avec les dernières mises à jour de sécurité.

Synthèse des points à retenir

Encadrer et sécuriser l’usage de l’IA et de l’IA générative

L’IA générative doit être un outil d’appui aux services RH, sans se substituer aux décisions humaines. Son usage doit être conforme aux réglementations (RGPD, droit de la fonction publique) et s’inscrire dans un cadre éthique et sécurisé pour garantir la fiabilité et la transparence des décisions.

Outiller la RH de gestion pour moderniser les services

L’IA générative représente une opportunité pour automatiser les tâches répétitives, améliorer l’accès aux données et renforcer l’accompagnement des agents. Son intégration vise à optimiser la gestion des ressources humaines et alléger la charge des gestionnaires RH, tout en préservant une approche humaine.

Anticiper et prévenir les risques

L’utilisation de l’IA générative soulève des enjeux critiques centrés sur les axes suivants :

  • Fiabilité : risques d’erreurs, manque de traçabilité.
  • Éthique : biais algorithmiques, discrimination potentielle.
  • Organisationnel : impact sur les métiers RH et nécessité d’un accompagnement au changement.

Mettre en place des règles claires et un suivi rigoureux

L’usage de l’IA doit être progressif et encadré, avec :

  • Une charte d’usage et des orientations générales claires.
  • Une expérimentation préalable.
  • Une formation des gestionnaires RH pour un usage éclairé.
  • Un contrôle régulier des biais et de l’impact sur les pratiques RH.

Annexe

Bibliographie

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