Situation et positionnement de l’encadrement intermédiaire dans les directions départementales interministérielles (DDI)

La mission visait à établir un diagnostic et des préconisations pour « améliorer la situation globale de l’encadrement intermédiaire au sein des DDI », avec quatre thématiques particulières :

• un diagnostic des fonctions exercées et du positionnement hiérarchique ;
• une évaluation du pilotage métier et des formations ;
• une étude des parcours de carrière, en fonction des statuts, corps d’appartenance, affectation en département et des modalités de gestion nationale et notamment des mesures d’amélioration (prérogatives, régime indemnitaire, présence ou non d’un dispositif de viviers) ;
• une approche des perceptions de la situation des cadres intermédiaires par eux-mêmes et par leur hiérarchie. 

La mission s’est efforcée de faire la distinction entre ce qui relève de problématiques générales, mais impacte les cadres intermédiaires, et ce qui relève de questions spécifiques à l’encadrement intermédiaire en DDI. 

À l’issue de ses travaux, la mission confirme que l’encadrement intermédiaire des DDI est mal connu et insuffisamment suivi dans sa globalité alors même qu’il joue un rôle clef entre l’expertise et le management (I). Engagé dans la mise en œuvre des politiques publiques sur le territoire et garant de la continuité du service public, cet encadrement a fait preuve d’une capacité d’adaptation remarquable. Les parcours des cadres doivent s’adapter à un contexte de plus grande incertitude et mieux répondre aux attentes collectives et individuelles nées de l’organisation interministérielle (II). La mission considère que les cadres intermédiaires doivent être mieux accompagnés pour exercer leur rôle et répondre aux besoins locaux de compétences (III). Elle propose en conséquence un plan d’action interministériel pour contribuer à créer une communauté de cadres de l’État territorial (IV). 

Les recommandations

Recommandation n°1 : Concevoir au niveau national et décliner en région des formations à la prise de poste des cadres intermédiaires en DDI comportant trois volets modulés selon le profil de chacun : formation au management, semaine d’acculturation aux services territoriaux de l’État dans le département, modules de formation aux cultures et métiers de sa DDI.

Recommandation n°2 : Rendre systématique l’ouverture des formations de tous les ministères pour les cadres intermédiaires des DDI.

Recommandation n°3 : Instituer pour tous les cadres intermédiaires un dispositif de compagnonnage ou tutorat en dehors de la ligne hiérarchique.

Recommandation n°4 : Expérimenter sur un exercice budgétaire une neutralisation des compteurs ministériels pour les mouvements de tous les cadres de DDI.

Recommandation n°5 : Homogénéiser les cotations de postes et régimes indemnitaires entre services régionaux et départementaux pour favoriser les parcours alternés.

Recommandation n°6 : Ouvrir la possibilité de nouvelles fonctions valorisant les parcours diversifiés des cadres intermédiaires (« chefs de projet territoriaux », « experts territoriaux de haut niveau »), alternant fonctions d’encadrement, de conduite de projet ou d’expertise.

Recommandation n°7 : Diffuser l’information sur l’accès aux emplois de direction, ouvrir les conditions statutaires d’accès pour en renforcer l’attractivité pour tous les cadres intermédiaires de DDI et développer les formations de préparation aux fonctions de direction.

Recommandation n°8 : Faciliter l’accès des cadres intermédiaires de DDI aux emplois de direction, soit en demandant aux administrations centrales de transmettre aux préfets des avis sur tous les cadres qui candidatent aux emplois de direction, soit en confiant le soin aux services du Premier ministre de proposer aux préfets une liste de plusieurs noms issus de la concertation interministérielle.

Recommandation n°9 : Définir un socle minimum d’expertise indispensable à l’accomplissement des missions ; organiser sa présence en DDI ou sa mobilisation en interdépartementalité ; engager les directions départementales et régionales à développer une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences des cadres pour anticiper les besoins selon les territoires.

Recommandation n°10 : Élaborer une instruction interministérielle réaffirmant l’importance des réseaux métiers pour l’encadrement intermédiaire des DDI, clarifiant leur rôle, leurs positionnements et principes de fonctionnement entre l’administration centrale, régionale et départementale. Moderniser les outils des réseaux métiers (outils numériques collaboratifs).

Recommandation n°11 : Identifier dans le répertoire interministériel et dans les répertoires ministériels les métiers correspondant à l’encadrement intermédiaire en DDI et renforcer la visibilité des métiers d’encadrement en DDI.

Recommandation n°12 : Appeler l’attention des préfets et directeurs départementaux sur l’accompagnement, la mobilisation et la reconnaissance des cadres intermédiaires. Mettre à la disposition des directeurs des moyens d’accompagnement de leurs cadres.

Recommandation n°13 : Développer le suivi et l’accompagnement individuels des cadres intermédiaires des DDI dans l’exercice de leurs fonctions par un appui externe à la structure et assurant une présence régulière en département.

Recommandation n°14 : Développer au sein des SIRH ministériels le suivi des agents affectés en DDI ; élaborer, dans le cadre du bilan social des DDI, une présentation interministérielle agrégée et territorialisée de la situation de l’encadrement intermédiaire des DDI.

Recommandation n°15 : Développer des outils collaboratifs favorisant la création d’une communauté de cadres territoriaux de l’État : partage de bonnes pratiques de management ou de documents utiles aux cadres ; constitution d’une base de données collaborative intégrant CV et fiches de postes.

Recommandation n°16 : Définir un plan d’action pour l’encadrement intermédiaire en DDI qui affirme sa dimension interministérielle et comporte les volets suivants : formation, parcours, gestion des compétences, conditions de travail et accompagnement, convergence des règles de gestion (statutaire, indemnitaire). Confier le pilotage national du plan à la DSAF en liaison avec le COPIL-RH interministériel, co-présidé par le DGAFP et le DSAF.