Enseignements primaire et secondaire

 
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Directeurs d'école primaire

Protocoles de simplification des tâches

NOR : MENG1424757C
circulaire n° 2014-138 du 23-10-2014
MENESR - SG


Texte adressé aux rectrices et recteurs d'académie ; aux inspectrices et inspecteurs d'académie, directrices et directeurs académiques des services de l'éducation nationale

Dans le cadre du programme de la refondation de l'École et des consultations nationales menées pour l'évolution des missions et des métiers des personnels de l'éducation nationale, une des conclusions du groupe métier « directeurs d'école » actait la nécessaire simplification des tâches des directeurs. 

La priorité donnée à l'enseignement primaire dans la loi n° 2013-595 du 8 juillet 2013 d'orientation et de programmation pour la refondation de l'École de la République et les évolutions qu'elle induit supposent un accompagnement particulier des directeurs d'école, directement concernés et fortement sollicités par de multiples interlocuteurs. 

Afin de prendre en compte l'incidence de ces évolutions sur la fonction de directeur d'école, et alors que le protocole du 10 mai 2006 concernant les directeurs d'école n'avait pas connu d'évolution notable à ce jour, le groupe métier « directeur d'école » a proposé 5 engagements principaux :

- l'élaboration d'un référentiel-métier pour faire évoluer le recrutement et l'affectation ;

- la simplification des tâches : le développement de l'aide à la direction d'école, la mise en place de protocoles de simplification, et l'élaboration d'un guide juridique ;

- l'évolution de la formation ;

- l'amélioration des conditions d'exercice (redéfinition des décharges) ;

- l'amélioration des perspectives de carrière.

 

La démarche nationale sur la simplification des tâches administratives du directeur d'école
L' axe « simplification des tâches » a fait l'objet d'une concertation nationale pilotée par le secrétaire général du ministère, en s'appuyant sur les travaux menés avec la Dgesco et en collaboration avec les autres directions concernées, les inspections générales et les représentants de tous les niveaux de pilotage en académie.

Le protocole national élaboré dans ce cadre et prévu pour une mise en œuvre à partir de la rentrée 2014 a défini deux principaux objectifs d'amélioration :

- l'amélioration des ressources juridiques et administratives mises à la disposition des directeurs ;

- l'amélioration des outils de gestion et de communication de l'école.

1°) L'amélioration des ressources juridiques et administratives mises à la disposition des directeurs d'école

Le ministère s'engage à diffuser un « guide pratique pour la direction d'école » traitant de l'ensemble des questions liées au positionnement de l'école primaire dans l'éducation nationale, à la vie de l'école, à la place des élèves et des parents, au fonctionnement de l'école et aux relations avec les collectivités territoriales et les partenaires de l'école.

Ce guide sera progressivement mis à disposition des directeurs à partir de la rentrée 2014, à l'aide d'un support en ligne et d'Éduscol. Il est conçu pour rassembler, à terme, tous les liens utiles à l'information complète de ses utilisateurs et sera régulièrement actualisé. 

2°) L'amélioration des outils de gestion et de communication

Le ministère s'engage à faire évoluer les applications nationales de gestion mises à la disposition des directeurs d'école dans le sens d'une simplification des usages.

Une nouvelle version de BE1d a été mise à la disposition des écoles pour la rentrée 2014 (cf. la note SG/ Dgesco du 16 juin, destinée aux recteurs, sur les constats de rentrée 2014 des effectifs d'élèves des écoles publiques et privées du 1er degré).

Cette application BE1d fera l'objet d'une refonte ergonomique destinée à rendre son utilisation plus fluide. Son enrichissement par de nouvelles fonctionnalités au service du fonctionnement quotidien des écoles, telles que l'édition de documents-types ou la dématérialisation de procédures papier, sera étudié prioritairement. En outre, afin de limiter au maximum le recours aux enquêtes, une réflexion sera conduite sur l'optimisation de la fonction de pilotage offerte par cette base à tous les responsables de l'école primaire.

Les améliorations de BE1d doivent aussi porter sur la simplification de ses interfaces avec les outils de gestion utilisés par les communes, afin d'optimiser le potentiel de cette application et de limiter les sollicitations faites aux directeurs d'école. Plusieurs modalités de transmission, adaptées à la taille de la commune, devraient être proposées.

Toutes ces évolutions seront abordées par le comité des utilisateurs de BE1d, regroupant des représentants de directeurs d'école et de l'administration centrale et déconcentrée.

L'application Affelnet 6e sera également revue pour réduire le volume des saisies effectuées dans les écoles et, progressivement à partir de la rentrée 2015 et pour la rentrée 2016, rationaliser les échanges d'information avec les parents concernant les procédures d'affectation en collège, et en particulier l'expression des vœux des familles.

L'application Ececa (élection conseil d'école, conseil d'administration) est déployée au profit des directeurs d'école et des directions des services départementaux de l'éducation nationale (DSDEN) pour les élections des représentants de parents d'élèves. Elle permet d'en saisir directement les résultats pour computation automatique et transmission aux services des DSDEN. La dématérialisation des échanges d'informations sur les résultats des élections simplifie la tâche des directeurs d'école qui n'ont pas à transmettre d'autres informations que celles qu'ils transmettaient chaque année par des documents écrits (le nombre d'inscrits, le nombre de votants, le nombre de bulletins blancs ou nuls, le nombre de suffrages exprimés, le nombre de sièges à pourvoir, le nombre de suffrages obtenus par liste). L'application prévoit un contrôle automatique de la cohérence des données saisies (nombre d'inscrits, nombre de votants, nombre de voix par liste) et les directeurs d'école n'ont plus à effectuer le calcul du quotient électoral et de la répartition des sièges pour chaque liste de candidats.

Des expérimentations concernant le déploiement d'applications académiques, destinées à réduire la charge de la réponse aux enquêtes, et à dématérialiser les procédures d'échange entre les directeurs et les circonscriptions sont en cours dans les académies de Strasbourg et de Dijon. En parallèle, la direction du numérique pour l'éducation (et plus particulièrement le service des technologies et des systèmes d'information) conduira une étude technique et fonctionnelle visant à la sécurisation et à la convergence de ces applications pour les généraliser. L'objectif est d'expérimenter un pilote, reprenant une part substantielle des fonctionnalités des deux applications sur une académie après la rentrée 2015.

Le ministère incite les académies à développer les outils de communication mis à la disposition des directeurs d'école.

En effet, les académies ne disposent pas encore toutes d'intranets académiques  premier degré. Or, les espaces de circonscription 1er degré présents dans les intranets académiques améliorent, lorsqu'ils existent, l'information régulière des directeurs, tout en limitant les envois de courriels.

Les académies devront veiller à s'assurer de la cohérence des espaces de circonscriptions avec les espaces collaboratifs qui seront parfois créés dans certains espaces numériques de travail (ENT) du premier degré (selon les territoires).

Enfin, Canopé a reçu pour mission du ministère de mettre à la disposition de tous les enseignants un réseau social professionnel. Ce réseau social intitulé « via éduc » est actuellement en cours d'expérimentation et la direction du numérique pour l'éducation étudiera les possibilités de sa montée en puissance. Une démarche spécifique d'expérimentation ciblée sur des communautés de directeurs doit être lancée dans trois départements (la Vienne, la Côte-d'Or, et le Val-d'Oise). Ces expérimentations peuvent également représenter le contexte adapté pour proposer les meilleures modalités d'échanges de pratiques, et de conseils entre pairs pour  enrichir l'ensemble de la communauté de leurs expériences et compétences. Le ministère, en relation étroite avec Canopé, suivra la mise en place et les résultats de ces expérimentations pendant l'année scolaire 2014-2015 et définira les meilleures conditions de leur généralisation.

Les démarches académiques et départementales pour la simplification des tâches administratives des directeurs d'école 

Au niveau départemental : des groupes de travail, respectant la représentativité des comités techniques spéciaux départementaux (CTSD), seront mis en place entre novembre 2014 et mai 2015 pour élaborer des propositions d'évolution des différentes procédures administratives qui concernent les directeurs d'école.

Un protocole académique sera rédigé à l'issue de cette phase de concertation départementale, en reprenant de manière cohérente les principales propositions abordées préalablement au sein des différents départements de l'académie.

Il veillera notamment à respecter les principes de simplification suivants :

- la limitation des enquêtes académiques ou de circonscriptions aux informations qui ne sont pas disponibles dans les bases de gestion ;

- la mise en place de modalités de communication institutionnelles régulières de la part des services académiques vers les écoles et plus particulièrement les directeurs, permettant d'éviter les éventuels doublons (type bulletin hebdomadaire par exemple) ;

- la mise au point et la diffusion aux directeurs d'école d'une carte des expertises disponibles en cas de questionnements spécifiques. Certaines questions juridiques justifient en particulier que les directeurs d'école puissent recourir à une expertise au sein des services académiques. Le positionnement de cette expertise dans l'organisation académique peut varier d'une académie à l'autre mais elle mérite d'être connue de tous (directeurs et IEN). Vous vous attacherez dans ce cadre à mettre en place, selon les modalités les mieux adaptées, un dispositif permettant de répondre aux questions ponctuelles des directeurs d'école concernant l'exercice quotidien de leurs fonctions.

À titre d'exemple différentes pistes de réflexion peuvent être engagées au niveau départemental :

 - le développement et l'enrichissement des espaces de circonscription 1er degré dans les intranets académiques (cf. supra, ces espaces pourraient prévoir un accès à la totalité des informations et outils utiles aux directeurs) ;

- les modes de communication entre la direction des services départementaux, les circonscriptions et les directeurs d'école ;

- le renforcement de la formation et de l'information des personnels des circonscriptions et des services académiques pour l'utilisation des données existantes dans BE1d et Décibel, sans demande ou enquête complémentaire auprès des écoles ;

- la simplification des sollicitations des directeurs s'agissant des procédures de sécurité et de prévention des risques (PPMS et DUERP) ;

- le renforcement des modalités de conseil et d'échange entre pairs ;

- la relance des projets d'école, qui accompagnera la diffusion des nouveaux programmes de l'école primaire, devra pouvoir s'appuyer sur les informations disponibles et respecter ces principes de simplification.

Pendant la prochaine année scolaire, le secrétaire général présidera un comité de suivi des protocoles de simplification adoptés aux niveaux national et académique, chargé d'effectuer régulièrement l'état des lieux des actions de simplification réalisées.


Pour la ministre de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
et par délégation,
Le secrétaire général,
Frédéric Guin

Pour la ministre de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
et par délégation,
La directrice générale de l'enseignement scolaire,
Florence Robine
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