Le bureau du cabinet

Le bureau des cabinets

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Sous l’autorité directe des deux ministres (le ministre de l’Éducation nationale et la ministre de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’innovation), le bureau des cabinets assure les missions suivantes :

  • Assurer la gestion des personnels du bureau des cabinets et des 2 cabinets et la logistique des 2 sites (Grenelle et Descartes)
  • Prendre en charge les réponses aux courriers y compris numériques, adressés aux 2 ministres
  • Recevoir, contrôler et traiter les questions parlementaires en relation avec les directions du ministère
  • Réceptionner, vérifier et envoyer l’ensemble des textes réglementaires puis veiller à leur publication au JO et/ou au BO
  • Gérer et suivre l’attribution des distinctions honorifiques : Légion d’honneur, Ordre national du Mérite et Palmes académiques
  • Garantir une prestation de services en matière d’informatique, de bureautique et de téléphonie
  • Assurer l’intendance des 2 cabinets
  • Participer aux groupes de travail Interministériel sur les évolutions des outils de dématérialisation

Composition du bureau des cabinets

Chef du bureau des cabinets : Jean-Jacques Ladvie

Départements fonctionnels

Unité de gestion administrative et des ressources humaines : Brigitte Touitou
Correspondance des élus, des citoyens et des courriers signalés : Katia Siri
Textes réglementaires et questions écrites : Valérie Wolfarth
Distinctions honorifiques : Sophie Champeyrache
Site Descartes : Anne Wittmann
Informatique, bureautique et téléphonie

Domaines opérationnels

Assistantes du ministre et des membres du cabinet
Intendance du ministre : Julien Lecard
Intendance de la ministre (site Descartes) : Christophe Chahuneau
Huissières et hôtesses d’accueil du cabinet du ministre
Chauffeurs et coursiers
Personnels d’entretien 

Missions du bureau des cabinets

Départements fonctionnels

Unité de gestion administrative et des ressources humaines

L’unité de gestion administrative et des ressources humaines (Ugarh) a pour mission de coordonner et de suivre les dossiers relatifs à la gestion des personnels et au fonctionnement général du bureau des Cabinets.

Ce département joue un rôle intermédiaire entre les personnels de la structure et les services de l’administration centrale chargés de la gestion administrative et financière dont il est l’interlocuteur principal.

  • Gérer administrativement l’ensemble des agents du bureau des cabinets et encadrer les équipes des hôtesses, des huissières et des techniciennes de surface
  • Accompagner et conseiller les agents dans l’évolution de leur carrière et dans leurs démarches personnelles
  • Concevoir le plan annuel de formation et guider les agents dans leurs choix de formation
  • Élaborer dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et du suivi des effectifs, les statistiques mensuelles et anticiper les évolutions des effectifs et des missions du bureau des cabinets
  • Préparer les commissions administratives paritaires, les campagnes de notation, la mobilité des agents et veiller à la diffusion des décisions
  • Veiller au bon déroulement des travaux d’entretien et des opérations de déménagement

Correspondance des élus, des citoyens et des courriers signalés

Ce département traite environ 40 000 courriers et/ou courriels par an ; il est organisé en 3 secteurs qui couvrent les grandes thématiques du ministère de l’éducation nationale.

  • Examiner et enregistrer l’ensemble des courriers reçus par le ministre ou ses collaborateurs
  • Orienter tous les courriers vers les services de l’administration centrale ou les services déconcentrés
  • Répondre aux élus et aux citoyens
  • Établir des statistiques permettant d’adapter les missions du département aux évolutions du contexte scolaire
  • Recenser les estimations du taux de participation à la grève lors de chaque mouvement social et en informer immédiatement les ministres
  • Traiter les demandes d’audiences 
  • Rédiger des projets de réponse aux Questions Orales Sans Débats (QOSD)
Textes réglementaires et questions écrites

Le département des textes réglementaires et des questions écrites regroupe deux missions. La publication au Journal officiel de la République française ou au Bulletin officiel de l’Éducation nationale des textes réglementaires et la publication des réponses apportées aux questions écrites des parlementaires adressées aux ministres de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.

Les textes réglementaires (environ 1 500/an) :

  • Enregistrer les demandes de publications des textes réglementaires relevant de la compétence des directions du ministère de l’éducation nationale et du ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation ou des organismes sous tutelle de l’éducation nationale
  • Vérifier la conformité des dossiers et les présenter aux cabinets des ministres
  • Recueillir les contreseings ministériels
  • Suivre les publications au Journal officiel et au Bulletin officiel
  • Établir les décrets portant nomination de commissaires du gouvernement auprès de l’Assemblée nationale ou du Sénat lors de l’examen des projets ou propositions de loi
  • Favoriser les échanges entre les directions et les cabinets
  • Conseiller et accompagner les rédacteurs des directions sur la constitution des dossiers
  • Mettre en oeuvre et administrer l’application Solon (système d’organisation en ligne des opérations normatives) et assister les directions pour son utilisation
  • Préparer et suivre les nominations individuelles en Conseil des Ministres

Les questions écrites (environ 2 000/an) :

  • Relever leur publication au Journal officiel
  • Transmettre aux directions compétentes les questions écrites des parlementaires adressées aux ministres, veiller au respect des délais et suivre leur publication au Journal officiel
  • Présenter les réponses proposées par les directions aux cabinets des ministres
  • Élaborer un tableau d’indicateurs statistiques permettant d’établir un bilan hebdomadaire du suivi des questions écrites et des taux de réponses
Distinctions honorifiques

Gérer les ordres nationaux de la Légion d’honneur et du Mérite, rattachés à la Grande Chancellerie de la Légion d’honneur, ainsi que l’ordre ministériel des Palmes académiques :

  • Traiter l’ensemble des courriers concernant les diverses décorations
  • Informer les autorités compétentes (administration centrale, rectorats, préfectures, inspections générales, grands établissements placés sous tutelle des 2 ministères)
  • Établir et mettre à jour les listes de propositions
  • Vérifier et contrôler la validité des dossiers proposés et recueillir les avis attestant l’honorabilité des candidats des trois ordres
  • Rédiger les mémoires et les appréciations des candidats des deux ordres nationaux
  • Organiser le Conseil de l’ordre des Palmes académiques et en diffuser le compte rendu
  • Communiquer à la Grande Chancellerie de la Légion d’honneur les propositions de candidatures ministérielles pour validation par le Conseil de l’ordre
Site Descartes 
  • la logistique du Cabinet et du bureau des cabinets sur le site de Descartes (Intendance, chauffeurs, assistantes du cabinet,...)
  • la gestion des contingents relatifs aux distinctions honorifiques pour le ministère (Légion d’Honneur et Ordre national du Mérite)
  • la gestion administrative et des ressources humaines en liaison avec l’Ugarh du BDC
  • examiner, enregistrer et répondre aux courriers reçus par la ministre de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation
  • veille stratégique 

Informatique

Ce département est chargé du pilotage des projets de modernisation informatique du bureau des cabinets et de l’assistance bureautique auprès de l’ensemble des personnes y compris le ministre de l’éducation nationale et son cabinet.

  • Conduire les projets de modernisation informatique du cabinet
  • Adapter les applications existantes aux attentes des utilisateurs du cabinet et veiller à leurs évolutions techniques
  • Définir et analyser les besoins informatiques (conception des applications de gestion, établissement des cahiers des charges et suivi des prestations)
  • Assurer l’exploitation des infrastructures réseaux (baies de brassage, serveur de nom de domaine, serveur DHCP et serveur de fichiers)
  • Administrer les différents serveurs de gestion (messagerie, agenda, webmail gestion du courrier, des textes réglementaires et des distinctions honorifiques)
  • Gérer le parc informatique (installation, maintenance et inventaire)
  • Conseiller et former les utilisateurs du cabinet

Domaines opérationnels

Assistantes des ministres et des membres des cabinets
  • Gérer l’agenda et les rendez-vous et organiser les réunions
  • Mettre en forme des documents, les classer et les archiver
  • Accueillir, orienter les visiteurs dans leurs démarches
  • Assurer l’accueil téléphonique
  • Réceptionner, enregistrer et attribuer le courrier
Intendance des ministres

Ce département est chargé d’assurer la restauration des 2 ministres et des membres des cabinets, de veiller au bon entretien des locaux et d’organiser les réceptions

  • Élaborer les menus, rechercher de nouvelles tendances en matière culinaire
  • Gérer l’achat et l’entretien de matériel de cuisine
  • Analyser, choisir et commander les fournitures, gérer les stocks, contrôler les achats, les commandes et les factures
  • Organiser diverses manifestations, réceptions et en assurer toute la logistique
  • Suivre les travaux sur l’ensemble des locaux du cabinet
Huissières et hôtesses d’accueil du cabinet du ministre

Les hôtesses

  • Accueillir et orienter les visiteurs du cabinet
  • Gérer les vestiaires lors des réunions et réceptions
  • Réceptionner les plis-coursier et les transmettre aux huissiers
  • Assurer l’accueil téléphonique

Les huissiers

  • Distribuer le courrier interne du cabinet, les journaux et revues de presse au ministre et aux membres du cabinet
  • Réceptionner et trier le courrier des services administratifs et le distribuer aux secrétariats
  • Acheminer les parapheurs du BDC vers les secrétariats du ministre et des membres du cabinet
  • Vérifier l’état des salles de réunion avant et après leur occupation
Chauffeurs et coursier
  • Transporter le ministre et les membres du cabinet
  • Acheminer les plis
Personnels d’entretien
  • Entretenir les locaux
En savoir plus
Texte de référence

Attributions de fonctions à l’administration centrale du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche
Arrêté du 23 mai 2006

Mise à jour : octobre 2018

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