Le secrétariat général

Le bureau du cabinet du ministre de l'éducation nationale

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Au service du cabinet du ministre, le bureau du cabinet assure les missions suivantes :

  • répondre aux courriers des citoyens et des élus ainsi qu’aux correspondances réservées,
  • recevoir, contrôler et traiter les questions parlementaires en relation avec les directions du ministère,
  • réceptionner, vérifier et envoyer l’ensemble des textes réglementaires puis veiller à leur publication au JO et/ou au BO,
  • gérer et suivre l’attribution des distinctions honorifiques : Légion d’honneur, Ordre national du Mérite et Palmes académiques,
  • assurer, coordonner et vérifier avec les services administratifs concernés, les opérations de logistique du cabinet,
  • participer aux groupes de travail Interministériel sur les évolutions des outils de dématérialisation.

Composition du bureau du cabinet

Chef du bureau du cabinet : Jean-Jacques Ladvie

Départements fonctionnels

Unité de gestion administrative et des ressources humaines : Brigitte Touitou
Correspondance des élus, des citoyens et des courriers signalés : Sarah Fayet
Textes réglementaires et questions écrites : Valérie Wolfarth
Distinctions honorifiques : Sophie Champeyrache
Informatique

Domaines opérationnels

Assistantes du ministre et des membres du cabinet
Intendance du ministre : Julien Lecard
Huissières et hôtesses d’accueil du cabinet du ministre
Chauffeurs et coursiers
Personnels d’entretien : Annie Brousse

Missions du bureau du cabinet

Départements fonctionnels

Unité de gestion administrative et des ressources humaines

L’unité de gestion administrative et des ressources humaines (UGARH) a pour mission de coordonner et de suivre les dossiers relatifs à la gestion des personnels et au fonctionnement général du bureau du Cabinet.

Ce département joue un rôle intermédiaire entre les personnels de la structure et les services de l’administration centrale chargés de la gestion administrative et financière dont il est l’interlocuteur principal.

  • gérer administrativement l’ensemble des agents du bureau du cabinet et encadrer les équipes des hôtesses, des huissières et des techniciennes de surface
  • accompagner et conseiller les agents dans l’évolution de leur carrière et dans leurs démarches personnelles
  • concevoir le plan annuel de formation et guider les agents dans leurs choix de formation
  • élaborer dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et du suivi des effectifs, les statistiques mensuelles et anticiper les évolutions des effectifs et des missions du bureau du cabinet
  • préparer les commissions administratives paritaires, les campagnes de notation, la mobilité des agents et veiller à la diffusion des décisions
  • mettre à jour et suivre sur l’intranet Pléiade les applications informatiques de gestion des ressources humaines (Mobilité, Mes congés, MDRH, annuaire) et le Bottin administratif
  • veiller au bon déroulement des travaux d’entretien et des opérations de déménagement
Correspondance des élus, des citoyens et des courriers signalés

Ce département traite environ 40 000 courriers par an.
Les thèmes abordés couvrent l’ensemble du système éducatif de l’école maternelle au baccalauréat (établissements, personnels enseignants et non enseignants, parents, élèves, associations, etc.).

  • examiner et enregistrer l’ensemble des courriers reçus par le ministre ou ses collaborateurs
  • orienter tous les courriers vers les services de l’administration centrale ou les services déconcentrés
  • rédiger des réponses aux élus et aux citoyens
  • établir des statistiques permettant d’adapter les missions du département aux évolutions du contexte scolaire
  • recenser les estimations du taux de participation à la grève lors de chaque mouvement social et en informer immédiatement le ministre
Correspondance de la Présidence de la République

Ce département traite les courriers des citoyens provenant des services de la Présidence de la République.

Textes réglementaires et questions écrites

Le département des textes réglementaires et des questions écrites regroupe deux missions. La publication au Journal officiel de la République française ou au Bulletin officiel de l’Éducation nationale des textes réglementaires et la publication des réponses apportées aux questions écrites des parlementaires.

Les textes réglementaires

  • enregistrer les demandes de publications des textes réglementaires relevant de la compétence des directions du ministère de l’Éducation nationale ou des organismes sous tutelle de l’Éducation nationale
  • vérifier la conformité des dossiers et les présenter au cabinet du ministre
  • recueillir les contreseings ministériels
  • suivre les publications au Journal officiel et au Bulletin officiel
  • établir les décrets portant nomination de commissaires du gouvernement auprès de l’Assemblée nationale ou du Sénat lors de l’examen des projets ou propositions de loi
  • favoriser les échanges entre les directions et le cabinet
  • conseiller et accompagner les rédacteurs des directions sur la constitution des dossiers
  • mettre en oeuvre et administrer l’application Solon (système d’organisation en ligne des opérations normatives) et assister les directions pour son utilisation
  • préparer et suivre les nominations individuelles en Conseil des Ministres

Les questions écrites

  • relever leur publication au Journal officiel
  • transmettre aux directions compétentes les questions écrites des parlementaires adressées au ministre, veiller au respect des délais et suivre leur publication au Journal officiel
  • présenter les réponses proposées par les directions au cabinet du ministre
  • élaborer un tableau d’indicateurs statistiques permettant d’établir un bilan hebdomadaire du suivi des questions écrites et des taux de réponses
Distinctions honorifiques

Gérer les ordres nationaux de la Légion d’honneur et du Mérite, rattachés à la Grande Chancellerie de la Légion d’honneur, ainsi que l’ordre ministériel des Palmes académiques.

  • traiter l’ensemble des courriers concernant les diverses décorations
  • informer les autorités compétentes (administration centrale, rectorats, préfectures, inspections générales, grands établissements placés sous tutelle du ministère)
  • établir et mettre à jour les listes de propositions
  • vérifier et contrôler la validité des dossiers proposés et recueillir les avis attestant l’honorabilité des candidats des trois ordres
  • rédiger les mémoires et les appréciations des candidats des deux ordres nationaux
  • organiser le Conseil de l’ordre des Palmes académiques et en diffuser le compte rendu
  • communiquer à la Grande Chancellerie de la Légion d’honneur les propositions de candidatures ministérielles pour validation par le Conseil de l’ordre
Informatique

Ce département est chargé du pilotage des projets de modernisation informatique du bureau du Cabinet et de l’assistance bureautique auprès de l’ensemble des personnes y compris le ministre et son cabinet

  • conduire les projets de modernisation informatique du cabinet
  • adapter les applications existantes aux attentes des utilisateurs du cabinet et veiller à leurs évolutions techniques
  • définir et analyser les besoins informatiques (conception des applications de gestion, établissement des cahiers des charges et suivi des prestations)
  • assurer l’exploitation des infrastructures réseaux (baies de brassage, serveur de nom de domaine, serveur DHCP et serveur de fichiers)
  • administrer les différents serveurs de gestion (messagerie, agenda, webmail gestion du courrier, des textes réglementaires et des distinctions honorifiques)
  • gérer le parc informatique (installation, maintenance et inventaire)
  • conseiller et former les utilisateurs du cabinet

 

Domaines opérationnels

Assistantes du ministre et des membres du cabinet
  • gérer l’agenda et les rendez-vous et organiser les réunions
  • mettre en forme des documents, les classer et les archiver
  • accueillir, orienter les visiteurs dans leurs démarches
  • assurer l’accueil téléphonique
  • réceptionner, enregistrer et attribuer le courrier
Intendance du ministre

Ce département est chargé d’assurer la restauration du Ministre et de son Cabinet, de veiller au bon entretien des locaux et d’organiser les réceptions

  • élaborer les menus, rechercher de nouvelles tendances en matière culinaire
  • gèrer l’achat et l’entretien de matériel de cuisine
  • analyser, choisir et commander les fournitures, gérer les stocks, contrôler les achats, les commandes et les factures
  • organiser diverses manifestations, réceptions et en assurer toute la logistique
  • suivre les travaux sur l’ensemble des locaux du cabinet
Huissières et hôtesses d’accueil du cabinet du ministre

Les hôtesses

  • accueillir et orienter les visiteurs du cabinet
  • gérer les vestiaires lors des réunions et réceptions
  • réceptionner les plis-coursier et les transmettre aux huissiers
  • assurer l’accueil téléphonique

Les huissiers

  • distribuer le courrier interne du cabinet, les journaux et revues de presse au ministre et aux membres du cabinet
  • réceptionner et trier le courrier des services administratifs et le distribuer aux secrétariats
  • acheminer les parapheurs du BDC vers les secrétariats du ministre et des membres du cabinet
  • vérifier l’état des salles de réunion avant et après leur occupation
Chauffeurs et coursier
  • transporter le ministre et les membres du cabinet
  • acheminer les plis
Personnels d’entretien
  • entretenir les locaux de l’Hôtel de Rochechouart et du bureau du Cabinet
En savoir plus
Texte de référence

Attributions de fonctions à l’administration centrale du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche
Arrêté du 23 mai 2006

Mise à jour : octobre 2015

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