Une remise officielle n'est pas obligatoire pour les personnes nommées ou promues dans l'ordre des Palmes académiques, la décoration peut donc être portée dès la publication au Bulletin officiel des médailles et récompenses.
Une remise de décoration peut être organisée et se dérouler dans un lieu public ou privé, au cours d'une cérémonie officielle ou un cercle restreint (avec la dignité qu'exige le prestige de l'ordre). Celle-ci est présidée par un membre de l'ordre des Palmes académiques, titulaire au minimum d'un grade égal à celui du récipiendaire.
La remise de décoration est faite par le président qui appelle le récipiendaire par son nom et lui remet l'insigne en disant : « au nom du ministre de l'éducation nationale, nous vous faisons Chevalier (ou Officier ou Commandeur) de l'ordre des Palmes académiques ».