La présente circulaire a pour objet la préparation des opérations de gestion qui seront soumises à l’avis des commissions administratives paritaires nationales au mois de juin 2004.
Au cours de ces CAPN seront examinés les points suivants :
- propositions d’inscription sur les listes d’aptitude d’accès aux corps supérieurs au titre de l’année 2004, pour les corps techniques uniquement (date d’effet à partir du 1er janvier 2005) ;
- tableau d’avancement au grade de technicien de recherche et formation de classe exceptionnelle ;
- détachements/intégrations des secrétaires d’administration de recherche et formation en technicien de recherche et formation et des adjoints administratifs de recherche et formation en adjoint technique de recherche et formation ;
- dossiers individuels de détachement, intégration, renouvellement de stage...

I - LISTES D’APTITUDE ET TABLEAU D’AVANCEMENT AU CHOIX AU GRADE DE TECHNICIEN DE CLASSE EXCEPTIONNELLE

A - Propositions d’inscription sur les listes d’aptitude

Les commissions administratives paritaires nationales précitées examineront les dossiers des agents proposés pour l’accès aux corps :
- d’ingénieur de recherche ;
- d’ingénieur d’études ;
- d’assistant ingénieur ;
- de technicien de recherche et de formation.
Pour les corps techniques de catégorie C :
- d’adjoint technique de recherche et de formation ;
- d’agent technique de recherche et de formation,
les CAPN examineront uniquement les dossiers des agents des établissements pour lesquels il n’est pas possible de constituer une CAPA au sein de l’académie ou des établissements n’entrant pas dans le champ de la déconcentration.
Pour tous les autres établissements les dossiers de proposition des personnels de catégorie C seront examinés par les CAPA qui devront se réunir en juin également.
Le nombre d’agents inscrits sur liste d’aptitude ne pourra être définitif qu’après visa, par le contrôleur financier, de tous les arrêtés de nomination des lauréats des concours 2004.
En conséquence, des agents classés en fin de liste d’aptitude pourraient ne pas être promus si le nombre de possibilités réelles suite aux nominations de concours s’avérait inférieur au nombre d’agents inscrits sur la liste d’aptitude.

B - Tableau d’avancement au choix au grade de techncien de classe exceptionnelle

L’examen professionnel de technicien de classe exceptionnelle a lieu au printemps 2004. L’avancement au choix au grade de technicien de classe exceptionnelle s’effectue :
- pour les 2/3 par voie d’examen professionnel, soit 271 postes ouverts en 2004 ;
- pour les 1/3 au choix par tableau d’avancement, soit 135 possibilités.
La date d’effet de cet avancement est arrêtée au lendemain de la commission administrative paritaire nationale compétente.

C - Établissement des propositions de promotion

1) Conditions de promouvabilité (annexe I)
Des précisions relatives à la prise en compte des services ainsi qu’à la définition réglementaire que recouvre tel ou tel vocable (notion de catégorie et de services publics, notamment) vous sont apportées dans cette annexe.
Les listes d’aptitude étant annuelles, l’ancienneté de service requise s’apprécie entre le 1er janvier et le 31 décembre 2005 , selon la date à laquelle les agents remplissent les conditions de promouvabilité.
2) Autorité compétente pour établir les propositions et rôle de la CPE
Seuls les présidents d’université et les directeurs d’établissements d’enseignement supérieur, les recteurs pour les agents des rectorats ont compétence pour établir les propositions adressées au ministre. Ces propositions doivent être classées. L’importance de ce classement doit être soulignée dans la mesure où l’avis de la CAPN est requis pour examiner les dossiers dans l’ordre des propositions des établissements. Il est donc important qu’il traduise clairement la valeur professionnelle des agents proposés. Ainsi, un dossier présenté en premier et qui ne serait pas d’excellente qualité peut être préjudiciable à la promotion des autres agents proposés par l’établissement pour le corps considéré.
Les dossiers de propositions et le classement doivent être soumis à l’avis de la commission paritaire d’établissement et transmis au bureau de gestion accompagnés du procès-verbal de ladite CPE.
Rappel
Les commissions administratives paritaires nationales portent la plus grande attention aux comptes rendus des commissions paritaires d’établissement, instances de consultation locales et premier instrument de déconcentration mis en place au sein des établissements. La CPE doit jouer pleinement son rôle de pré-CAP et être le lieu de dialogue social au sein de l’établissement en lui permettant ainsi d’affirmer son autonomie.
Or le bilan des comptes rendus de CPE n’est pas encore satisfaisant et fait apparaître un manque de transparence et de rigueur dans la forme et dans le fond :
- les comptes rendus doivent rendre compte avec précision des débats plutôt que d’être de simples relevés de décisions ;
- ils doivent exprimer clairement les critères qui ont présidé au classement (ou au non classement) des agents ;
- ils doivent donner le résultat des votes sur les différents points à l’ordre du jour ;
- ils doivent donner la composition précise de la CPE et la qualité des intervenants ;
- ils doivent être clairement retranscrits lorsqu’il s’agit d’une situation individuelle afin de ne pas pénaliser l’agent ;
- les demandes de détachement et d’intégration dans un corps ITRF doivent faire l’objet d’un avis de la CPE et non d’une simple information.
3) Critères de propositions
Je vous rappelle l’importance des modalités d’élaboration des dossiers de propositions.
Le statut général de la fonction publique prévoit que le principal critère à prendre en compte pour l’avancement est celui de la valeur professionnelle de l’agent, mais que les agents dont le mérite est jugé égal sont départagés par l’ancienneté. Une exigence forte nous conduit, dans le cadre d’une véritable politique de ressources humaines, à privilégier le premier critère, mais à tenir compte également de la richesse du parcours professionnel de l’agent.
L’appréciation de la valeur professionnelle des agents doit porter sur une évaluation aussi fine que possible des compétences et responsabilités exercées, de l’environnement structurel et du parcours professionnel de l’agent. Ces critères doivent être plus nettement affirmés pour un changement de corps. Il vous revient donc d’en préciser encore davantage le contenu, car l’appréciation de la capacité d’un agent à occuper les fonctions d’un corps supérieur requiert la plus grande exigence. Le choix des agents que vous souhaitez proposer doit donc être rigoureux.
4) Documents à transmettre
a) Le dossier de proposition des agents - annexe II - comprend :
- Annexe II-1 Fiche individuelle de proposition de l’agent, établie selon le modèle joint. Il est impératif que les informations fournies soient dactylographiées et que toutes les rubriques soient impérativement remplies.
- Annexe II-2 Rapport d’activité de l’agent. L’agent rédige lui-même son rapport d’activité concernant ses fonctions actuelles et son activité passée dans le corps, et le transmet dactylographié à son autorité supérieure accompagné d’un curriculum vitae qui détaille l’ensemble de son parcours professionnel.
Ce rapport qui doit être établi de manière à la fois complète, précise et concise (2 pages maximum) devra impérativement être accompagné d’un organigramme qui permette d’identifier clairement la place de l’agent dans le service.
Trop de rapports manquent de rigueur et développent l’activité en un trop grand nombre de pages ce qui en rend la lecture difficile et nuit à la bonne compréhension des fonctions réellement exercées.
Les dossiers de candidature ne doivent pas comporter de documents audiovisuels ou de publications. Seule l’énumération, s’il y a lieu, de publications ou la mention d’une contribution à des travaux scientifiques peut figurer au dossier.
Le rapport d’activité sera revêtu de la signature de l’agent et de celle de l’autorité hiérarchique (président ou directeur d’établissement ou recteur).
Ce rapport d’activité pourra être rédigé de façon plus succincte pour l’accès à l’un des corps de catégorie C.
- Annexe II-3 Le rapport d’aptitude professionnelle : élément déterminant du dossier de proposition, le rapport d’aptitude professionnelle doit être établi avec le plus grand soin par l’autorité hiérarchique et se décliner en fonction des 4 items suivants :
. appréciation sur le parcours professionnel de l’agent ;
. appréciation sur les activités actuelles de l’agent et l’étendue de ses missions et de ses responsabilités ;
. appréciation de la contribution de l’agent à l’activité du service, laboratoire ou toute autre structure ;
. appréciation sur l’aptitude de l’agent à s’adapter à son environnement, à l’écoute et au dialogue.
Le supérieur hiérarchique rédige le rapport d’aptitude professionnelle en tenant compte du rapport d’activité de l’agent et en s’aidant du référentiel des emplois types.
b) Liste récapitulative pour chaque corps (annexe III) ne comportant que les propositions du chef d’établissement, classées selon l’ordre de mérite fixé par lui-même après consultation de la CPE, pour les établissements d’enseignement supérieur. En regard du nom des agents classés devra figurer l’indication de la nouvelle BAP et de l’emploi type.
c) Compte rendu de la réunion de la commission paritaire d’établissement comportant sa composition et l’indication des critères de classement adoptés (cf. supra). Il doit être envoyé en autant d’exemplaires qu’il y a de CAP concernées par le compte rendu.
Les dossiers de propositions des agents qui occupent des supports d’emplois dans des universités mais exercent leurs fonctions notamment à l’agence de modernisation des universités et établissements (AMUE) et à la conférence des présidents d’université (CPU) doivent être soumis pour ordre à l’avis de la CPE de l’université de rattachement mais le classement des candidats sera établi par le directeur de l’AMUE et le vice-président de la CPU et n’interférera donc pas avec celui des agents en fonctions dans l’université de rattachement.

II - DÉTACHEMENTS - INTÉGRATIONS

1) Le principe de mobilité et l’intérêt manifeste d’accueillir dans les établissements des fonctionnaires issus d’autres administrations ou organismes ne doivent cependant pas conduire à privilégier leur entrée dans les corps ITRF au détriment d’agents de ces corps qui demanderaient leur réintégration ou leur mutation et qui n’auraient toujours pas obtenu satisfaction. Les établissements doivent donc assurer une large publicité de leurs postes et satisfaire en priorité les demandes de mutation ou de réintégration des agents du corps.
C’est la raison pour laquelle je demande aux présidents d’université de motiver et d’expliciter clairement leur choix lorsqu’ils souhaitent accueillir un agent en détachement et de recueillir l’avis de la CPE.
2) L’aboutissement de la procédure de détachement exige le respect de conditions strictes qui font l’objet d’un contrôle précis tant de la part de mes services que de celle du contrôle financier.
Je vous rappelle ainsi les règles qui prévalent en matière de détachement conformément aux articles 142 et 143 du décret n° 85-1534 modifié portant statut des personnels ITARF :
- “Peuvent être placés en position de détachement dans l’un des corps ITRF, les fonctionnaires de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics qui en dépendent, sous réserve qu’ils appartiennent à un corps, cadre d’emplois ou emploi classé dans la même catégorie que le corps de détachement”.
- “Ils doivent remplir les conditions de diplômes requis... ou justifier d’un niveau de qualification professionnelle...”.
- “Le détachement s’effectue à équivalence de grade et à l’échelon comportant un indice égal ou, à défaut, immédiatement supérieur, à celui dont l’intéressé bénéficiait dans son corps, cadre d’emplois ou emploi d’origine”.
À titre d’indication, je précise que le classement dans le grade du corps de détachement doit tenir compte de l’indice terminal du grade d’accueil qui ne doit pas être supérieur à l’indice terminal du grade dans lequel était classé l’agent dans son corps d’origine.
Ex. : ne peuvent être classés dans le grade de la 1ère classe du corps des ingénieurs de recherche, les agents dont l’indice brut terminal dans leur corps et grade d’origine n’était pas égal à 1015.
Force est de constater qu’actuellement certains établissements acceptent le détachement d’un agent d’une autre administration ou d’un autre organisme dans un corps ITRF avant que la CAPN du corps d’accueil ait été consultée. Mes services rejetteron t systématiquement ce type de demande car le contrôle financier n’accepte aucune rétroactivité en la matière.
Par ailleurs, trop de demandes de détachement sont formulées par des agents qui n’ont pas pris de contact préalable avec les établissements d’accueil pour s’assurer de la vacance d’un emploi permettant de satisfaire leur demande.
Il est important également de rappeler que l’arrêté portant détachement d’un agent doit être pris par l’administration d’orig ine qui doit être saisie de la demande de l’agent bien avant la date effective prévue pour le détachement et non par l’administration d’accueil qui prend parfois indûment l’arrêté de détachement. L’administration d’accueil affecte et classe l’agent dans le corps de détachement.
Exemple
- Détachement “sortant” :
Un IGE souhaitant un détachement au CNRS : lorsque les deux administrations ont fait connaître leur avis favorable avec accord de la CAP d u CNRS, le bureau DPMA B5 prend l’arrêté de détachement, puis le CNRS affectera et classera l’agent dans le corps des IE du CNRS.
- Détachement “entrant” :
Si un ingénieur territorial demande un détachement dans le corps des IGE, la CAPN des IGE doit se prononcer. Si la demande recueille un avis favorable, l’administration territoriale prend l’arrêté de détachement ; le bureau DPMA B5 affectera ensuite et classera l’agent dans le corps des IGE.
3) Enfin, vous devez rappeler aux agents placés actuellement en position de détachement dans un corps ITRF qu’ils peuvent, à l’issue de la période de détachement, soit demander leur intégration dans le corps d’accueil soit demander le renouvellement ou le cas échéant la fin de leur détachement (ceci concerne les agents de l’ARFet de l’ASU détachés dans le cadre de mesures budgétaires dans les corps technique ITRF mais aussi tout cas de détachement individuel).

B - Intégrations (autres que celles relatives à la mesure ARF-ASU-IT) (annexe V)

L’intégration d’un agent en détachement dans un corps de la filière ITRF ne doit pas être considérée comme allant de soi, ni revêtir une certaine automaticité mais doit être pleinement justifiée.
C’est la raison pour laquelle la demande d’intégration d’un agent, dans la filière ITRF devra être motivée par l’agent qui rédigera un rapport d’activité (cf. modèle annexe IV-2) et faire l’objet d’un rapport d’appréciation explicite du président ou directeur de l’établissement justifiant cette intégration.
La CPE donnera également son avis sur la demande d’intégration et pourra l’accepter, la refuser (pour des motifs précis) ou se prononcer pour le renouvellement du détachement.

III - RÉINTÉGRATIONS

La réintégration d’un fonctionnaire à l’issue d’un détachement, d’une disponibilité, d’un congé parental, d’un congé de longue durée ou d’un congé de formation est un droit inscrit dans le statut général de la fonction publique.
Je vous demande instamment d’examiner avec plus de mansuétude les demandes de réintégration qui vous parviennent et qui, en tout état de cause, doivent être traitées prioritairement.
En effet, la réintégration d’un personnel ITRF est rarement accueillie favorablement et nécessite trop souvent d’âpres discussions entre l’administration centrale et les établissements. Des contentieux de plus en plus nombreux engendrent des dédommagements coûteux et créent des situations douloureuses pour des agents qui se retrouvent sans ressources.
La réintégration d’un agent doit se faire en priorité, sauf demande contraire de sa part, dans son établissement d’origine. Aussi lorsqu’un agent formule une demande de disponibilité ou de détachement, vous voudrez bien envisager avec lui son éventuel retour dans l’établissement et en tenir compte dans votre politique d’occupation des emplois.
Mes services se verront contraints désormais de vous imposer les réintégrations qui doivent être traitées en priorité
par rapport aux demandes d’ouverture de concours.

IV - NOTATION - RÉDUCTIONS D’ANCIENNETÉ D’ÉCHELONS

L’application en 2004 du décret 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d’évaluation, de notation et d’avancement des fonctionnaires de l’État, fera l’objet auprès de vos services d’une information précise quant au calendrier de mise en œuvre du dispositif et aux modalités retenues.
Par ailleurs, l’arrêté relatif aux modalités d’évaluation et de notation sera publié prochainement après avoir été soumis aux instances consultatives compétentes.
La mise en place du nouveau dispositif se fera de la façon suivante :
L’évaluation ainsi que la notation auront lieu les années impaires, au terme d’une période couvrant deux années scolaires et universitaires.
À titre transitoire, un premier entretien de préparation de l’évaluation sera réalisé courant 2004 à l’initiative du supérieur hiérarchique afin de fixer les objectifs sur lesquels l’agent sera évalué à la fin du 1er semestre 2005.
La première notation en application du nouveau dispositif tiendra compte de cette première évaluation et interviendra dans son prolongement, dans un souci de cohérence.
La campagne de réductions (ou majorations) d’ancienneté aura lieu suivant la même périodicité et donc à la fin de l’année 2005.

V - Transmission des dossiers individuels

La transmission de ces dossiers doit impérativement respecter le calendrier fixé ci-après. Le traitement des dossiers individuels requiert la même rigueur que celui des propositions de promotion, aussi bien pour l’établissement que pour le bureau de gestion. Aussi, je vous demande instamment de ne plus faxer de dossier la veille de la CAPN.
La circulaire n° 99-160 du 14 octobre 1999 précise les compétences de la CPE notamment sur les questions d’ordre individuel.
En conséquence, tout dossier d’ordre individuel devant faire l’objet d’un examen en CAPN sera retourné à l’établissement, s’il n’a pas été soumis à l’avis de la CPE : il en est ainsi des demandes de mutation, de détachement, d’intégration, de contestation de notation, de contestation d’un refus de temps partiel, de renouvellement de stage.
Lorsqu’une CPE est commune à deux établissements (université/école d’ingénieurs autonome ou IUFM, ou institut d’études politiques) les propositions de promotion pour les listes d’aptitudes ou les tableaux d’avancement de grade ne doivent pas faire l’objet d’un classement unique mais de deux listes de proposition distinctes.
L’ensemble des documents :
- propositions pour l’inscription sur les listes d’aptitude dans les corps énumérés * ;
- demandes de détachements (détachements “entrants”) ;
- tout dossier d’ordre individuel,
devront parvenir au ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche, bureau DPMA B5, 142 rue du Bac, 75007 Paris pour le 25 avril 2004, délai de rigueur.

* Si un établissement n’a aucune proposition à présenter pour un corps donné, il doit envoyer un état néant.

Je vous remercie par avance de votre contribution active au bon déroulement de ces opérations.

Pour le ministre de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche
et par délégation,
Le directeur des personnels, de la modernisation et de l’administration
Dominique ANTOINE

Annexes

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