L'attention des agents, qui souhaitent faire acte de candidature, est appelée sur les spécificités de ce recrutement et les attentes au regard des fonctions qu'un administrateur civil est appelé à exercer, lesquelles se situent majoritairement au sein des administrations centrales.

À ce titre, le comité de sélection, tant dans l'examen des dossiers que lors de l'entretien oral, va rechercher des cadres dont la culture administrative et l'ouverture d'esprit les préparent à ces fonctions. De ce fait, les personnels qui exercent des métiers plus spécifiques à l'éducation doivent être sensibilisés à ces attentes et à la nécessité de valoriser dans leur parcours et leur expérience des éléments en adéquation avec le profil d'un cadre supérieur d'une administration de l'État. Les intéressés peuvent, s'ils le souhaitent, prendre contact avec le service de l'encadrement pour obtenir des informations utiles à ce titre avant la formalisation de leur candidature.

La présente note s'appuie sur les circulaires DGAFP du 24 novembre 2011 et du 20 novembre 2013 sus-référencées. Elle précise, pour les agents de catégorie A, gérés ou affectés au ministère de l'éducation nationale ou au ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, la procédure à suivre pour présenter un dossier de candidature en vue d'une nomination au choix dans le corps des administrateurs civils au titre de l'année 2014, conformément aux dispositions du décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié sus-référencé. Elle expose le principe et les modalités de la sélection (I), les conditions de candidature (II), la procédure (III), la constitution du dossier de candidature (IV), l'audition, la nomination et le reclassement (V).

I - Principe et modalités de sélection

Le recrutement au choix par la voie de la promotion interne dans le corps des administrateurs civils est ouvert annuellement à tous les fonctionnaires de l'État de catégorie A et aux fonctionnaires et agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale occupant un emploi de catégorie A ou assimilé.

Les fonctions pouvant être exercées par les administrateurs civils sont présentées en annexe « Fonctions ».

Le nombre de postes ouverts à la sélection ainsi que leur répartition entre administrations est déterminé par arrêté du Premier ministre.

Conformément à la procédure en vigueur, les dossiers de candidature, transmis par la voie hiérarchique, sont soumis au comité de sélection interministériel qui établit, après examen, une liste des candidats à auditionner.

À l'issue de ces auditions d'une durée de 30 minutes, le comité de sélection propose une liste d'aptitudes classée par ordre alphabétique et complétée, le cas échéant, par une liste complémentaire établie par ordre de mérite qui sera arrêtée par le ministre de la fonction publique.

II -  Conditions de candidature

Conformément aux dispositions du décret du 16 novembre 1999 modifié, les fonctionnaires et agents de catégorie A susmentionnés doivent justifier, au 1er janvier 2014, de huit ans de services effectifs dans un corps de catégorie A ou sur un emploi de catégorie A ou assimilé. Ces services peuvent être décomptés dans un ou plusieurs corps ou emplois de catégorie A.

III - Procédure

Les fonctionnaires en position de détachement ou mis à disposition peuvent, à leur choix, se porter candidat auprès de leur administration d'origine ou auprès de leur administration d'accueil.

Ceux qui ont choisi de se porter candidat auprès de leur structure d'accueil doivent prendre contact avec le service gestionnaire de cette administration pour connaître les modalités de transmission des dossiers. Le service gestionnaire d'accueil devra en informer l'administration d'origine.

1) Transmission des dossiers

Les dossiers de candidature, constitués de toutes les pièces demandées, doivent être transmis par la voie hiérarchique à la direction générale des ressources humaines - Service de l'encadrement - Bureau DGRH E2-1. Ce bureau, après instruction de tous les dossiers, les transmettra à la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP).

Aucun dossier de candidature ne doit être transmis directement à la DGAFP.

2) Calendrier

Les dossiers de candidature, revêtus des appréciations hiérarchiques, doivent parvenir au bureau DGRH E2-1 au plus tard le 31 janvier 2014. Le respect de cette date est impératif pour le bon déroulement de la procédure.

Il est vivement recommandé aux candidats d'adresser suffisamment tôt leur dossier au supérieur hiérarchique dont ils relèvent.

3) Formation

Une réflexion est actuellement engagée sur la formation qui sera dispensée aux candidats au « tour extérieur ». Des instructions complémentaires ont été données dans une note spécifique.

IV - Constitution du dossier de candidature

Il est précisé que, lors de la sélection, les carrières diversifiées sont valorisées, car elles révèlent une expérience garante des compétences attendues pour exercer des fonctions d'encadrement supérieur.

Cette diversité peut s'exprimer de plusieurs façons. Il peut s'agir d'une alternance de parcours entre :

- administration centrale et services déconcentrés ;

- le ministère de l'éducation nationale et le ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche ;

- l'un de ces deux ministères et un employeur « extérieur » (collectivité territoriale ou autre administration).

Les fonctions diversifiées sont également appréciées (pédagogie, administration, pilotage, etc.). Ainsi, des profils trop marqués par un métier (profils purement pédagogiques, comptables ou dans un seul domaine administratif) ne correspondent pas pleinement à la diversité attendue.

Il est fortement conseillé aux fonctionnaires intéressés par cette procédure de se reporter aux statistiques et rapports du jury, disponibles en ligne sur le site de la fonction publique (http://www.fonction-publique.gouv.fr/, rubrique « statut et rémunérations », « encadrement supérieur », « recrutement », « les tours extérieurs ») afin d'apprécier les qualités attendues par le comité de sélection.

1) Pièces devant être transmises par le candidat

- Un curriculum vitæ dactylographié accompagné d'une photographie d'identité

Rédigé sur deux pages maximum, daté et signé, ce document doit mentionner les affectations successives et les fonctions correspondantes, avec leur durée, les responsabilités effectivement exercées, les travaux réalisés, les avancements de grade en indiquant leur modalité (promotion interne ou concours), les titres et diplômes acquis, les concours présentés.

La description des postes occupés doit porter notamment sur le champ réel des compétences exercées, le nombre de personnes encadrées et le niveau des responsabilités assumées.

- Une lettre de motivation manuscrite

Dans cette lettre d'une page maximum, datée et signée, le candidat doit faire connaître l'appréciation qu'il porte sur les différentes étapes de sa propre carrière, le sens qu'il veut lui donner, et les raisons qui l'amènent à présenter sa candidature.

Le candidat doit y consigner l'essentiel de son expérience, ce qu'il en a retiré sur les plans humain et professionnel, et les raisons qui le conduisent à vouloir donner une dimension supérieure à sa carrière.

Cette lettre, dont le contenu et la conception n'ont rien de commun avec le curriculum vitæ, constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection. Une version dactylographiée peut être jointe au dossier.

- Le descriptif d'une réalisation professionnelle

Ce document de deux pages maximum, dactylographié, daté et signé, doit être l'occasion pour le candidat de décrire avec précision une mission qu'il a eu à mener lors de son affectation actuelle ou de son affectation immédiatement précédente. Le candidat choisira le sujet qu'il souhaite évoquer, décrira précisément cette mission ou réalisation, ses enjeux, le rôle qui lui incombait (initiateur, pilote, contributeur), la méthode qu'il a choisie pour conduire cette mission, en l'explicitant, le résultat obtenu et ce qu'il en retire.

- La déclaration suivante, datée et signée

 « Je soussigné(e)......reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être titularisé(e) dans le corps des administrateurs civils, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée, puis éventuellement, à occuper un emploi de sous-préfet(e). Je m'engage à accepter un tel emploi sous peine d'être radié(e) du corps ».

- Un organigramme détaillé de la sous-direction ou du service dans lequel le candidat exerce

Il est demandé au candidat de se situer dans cet organigramme. Doivent être précisées l'organisation de sa sous-direction ou de son service ainsi que les caractéristiques des bureaux ou unités administratives (corps d'appartenance des chefs de bureaux, description succincte des attributions de chaque bureau et nombre d'agents par catégorie pour chaque bureau). Aucun sigle dont la signification n'est pas préalablement donnée ne doit être utilisé.

2) Annexes

Outre les cinq documents décrits ci-dessus, les dossiers doivent comprendre les annexes suivantes, téléchargeables en format word ou excel sur le site de la fonction publique (http://www.fonction-publique.gouv.fr/, rubrique « statut et rémunérations », « encadrement supérieur », « recrutement », « les tours extérieurs », « calendrier - tour extérieur 2014 »). L'attention des candidats est attirée sur le fait que l'annexe 1 est un fichier excel composé de deux onglets.

- La fiche d'appréciation sur le candidat (annexe 1)

Elle est élaborée par une autorité unique pour les candidats d'une même direction ou d'un même service (selon le lieu d'affectation des candidats, directeur d'administration centrale, recteur ou président d'université).

Le nom et la qualité du signataire seront clairement indiqués. Eu égard au niveau de recrutement des administrateurs civils, il est indispensable que ce soit l'une des autorités hiérarchiques mentionnées ci-dessus qui signe la fiche de proposition, manifestant ainsi l'intérêt porté à cette promotion.

Cette fiche, qui vise à la fois à fournir aux membres du comité de sélection un document objectif et précis sur la valeur des candidats mais aussi à donner des éléments sur les derniers postes qu'ils ont occupés, doit être remplie avec une volonté d'objectivité réelle. Les appréciations doivent être détaillées et nuancées. Il est souhaitable d'éviter de renseigner toutes les rubriques au meilleur niveau d'appréciation, les membres du comité de sélection ne pouvant que s'interroger sur une série de fiches ne faisant apparaître aucun point faible.

La mention « sans objet » de la page 2 doit être entendue comme indiquant que l'une des questions posées est inadaptée à la situation. Les critères énumérés au A de la page 2 doivent être compris de façon circonstanciée et donc pondérés par une appréciation qualitative.

Afin de permettre au bureau DGRH E2-1 une instruction efficace des dossiers, l'appréciation d'ensemble figurant à la fin de l'annexe 1 doit être transmise par mail, sous format word, à l'adresse teac-dgrhe@education.gouv.fr.

Pour les candidats en position de détachement, cette fiche doit, dans tous les cas, être élaborée par l'autorité auprès de laquelle ils sont détachés. Néanmoins, l'administration d'origine se garde la faculté de compléter ce document, en particulier si le détachement est récent.

- Le dossier de candidature (annexe 2) dont toutes les rubriques doivent être complétées par l'administration

La partie « description des fonctions actuelles » (page 3) concerne le profil du poste tenu : elle doit être exclusivement descriptive et ne doit comporter aucun élément d'appréciation sur la manière de servir du candidat.

Elle fait apparaître le champ de compétences de l'emploi et détaille les tâches qu'il recouvre ainsi que leur importance relative (réglementation, gestion, contrôle, etc.). Elle précise également le nombre et la qualité des agents placés sous l'autorité du candidat.

La partie « carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration » (page 4) doit retracer tous les services effectués en catégorie A ou assimilé et impérativement être certifiée par le service chargé des ressources humaines dont relève le candidat.

Compte tenu du délai entre l'élaboration du dossier et l'audition des candidats, il est nécessaire d'informer le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) des éventuels  changements de fonctions et de toute promotion (ou succès à un concours) intéressant un candidat.

- Des documents relatifs à l'évaluation du fonctionnaire (annexe 3)

Les notations et appréciations des cinq dernières années doivent faire l'objet d'une transcription dactylographiée. Est jointe la photocopie du ou des derniers comptes rendus des entretiens professionnels ou d'évaluation du fonctionnaire, dans la limite de cinq.

V -  Audition, nomination et reclassement

La liste des fonctionnaires retenus pour être auditionnés par le comité de sélection peut être consultée sur le site Internet de la fonction publique (http://www.fonction-publique.gouv.fr/, rubrique « statut et rémunérations », « encadrement supérieur », « recrutement », « les tours extérieurs »). Chacun d'eux est convoqué individuellement par les services de la DGAFP.

L'audition, d'une durée de trente minutes, doit permettre aux membres du comité de sélection, d'une part, d'évoquer les acquis professionnels du candidat décrits dans son dossier et, d'autre part, d'apprécier sa personnalité, ses motivations ainsi que ses aptitudes à exercer des responsabilités d'encadrement et d'animation.

Les candidats retenus sont nommés administrateurs civils stagiaires à compter du 1er mars 2015, par décret du Président de la République.

Conformément à l'article 8 du décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié portant statut particulier du corps des administrateurs civils, ils sont reclassés à un échelon du grade d'administrateur civil comportant un traitement égal ou à défaut immédiatement supérieur à celui dont ils bénéficiaient dans leur corps d'origine.

Cela implique notamment que :

- les promotions d'échelon ou de grade dans le corps d'origine, dont la date d'effet est postérieure à la date d'effet de la nomination comme administrateur civil stagiaire, ne peuvent en aucun cas être prises en compte pour le reclassement dans le nouveau corps ;

- les candidats détachés sur des emplois fonctionnels (chefs de services extérieurs en particulier) ne peuvent être reclassés que sur la base de l'échelon atteint dans le corps d'origine et non de celui atteint dans l'emploi de détachement.

Je vous saurais gré de porter ces informations à la connaissance des fonctionnaires relevant de votre autorité et remplissant les conditions pour pouvoir postuler. Il est en effet nécessaire que chacun puisse apprécier la situation financière qui résulterait de son intégration dans le corps des administrateurs civils.

En ce qui concerne l'affectation, dont les modalités sont prévues dans la circulaire DGAFP du 24 novembre 2011, visée en référence, l'attention des candidats doit être appelée sur le fait que le corps des administrateurs civils constitue un corps interministériel. Les lauréats ont donc vocation à être affectés auprès de tout employeur ayant ouvert un poste. Sans que cela ne représente un caractère obligatoire, il paraît opportun que les lauréats marquent leur entrée dans ce corps par un changement d'environnement professionnel.

La titularisation est subordonnée à l'accomplissement effectif à temps plein d'un cycle de perfectionnement d'une durée de cinq mois, débutant en mars 2015, organisé par l'École nationale d'administration. L'ensemble de la formation se déroule à Strasbourg. Les administrateurs civils ainsi recrutés rejoindront leur poste le 1er septembre 2015.

Je vous demande de veiller au strict respect de ces instructions, notamment en ce qui concerne la date limite d'envoi des dossiers de candidatures, et appelle à nouveau votre attention sur le fait qu'aucun dossier ne doit être transmis directement à la direction générale de l'administration et de la fonction publique.

Je vous invite à saisir le service de l'encadrement (bureau DGRH E2-1) pour toute demande de renseignement complémentaire sur le déroulement de cette sélection.

Vos contacts : 01 55 55 36 56 ; 01 55 55 35 74 ; 01 55 55 11 71 ; teac-dgrhe@education.gouv.fr