La présente instruction a pour objet de préciser la procédure annuelle d'instruction des dossiers de demande d'habilitation des organismes de formation afin d'organiser les sessions conduisant à la délivrance du brevet d'aptitude aux fonctions d'animateur (Bafa) et de directeur (BAFD) en accueils collectifs de mineurs.

1. Réception des dossiers de demandes d'habilitation

Toute structure candidate à l'habilitation en qualité d'organisme de formations conduisant à la délivrance du Bafa et du BAFD doit déposer un dossier comportant les pièces suivantes :

- le dossier de demande d'habilitation (publié sur www.jeunes.gouv.fr et sur l'Intranet Paco) (annexe I) ;

- son projet éducatif ;

- son bilan et son compte de résultat approuvés, pour l'exercice écoulé ;

- le budget prévisionnel de la première année pour laquelle l'habilitation est demandée et le document analytique concernant le secteur de la formation des brevets d'aptitude aux fonctions d'animateur et, le cas échéant, de directeur ;

- l'attestation de non sous-traitance ;

- le cas échéant, l'arrêté d'agrément en qualité d'association de jeunesse et d'éducation populaire.

Pour les organismes souhaitant obtenir le renouvellement de l'habilitation, vous veillerez à ce que les tableaux figurant dans le chapitre « Renouvellement » en fin du dossier soient renseignés précisément.

La date limite de dépôt des dossiers est réglementairement fixée au 15 septembre minuit de l'année qui précède le premier jour de la période pour laquelle l'habilitation est demandée, le cachet de la poste faisant foi.

Il vous appartient d'informer l'ensemble des organismes de votre région, notamment ceux dont la période d'habilitation arrive à échéance.

Afin de garantir l'équité dans le traitement des organismes demandeurs, les dossiers déposés après cette date ou ceux qui n'ont pas été complétés dans le délai fixé par votre service doivent être impérativement déclarés irrecevables. Vous notifierez le cas échéant à l'organisme de formation concerné l'irrecevabilité de sa demande par lettre recommandée avec demande d'avis de réception et l'informerez des délais et voies de recours.

Si le dossier est complet, vous accuserez réception de celui-ci conformément aux dispositions du Code des relations entre le public et l'administration, notamment ses articles L.112-3 et R. 112-5.

Si le dossier est incomplet, vous indiquerez au demandeur, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, les pièces manquantes dont la production est indispensable à l'instruction de la demande et fixerez un délai pour la réception de ces pièces (délai de sept jours minimum conseillé).

J'appelle votre attention sur le fait que, conformément aux dispositions du décret n° 2014-1307 du 23 octobre 2014 relatif aux exceptions à l'application du délai de deux mois de naissance des décisions implicites d'acceptation sur le fondement du II de l'article 21 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, le silence gardé par l'administration pendant un délai de six mois sur une demande d'habilitation vaut acceptation.

Ce principe est repris à l'article 3 de l'arrêté du 15 juillet 2015 relatif aux brevets d'aptitude aux fonctions d'animateur et de directeur en accueils collectifs de mineurs.

Je vous demande donc de veiller, le cas échéant, à instruire et transmettre à la Djepva les demandes d'habilitation qui seraient formulées auprès de vos services au cours du premier semestre de l'année en cours, pour que l'administration puisse répondre dans les délais impartis.

2. Instruction des demandes d'habilitation au niveau régional

2.1 - Critères de recevabilité et instruction

La principale condition de recevabilité d'une demande d'habilitation est l'existence d'une structure administrative et pédagogique opérationnelle sur le territoire régional.

Les demandes des organismes qui ne disposent pas d'une telle structure ne sont pas recevables.

Dans ce cas, vous notifierez la décision d'irrecevabilité en indiquant les délais et voies de recours.

Les demandes d'habilitation seront examinées au regard des dix critères définis par l'article 5 de l'arrêté du 15 juillet 2015 susmentionné.

Pour l'ensemble des organismes, vous veillerez à ce que les justificatifs demandés au critère 2 du cahier des charges (existence d'un réseau de directeurs et de formateurs de sessions) soient bien communiqués, et qu'ils permettent de répondre aux exigences réglementaires de l'arrêté du 15 juillet 2015.

Par ailleurs, vous vous attacherez à fournir toute information utile à la décision finale (constats ou informations recueillis à l'occasion de l'accompagnement et/ou du contrôle des organismes de formation ainsi que les préconisations qui auraient pu être formulées).

Ces éléments ont vocation à être communiqués aux organismes qui en feraient la demande et seront mentionnés dans la partie « Observation ».

2.2 - Avis de la commission régionale de la jeunesse, des sports et de la vie associative

Les demandes d'habilitation régionale seront soumises pour avis à la formation spécialisée de la Commission régionale de la jeunesse, des sports et de la vie associative (CRJSVA).

La CRJSVA devra vérifier que les organismes candidats à l'habilitation ont la capacité d'organiser l'intégralité des formations sollicitées : session de formation générale et d'approfondissement ou de qualification pour le Bafa, session de formation générale et de perfectionnement pour le BAFD. L'avis rendu précisera, entre autres, s'ils remplissent cette condition et si le nombre et la qualification des formateurs sont suffisants.

S'agissant des organismes dont les dossiers ont reçu un avis défavorable lors d'une précédente campagne d'habilitation, la CRJSVA s'assurera que le nouveau dossier présenté tient compte des observations précédemment émises. Elle pourra s'appuyer le cas échéant, sur une synthèse du rapport d'inspection.

L'habilitation reposant notamment sur le strict respect des dix critères définis à l'article 5 de l'arrêté du 15 juillet 2015 déjà cité, la commission régionale vérifiera si les dossiers qui lui sont soumis respectent chacun de ces critères. Si tel n'est pas le cas, elle devra le mentionner dans son avis.

La direction régionale chargée de la mission de contrôle et d'évaluation des organismes de formation peut, afin d'éclairer les échanges et les travaux de la commission régionale, produire une synthèse des rapports d'inspection qui concernent les organismes qui formalisent une demande de renouvellement de leur habilitation.

Vous veillerez à ce que les avis rendus par la CRJSVA soient précis, motivés et portent sur l'ensemble des critères d'habilitation.

J'appelle votre attention sur le fait que, dans le cadre du traitement d'un recours gracieux auprès du ministre ou d'un recours contentieux, l'arrêté de désignation des membres de la formation spécialisée de la CRJSVA et le procès verbal de la délibération mentionnant son avis devront être transmis à mes services.

3. Bilans d'activité

Les organismes de formation bénéficiant d'une habilitation dans votre région doivent vous adresser chaque année un compte-rendu retraçant leur activité.

Vous trouverez ci-joint le document relatif au compte-rendu d'activité pour la période N-1, établi conformément aux dispositions prévues à l'article 8 de l'arrêté du 15 juillet 2015 relatif aux brevets d'aptitude aux fonctions d'animateur et de directeur en accueils collectifs de mineurs (annexe II).

Il est à adresser aux organismes habilités dans votre région et devra vous être renvoyé dûment renseigné avant le 15 septembre.

Les organismes bénéficiant d'une habilitation nationale adressent directement leurs bilans annuels d'activité à la Djepva sous le présent timbre (DJEPVA.SD2A@jeunesse-sports.gouv.fr).

Dans le cadre de la préparation de l'instruction des demandes de renouvellement d'habilitation, vous me transmettrez, également sous le présent timbre et avant le 15 octobre, le récapitulatif des incidents ainsi que les rapports rédigés par vos services concernant les organismes dont l'habilitation arrive à échéance. Les arrêtés peuvent être consultés depuis l'Intranet Paco.

4. Calendrier

Afin de faciliter l'étude des dossiers de demandes d'habilitation, vous trouverez en annexe III à la présente instruction une grille d'analyse des dix critères.

Le respect de ce calendrier est impératif afin que les dossiers puissent être examinés dans de bonnes conditions par la Commission nationale.

Je vous remercie de me saisir, sous le présent timbre, des éventuelles difficultés liée à l'application de la présente instruction.