La présente circulaire actualise les modalités de gestion applicables pour le paiement trimestriel des bourses aux élèves des collèges et lycées de l'enseignement public, en conformité avec l'instruction comptable codificatrice M9.6 du 27 avril 2015.

La circulaire n° 2015-027 du 19 février 2015 est abrogée.

Les règles de gestion ici présentées permettent aux établissements de disposer de la majeure partie des fonds nécessaires avant la date d'échéance de chaque terme de bourses, selon un rythme de versement de subventions plus adapté à l'environnement Chorus.

La mise en application de ces modalités, depuis 2015, permet de limiter le nombre de versements de subvention en assurant des provisions suffisantes aux établissements.

Dans ce but, et pour chaque dispositif de bourse (collège et lycée), vous opterez pour l'une des deux procédures préconisées, en assurant aux établissements un niveau de subventions pour les bourses nationales qui corresponde à l'engagement effectif de l'État pour ces dépenses obligatoires.

1- Bourses de collège

Vous procéderez au versement d'une provision à partir du début du mois de mars qui comprendra obligatoirement le montant de subvention nécessaire aux paiements des bourses de collège pour la période de janvier à juin, au vu de l'état récapitulatif fourni au premier trimestre par l'établissement.

Ce premier versement annuel pourra également inclure une provision de 70 % du montant estimé pour le trimestre septembre-décembre.

Si nécessaire, la provision de 70 % au titre de la période de septembre à décembre sera ajustée pour tenir compte des modifications de structure prévues à la rentrée scolaire suivante, pouvant avoir une incidence, soit de forte réduction, soit d'augmentation du nombre prévisionnel de boursiers.

Dans l'hypothèse d'une subvention en mars, limitée aux besoins pour la période de janvier à juin :

- les variations du nombre de bénéficiaires liées au départ ou à l'arrivée d'élèves déjà boursiers, ainsi que les retenues pour absences non justifiées, feront l'objet d'un ajustement au vu des états récapitulatifs que vous transmet chaque collège à la fin du deuxième et du troisième trimestre de l'année scolaire ;

- cette régularisation pour les bourses versées de janvier à juin sera effectuée au plus tard début juillet, et inclura une provision pour le premier trimestre de l'année scolaire à venir. Cette provision correspondra à 70 % du montant constaté au premier trimestre de l'année scolaire en cours.

Dans l'hypothèse d'une subvention en mars couvrant les besoins pour la période de janvier à juin, ainsi qu'une provision pour le premier trimestre de l'année scolaire suivante :

- les variations du nombre de bénéficiaires liées au départ ou à l'arrivée d'élèves déjà boursiers, ainsi que les retenues pour absences non justifiées, seront justifiées par l'établissement en fournissant les états récapitulatifs à la fin du deuxième et du troisième trimestres de l'année scolaire ;

- la provision pour le premier trimestre de l'année scolaire suivante correspondra à 70 % du montant constaté au premier trimestre de l'année scolaire en cours.

Quelle que soit l'option choisie, la régularisation intervenant en novembre devra prendre en considération pour chaque collège :

- la situation comptable au 31 décembre précédent des comptes 44112* et 441912* de l'établissement (accessible dans cofipilotage) ;

- la(les) provision(s) déjà versée(s) ;

- les états récapitulatifs des deuxième et troisième trimestres de l'année scolaire précédente ;

- la situation comptable au 31 août de l'année en cours des comptes 44112* et 441912* de l'établissement ;

- l'état récapitulatif du premier trimestre qui doit être fourni fin octobre.

Je vous rappelle la nécessité d'une régularisation de fin d'année qui soit la plus exhaustive possible.

Ces modalités de versement des subventions ne dispensent pas les collèges d'adresser, au titre de chaque trimestre, au service académique des bourses nationales, selon les modalités que vous aurez communiquées aux établissements :

- l'état récapitulatif trimestriel issu de SIECLE Bourses ;

- la liste des élèves boursiers du trimestre.

2- Bourses de lycée

Au cours de l'année civile, un maximum de trois versements de subvention doit être effectué. Ils s'organiseront de la manière suivante.

Versement d'une provision à partir du début mars qui comprendra :

- les régularisations du premier trimestre pour les décisions intervenues tardivement en fin d'année civile précédente ;

- les rappels pour les décisions intervenues au deuxième trimestre de l'année scolaire, mais avec effet à compter du premier trimestre ;

- la provision pour la période de janvier à juin.

Le montant de la provision pour la période de janvier à juin peut être établi à partir de la liste des boursiers de l'établissement au deuxième trimestre (après déduction des rappels de bourse au titre du premier trimestre), selon la formule de calcul ci-dessous :

Montant total correspondant à la liste des boursiers de l'établissement au titre du deuxième trimestre - Rappels au titre du premier trimestre x 2 + rappels au titre du premier trimestre.

Ce versement initial pourra intégrer un acompte provisionnel de 70 % du montant estimé pour le premier trimestre de l'année scolaire suivante (septembre-décembre).

Pour cette provision, il convient de retenir 70 % du montant total des bourses du premier trimestre de l'année scolaire en cours (montant des bourses du premier trimestre pour l'établissement concerné, y compris les rappels éventuels au titre du premier trimestre versés au second trimestre). A défaut, les 70 % seront appliqués au total de l'état récapitulatif du premier trimestre tiré de l'application de gestion des bourses nationales (Agebnet).

Au besoin, cette provision de 70 % au titre de la période de septembre à décembre, sera ajustée pour tenir compte des modifications de structure prévue à la rentrée scolaire suivante et pouvant avoir une incidence, soit de forte réduction, soit d'augmentation du nombre prévisionnel de boursiers.

Si le premier versement de subvention effectué début mars n'intègre pas de provision pour la période de septembre à décembre, le deuxième versement doit intervenir au cours du mois de juillet et couvrir :

- la régularisation, positive ou négative, de la période de janvier à juin ;

- la provision pour le premier trimestre de l'année scolaire suivante, selon les modalités de calcul décrites ci-dessus.

Enfin, le dernier versement de subvention au titre de l'année civile doit permettre à l'établissement d'honorer tous les paiements de bourses du premier trimestre de l'année scolaire.

Ce dernier versement de subvention, qui interviendra au cours du mois de novembre, doit correspondre au solde nécessaire à l'établissement pour procéder au paiement du premier terme de l'ensemble des bourses actives pour la nouvelle année scolaire et prendra en considération :

- la situation comptable au 31 décembre précédent des comptes 44112* et 441912* de l'établissement (accessible dans cofipilotage) ;

- les provisions déjà versées ;

- les régularisations éventuelles sur la période de janvier à juin ;

- la situation des comptes 44112 et 441912 de l'établissement au 31 août de l'année en cours.

Les différents versements de provision et de régularisation au titre des bourses nationales de lycées ne justifient plus l'utilisation des bordereaux de demande de versement de provision ou de régularisation, produits par les établissements. Les listes de boursiers à payer, établies pour chaque trimestre par le service académique des bourses, permettent de justifier l'attribution des subventions.

Toutefois, et selon les modalités que vous aurez définies pour votre académie, les gestionnaires transmettront un état global de liquidation à chaque trimestre, visé par l'ordonnateur et l'agent comptable. Cet état vous sera nécessaire pour contrôler les demandes de régularisations éventuelles, notamment par rapprochement avec l'état récapitulatif trimestriel des bourses de l'établissement fourni par l'application Agebnet.

Une fiche technique à destination des services académiques des bourses nationales est annexée à cette circulaire. 

Je vous demande de bien vouloir veiller à l'exécution de ces instructions et à me saisir, sous le présent timbre, des difficultés que vous pourriez rencontrer dans leur application.