Article 1 - La présente décision a pour objet de fixer les principes et les modalités de l'utilisation, par les organisations syndicales, des technologies de l'information et de la communication, au sein des services et des établissements publics, pour leur permettre de communiquer des informations syndicales sous forme dématérialisée.

La présente décision ministérielle ne concerne pas les messages des organisations syndicales à destination de leurs adhérents.

Chapitre 1er - Dispositions générales

Article 2 - L'accès aux technologies de l'information et de la communication définies à l'article 2 de l'arrêté du 4 novembre 2014 susvisé est autorisé, au sein de l'administration centrale, des services déconcentrés et des établissements publics du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, aux organisations syndicales dans les conditions fixées par la présente décision.

Les organisations syndicales mentionnées au premier alinéa sont les organisations syndicales de fonctionnaires légalement constituées qui ont pour objet la défense des intérêts professionnels des personnels du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Article 3 - Les technologies de l'information et de la communication mentionnées à l'article 2 sont composées de la mise à disposition des organisations syndicales d'au moins une adresse de messagerie électronique aux coordonnées de l'organisation syndicale, d'une page d'information syndicale qui lui est spécifiquement réservée, accessible à l'ensemble des personnels sur le site intranet ou à défaut sur le site internet des différents services et établissements publics, ainsi que de la mise à disposition de listes de diffusion.

Article 4 - Les organisations syndicales qui demandent à bénéficier d'une adresse de messagerie électronique ou d'une page d'information syndicale sur l'intranet ou, à défaut, sur le site internet, du service ou de l'établissement public désignent, par écrit, au chef du service ou de l'établissement public, un ou plusieurs interlocuteurs référents qui peuvent être extérieurs au service ou à l'établissement public concerné. En cas de départ d'un interlocuteur référent, l'organisation syndicale désigne un nouvel interlocuteur référent dans les mêmes conditions.

Article 5 - Seules les adresses de messagerie électronique syndicale enregistrées par le service ou l'établissement public concerné peuvent être utilisées pour l'émission de messages à destination de la boîte professionnelle des agents.

La dénomination des adresses de messagerie électronique syndicale fait apparaître explicitement le nom ou le sigle de l'organisation syndicale.

Les principes de confidentialité énoncés à l'article 5 de l'arrêté du 4 novembre 2014 susvisé s'appliquent à l'ensemble des messages et informations transmis par les organisations syndicales au titre du présent chapitre.

Article 6 - Dans le cadre de la publication d'informations syndicales sur le site intranet ou, à défaut, sur le site internet du service ou de l'établissement public, la mise en ligne de liens hypertextes est autorisée.

Article 7 - L'administration fournit aux interlocuteurs référents désignés par les organisations syndicales une assistance technique et une formation, incluant une sensibilisation aux bonnes pratiques de l'utilisation des technologies de l'information et de la communication, dans les mêmes conditions que pour tout utilisateur appartenant à un service ou à un établissement public.

Article 8 - À compter de la date de clôture du dépôt des candidatures et, au plus tard, un mois avant le jour du scrutin organisé pour le renouvellement d'une instance représentative du personnel et jusqu'à la veille du scrutin, toute organisation syndicale dont la candidature a été reconnue recevable à l'élection considérée a accès aux mêmes technologies de l'information et de la communication que celles précisées à l'article 3 de la présente décision.

Durant la période électorale, des mesures spécifiques à la diffusion des messages peuvent être mises en place.

Article 9 - En cas d'inobservation des termes de la présente décision, de la politique de sécurité des systèmes d'information, ou en cas de fonctionnement anormal du réseau informatique entravant l'accomplissement des missions de l'administration, celle-ci se réserve le droit de suspendre, à titre conservatoire, tout type d'accès aux services offerts, après en avoir informé l'organisation syndicale concernée.

Chapitre 2 - Création et utilisation de listes de diffusion dans les services centraux, les services déconcentrés et les établissements publics locaux d'enseignement relevant du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Article 10 - À la demande des organisations syndicales désignées à l'alinéa 2 de l'article 2 de la présente décision, un fichier général des personnels est mis à disposition. Le périmètre de ce fichier correspond au périmètre des personnels mentionnés dans les statuts desdites organisations syndicales.

Ce fichier comporte les données suivantes : nom - prénom - affectation - adresse de messagerie professionnelle - corps - et, pour les personnels qui ne sont pas fonctionnaires, la mention « ANT » (agents non titulaires).

Le ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche transmet aux organisations syndicales utilisatrices, chaque année dans le courant du 4e trimestre de l'année civile, une mise à jour du fichier général des personnels.

Article 11 - Les organisations syndicales qui souhaitent utiliser une ou plusieurs listes de diffusion désignent un ou plusieurs interlocuteurs référents au niveau national, comme au niveau local. L'interlocuteur référent peut être celui qui a été désigné au titre de l'article 4.

L'organisation syndicale, désignée à l'article 10, demande la constitution, à partir du fichier général, d'une ou plusieurs listes de diffusion destinées à l'envoi d'informations vers les adresses de messagerie professionnelle des agents. Un agent ne peut recevoir plus de cinq messages par mois de la part de chaque organisation syndicale, quel que soit le nombre de listes créées.

Chaque liste de diffusion  demeure opérationnelle dès sa validation jusqu'au prochain renouvellement général des instances. Durant cette période, les seules modifications qui peuvent être apportées à chaque liste sont la mise à jour annuelle et les désabonnements.

Article 12 - Le volume d'un message électronique (corps du message et, le cas échéant, pièces jointes) ne peut dépasser 500 Kilo Octets. Dans le corps des messages, l'insertion de liens hypertextes redirigés vers des sites syndicaux est autorisée.

La diffusion des messages peut être soumise à des plages horaires, afin de ne pas interférer avec la diffusion de messages électroniques institutionnels prioritaires, nationaux ou locaux.

L'origine syndicale de l'envoi est mentionnée dans l'objet de chaque message électronique. Les modalités d'envoi des messages électroniques garantissent à l'ensemble des agents l'anonymat des autres destinataires et n'autorisent pas l'usage des accusés de réception, ni des accusés de lecture.

Article 13 - Chaque année, au cours du 4e trimestre de l'année civile, l'administration porte à la connaissance des personnels l'existence de ce dispositif dédié à la communication des organisations syndicales.

Un dispositif automatique est inséré dans chaque message pour permettre un éventuel désabonnement. Ce désabonnement d'une liste de diffusion est définitif jusqu'aux prochaines élections professionnelles. Le réabonnement volontaire par l'agent est possible. Le désabonnement et le réabonnement s'exécutent obligatoirement à partir de sa messagerie professionnelle.

Chapitre 3 - Dispositions concernant les établissements publics relevant du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche autres que les établissements publics locaux d'enseignement

Article 14 - Les conditions de mise en œuvre des dispositions du chapitre 1er de la présente décision sont fixées,  dans chaque établissement public relevant du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, par une décision du président ou du directeur, après avis du comité technique d'établissement.

Article 15 - Les décisions prévues à l'article 14, prises par les directeurs et présidents des établissements publics, sont rendues publiques sur un espace dédié du site internet des établissements, ainsi que sur un espace dédié du site intranet du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Article 16 - La liste des personnels en charge de la mise en œuvre de la présente décision, au sein de chaque établissement public, est communiquée aux organisations syndicales mentionnées à l'article 2.

Chapitre 4 - Entrée en vigueur

Article 17 - La présente décision abroge la circulaire n° 2012-080 du 20 avril 2012.

Article 18 - La présente décision sera publiée au Journal officiel de la République française.

Fait le 26 avril 2016