Bulletin officiel n°46 du 16 décembre 2010

Personnels

Liste d'aptitude

Liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil au titre de l'année 2011

NOR : MEND1029951N
note de service n° 2010-226 du 24-11-2010
MEN - ESR - DE B2-1


Texte adressé aux directrices et directeurs généraux et aux directrices et directeurs de l'administration centrale ; aux chefs du SAAM et du STSI ; à la déléguée à la communication ; au doyen de l'inspection générale de l'Éducation nationale ; au chef de service de l'inspection générale de l'administration de l'Éducation nationale et de la Recherche ; aux rectrices et recteurs d'académie ; aux présidentes et présidents d'université ; aux directrices et directeurs des grands établissements ; au chef du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel ; au contrôleur général ; aux chefs de bureau des cabinets
Références : circulaire DGAFP du 12-11-2010 ; arrêtés du 10-11-2010


Les modalités du recrutement au choix par la voie de la promotion interne des fonctionnaires de l'État de catégorie A dans le corps des administrateurs civils (tour extérieur) sont prévues par le décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié portant statut particulier du corps des administrateurs civils. Le tour extérieur des administrateurs civils, organisé au plan interministériel, permet le recrutement de 25 à 30 administrateurs civils chaque année.
Les administrateurs civils constituent un corps unique à vocation interministérielle relevant du Premier ministre.
Ils exercent des fonctions d'encadrement, de direction, d'expertise ou de contrôle dans les administrations et les établissements publics administratifs de l'État. À ce titre, ils exercent des fonctions de conception, de mise en œuvre et d'évaluation des politiques publiques, en assurant notamment l'encadrement et la coordination des services.
En administration centrale, ils occupent des fonctions de chef de bureau, de chargé de mission, ou d'encadrement supérieur sur des emplois de sous-directeur, directeur de projet, chef de service ou directeur. Les administrateurs civils constituent notamment le vivier principal des emplois de sous-directeur, chef de service des administrations centrales de l'État. Il convient toutefois de noter que, pour accéder à ces fonctions, un service effectif de huit ans dans le corps est nécessaire.
Dans les services déconcentrés et les services à compétence nationale, les administrateurs civils assistent les préfets et les directeurs et assurent les fonctions d'encadrement de services ou d'unités les composant ; dans les territoires
d'outre-mer, en Nouvelle-Calédonie et à Mayotte, ils assistent le représentant de l'État pour l'accomplissement des tâches qui lui incombent.
Au sein des services déconcentrés des ministères de l'Éducation nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, les administrateurs civils peuvent exercer également des fonctions de secrétaire général d'académie, de directeur général des services d'établissement public d'enseignement supérieur, d'administrateur de l'Éducation nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche ou d'inspecteur d'académie-directeur des services départementaux de l'Éducation nationale.
La présente note expose la procédure de nomination au choix dans le corps des administrateurs civils au titre de l'année 2011 : portée de la sélection (I) calendrier (II), conditions de candidature (III), procédure (IV), constitution du dossier de candidature (V), audition, nomination et reclassement (VI).
I - Portée de la sélection
Le recrutement au choix par la voie de la promotion interne dans le corps des administrateurs civils repose sur les principes suivants.
Cette voie est ouverte à tous les fonctionnaires de l'État de catégorie A et aux fonctionnaires et agents en fonction dans une organisation internationale, intergouvernementale occupant un emploi de catégorie A ou assimilé.
Le nombre de nominations qui peuvent être prononcées est calculé par application au nombre d'administrateurs civils issus de la promotion sortant de l'Ena en avril 2011 d'un pourcentage qui est déterminé par arrêté du Premier ministre (cf. l'arrêté du 29 septembre 2006 fixant le taux à 70 %).
Le nombre et la répartition, entre administrations, des emplois ainsi offerts seront établis par arrêté du Premier ministre, publié à la fin du mois de septembre 2011.
Les dossiers sont soumis au comité de sélection interministériel qui établit, après examen de tous les dossiers, une liste des candidats à auditionner.
Il est précisé que, lors de la sélection, les carrières diversifiées sont valorisées, car elles révèlent une expérience garante de compétences attendues pour exercer des fonctions d'encadrement supérieur.
Cette diversité peut s'exprimer de différentes façons. Il peut s'agir d'une alternance entre administration centrale et service déconcentré, entre ministère de l'Éducation nationale et ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, ou entre l'un de ces deux ministères et un employeur « extérieur » (collectivité territoriale ou autre administration).
Parmi les aspects de carrière qui sont valorisés figure également l'alternance entre des fonctions pédagogiques, administratives et de pilotage. Ainsi, des profils trop marqués dans un métier (profils purement pédagogiques, comptables ou dans un seul métier administratif) ne correspondent pas complètement aux profils diversifiés attendus.
Il est fortement conseillé aux fonctionnaires intéressés par cette procédure de se reporter aux rapports de jurys, disponibles en ligne sur le site de la fonction publique (http://www.fonction-publique.gouv.fr/rubrique285.html, rubrique « Être fonctionnaire », « Encadrement supérieur », « Recrutement », puis « Tour extérieur des administrateurs civils ») afin qu'ils puissent apprécier les qualités attendues par le comité de sélection.
Dans le cas où les agents intéressés souhaiteraient obtenir des conseils ou des renseignements avant de candidater, ils peuvent contacter la direction de l'encadrement (bureau DE B2-1) :
Tél : 01 55 55 13 80 / 01 55 55 36 56 / 01 55 55 35 74
À l'issue de ces auditions, le comité de sélection interministériel propose au ministre chargé de la Fonction publique une liste d'aptitude classée par ordre alphabétique, complétée, le cas échéant, par une liste complémentaire également établie par ordre alphabétique. Le ministre chargé de la Fonction publique arrête la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil.
II - Calendrier
Les dossiers de candidature, revêtus des appréciations hiérarchiques demandées, doivent parvenir au bureau DE B2-1 au plus tard le 28 janvier 2011.
Il est vivement recommandé aux candidats d'adresser suffisamment tôt leur dossier au supérieur hiérarchique dont ils relèvent.
III - Conditions de candidature
Conformément aux dispositions du décret du 16 novembre 1999 modifié, peuvent faire acte de candidature au titre de l'année 2011 les fonctionnaires de l'État de catégorie A et les fonctionnaires ou agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale qui justifient, au 1er janvier 2011, de huit ans de services effectifs dans un corps de catégorie A ou sur un emploi de catégorie A ou assimilé. Ces services peuvent être décomptés dans un ou plusieurs corps ou emplois de catégorie A.
À compter de l'année 2011, la condition d'âge est supprimée pour candidater à la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil.
IV - Procédure
La réception et l'instruction des candidatures ne sont plus assurées uniquement par l'autorité investie du pouvoir de nomination dans le corps de catégorie A auquel appartient le candidat.
Ainsi le fonctionnaire détaché ou mis à disposition auprès d'une administration de l'État peut à son choix se porter candidat auprès de son administration d'origine ou auprès de l'administration auprès de laquelle il est détaché ou mis à disposition, laquelle informe dans ce cas l'administration d'origine. Lorsque le pouvoir de nomination est exercé conjointement par plusieurs autorités, il convient de saisir celle dont le corps relève directement.
a) Pour les fonctionnaires non détachés ou détachés/mis à disposition et ayant choisi de se porter candidat auprès du MEN ou MESR
Les dossiers de candidature doivent être transmis par la voie hiérarchique à la direction générale des ressources humaines, bureau DE B2-1, Danielle Encausse, tél : 01 55 55 36 56 ou 01 55 55 13 80, courriel : danielle.encausse@education.gouv.fr
Le bureau DE B2-1 se chargera ensuite de transmettre chaque dossier au bureau de gestion du corps d'appartenance du candidat, qui vérifiera l'exactitude des éléments relatifs à la carrière (corps d'origine, ancienneté, notation), procédera à la certification des services présentés (page 4 du dossier de candidature) et complétera le cas échéant le dossier par les pièces manquantes (fiches de notation, évaluation, etc.).
Puis le bureau DE B2-1, chargé d'instruire tous les dossiers, les transmettra à la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP).
b) Pour les fonctionnaires détachés/mis à disposition et ayant choisi de se porter candidat auprès de l'administration auprès de laquelle ils sont détachés ou mis à disposition
Les candidats doivent prendre contact avec le service gestionnaire de leur administration d'accueil pour connaître les modalités de transmission des dossiers.
Aucun dossier de candidature ne doit être transmis directement à la DGAFP.
V - Constitution du dossier de candidature
Il est rappelé que les candidatures présentées au titre des opérations de sélection des années antérieures doivent être renouvelées, d'autant plus cette année que la présentation de ce dossier est modifiée (cf. infra a)).
Le bureau DE B2-1 doit être rendu destinataire à la fois de documents réalisés par le candidat et d'annexes nécessitant une intervention extérieure (signature, certification, etc.)
a) Pièces à fournir par le candidat
Chaque candidat doit fournir les cinq documents suivants :
- Un curriculum vitae dactylographié, daté et signé
Rédigé sur deux pages maximum, ce document doit mentionner : les affectations successives et les fonctions correspondantes, avec leur durée, les responsabilités effectivement exercées, le nombre de personnes encadrées, le niveau de responsabilités assumées, les travaux réalisés, les avancements de grade ou promotion de corps en indiquant leur modalité (promotion interne ou concours), les titres et diplômes acquis, les concours présentés.
- Une lettre de motivation manuscrite, datée et signée
Dans cette lettre d'au maximum trois pages, le candidat doit faire connaître l'appréciation qu'il porte sur les différentes étapes de sa propre carrière, le sens qu'il veut lui donner, et les raisons qui l'amènent à présenter sa candidature. Une copie dactylographiée de cette lettre peut être jointe au dossier.
Le candidat doit y consigner l'essentiel de son expérience, ce qu'il en a retiré sur les plans humain et professionnel, et les raisons qui le conduisent à vouloir élargir son activité au service de la collectivité.
Cette lettre, dont le contenu et la conception n'ont rien de commun avec le curriculum vitae, constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection. Son impact doit être souligné dans la mesure où elle constitue un document susceptible d'éclairer les membres du comité sur la personnalité du candidat et son potentiel.
- Le descriptif d'une réalisation professionnelle
Ce document, de deux pages maximum, dactylographié, doit être l'occasion pour le candidat de décrire avec précision une mission qu'il a eu à mener lors de son affectation actuelle ou son affectation immédiatement précédente. Le candidat choisira le sujet qu'il souhaite évoquer, décrira précisément cette mission ou réalisation, ses enjeux, le rôle qui lui incombait (initiateur, pilote, contributeur), la méthode qu'il a choisie pour conduire cette mission, en l'explicitant, le résultat obtenu et ce qu'il en retire.
- La déclaration suivante, datée et signée
« Je soussigné(e). reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être titularisé(e) dans le corps des administrateurs civils, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée, puis éventuellement, à occuper un emploi de sous-préfet(e). Je m'engage à accepter un tel emploi sous peine d'être radié(e) du corps ».
- Un organigramme détaillé de la structure dans laquelle il exerce (sous-direction, service, etc.)
Il est demandé au candidat de se situer dans cet organigramme. Doivent être précisés l'organisation de la structure ainsi que les caractéristiques des bureaux ou unités administratives (corps d'appartenance des chefs de bureau, description succincte des attributions de chaque bureau et le nombre d'agents par catégorie pour chaque bureau). Aucun sigle dont la signification n'est pas préalablement donnée ne doit être utilisé.
b) Annexes
Outre les cinq documents déposés par le candidat, les dossiers doivent comprendre les annexes suivantes établies au plan interministériel :
- La fiche d'appréciation sur le candidat (annexe 2)
Elle est élaborée par une autorité unique pour les candidats d'une même direction ou d'un même service, notamment quand il s'agit de fonctionnaires des services déconcentrés.
Le nom et la qualité du signataire (recteur, directeur d'administration centrale, etc.) seront clairement indiqués.
Cette fiche doit être remplie avec une volonté d'objectivité réelle et des appréciations détaillées et nuancées. Il est souhaitable d'éviter de remplir toutes les rubriques au meilleur niveau d'appréciation, les membres du comité de sélection ne pouvant que s'interroger sur une série de fiches ne faisant apparaître aucun point faible.
Pour les candidats en position de détachement, cette fiche doit, dans tous les cas, être élaborée par l'autorité auprès de laquelle ils sont détachés. Néanmoins, l'administration d'origine se garde la faculté de compléter ce document, en particulier si le détachement est récent.
- Le dossier de candidature (annexe 3)
La partie « description des fonctions actuelles » (page 3) concerne le profil du poste tenu : elle doit être exclusivement descriptive et ne doit comporter aucun élément d'appréciation sur la manière de servir du candidat.
Elle fait apparaître le champ de compétences de l'emploi et détaille les tâches qu'il recouvre ainsi que leur importance relative (réglementation, gestion, contrôle, etc.). Elle précise également le nombre et la qualité des agents placés sous l'autorité du candidat.
La partie « carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration » (page 4) doit retracer tous les services effectués en catégorie A ou assimilé et être certifiée par le directeur chargé du personnel dont relève le candidat.
Dans la mesure où les dossiers sont préparés bien avant que le comité de sélection n'établisse la liste des candidats auditionnés puis retenus, il est nécessaire d'actualiser, le cas échéant, ces informations, notamment en tenant informée la direction de l'encadrement des changements de fonctions intervenus depuis l'envoi initial du dossier, jusqu'au mois de septembre 2011. Toute promotion (ou succès à un concours) intéressant l'un des candidats devra être également signalée à la direction précitée.
- Des documents relatifs à l'évaluation du fonctionnaire
Les notations et appréciations des cinq dernières années doivent faire l'objet d'une transcription dactylographiée selon le modèle joint (annexe 4). Est jointe la photocopie du ou des comptes rendus des entretiens d'évaluation tenus avec le fonctionnaire depuis 2007.
Lorsque le candidat est en position de détachement, il appartient à l'administration d'origine de recueillir ces documents auprès de l'administration d'accueil, dans l'hypothèse où le dossier est déposé auprès de l'administration d'origine.
Les annexes 2, 3 et 4 sont disponibles sous format Word ou Excel. Les candidats peuvent demander la transmission de ces documents par courrier électronique. À cette fin, ils sont invités à prendre contact avec leur Ugarh (pour les personnels affectés en administration centrale du ministère de l'Éducation nationale et du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche) ou avec la direction de l'encadrement (bureau DE B2-1) pour les personnels affectés en service déconcentré. L'attention des candidats doit être attirée sur le fait que l'annexe 2 est un fichier Excel composé de deux pages.
VI - Audition, nomination et reclassement
La liste des fonctionnaires retenus pour être auditionnés par le comité de sélection peut être consultée sur le site internet de la fonction publique (cf. page 2 de la présente note de service). Chacun d'eux est convoqué individuellement par les services de la DGAFP.
L'audition, d'une durée de trente minutes, doit notamment permettre aux membres du comité de sélection d'une part, d'évoquer les acquis professionnels du candidat décrits dans son dossier et, d'autre part, d'apprécier la personnalité et les motivations du candidat ainsi que ses aptitudes à exercer des responsabilités d'encadrement et d'animation.
Les candidats retenus sont nommés administrateurs civils stagiaires par décret du Président de la République.
Ils sont reclassés à un échelon du grade d'administrateur civil comportant un traitement égal ou à défaut immédiatement supérieur à celui dont ils bénéficiaient dans leur corps d'origine. Cela implique notamment que :
- les promotions d'échelon ou de grade dans le corps d'origine, dont la date d'effet est postérieure à la date d'effet de la nomination comme administrateur civil stagiaire, ne peuvent en aucun cas être prises en compte pour le reclassement dans le nouveau corps ;
- les fonctionnaires qui percevaient dans leur ancien corps une rémunération supérieure à celle afférente au 9ème échelon du grade d'administrateur civil (IB 966) bénéficient d'une indemnité compensatrice. Celle-ci correspond à la différence entre l'indice majoré détenu par l'intéressé dans son corps d'origine et l'indice majoré de classement dans le corps d'accueil ;
- les candidats détachés sur des emplois fonctionnels (chefs de services extérieurs en particulier) ne peuvent être reclassés que sur la base de l'échelon atteint dans le corps d'origine et non de celui atteint dans l'emploi de détachement.
Je vous saurais gré de porter ces informations à la connaissance des fonctionnaires relevant de votre autorité et remplissant les conditions pour pouvoir postuler. Il est en effet nécessaire que chacun puisse apprécier la situation financière qui résulterait de son intégration dans le corps des administrateurs civils.
En ce qui concerne l'affectation, dont les modalités sont prévues dans la circulaire DGAFP visée en référence, l'attention des candidats doit être appelée sur le fait que le corps des administrateurs civils constitue un corps interministériel. Les lauréats ont donc vocation à être affectés auprès de tout employeur ayant ouvert un poste. Sans que cela ne représente un caractère obligatoire, il paraît opportun que les lauréats marquent leur entrée dans ce corps par un changement d'environnement professionnel.
La titularisation est subordonnée à l'accomplissement effectif à temps plein d'un cycle de perfectionnement d'une durée de cinq mois, débutant en mars 2012, organisé par l'École nationale d'administration. L'ensemble de la formation se déroule à Strasbourg. Les administrateurs civils ainsi recrutés rejoindront leur poste le 1er septembre 2012.
Je vous demande de veiller au strict respect de ces instructions, notamment en ce qui concerne la date limite d'envoi des dossiers de candidatures, et attire à nouveau votre attention sur le fait qu'aucun dossier ne doit être transmis directement à la direction générale de l'administration et de la fonction publique.
La direction générale des ressources humaines (bureau DE B2-1) est le correspondant pour toute demande de renseignement complémentaire sur le déroulement de cette sélection.

Pour le ministre de l'Éducation nationale, de la Jeunesse et de la Vie associative,
Pour la ministre de l'Enseignement supérieur et de la Recherche
et par délégation,
Le secrétaire général,
Pierre-Yves Duwoye

 
Annexe I
Note relative à l'établissement de l'annexe II
 
L'annexe II a été adoptée par la commission administrative paritaire interministérielle du corps des administrateurs civils du 10 juin 1993 dans le cadre des principes suivants.
1. Objectifs
- Fournir aux membres du comité de sélection du tour extérieur des administrateurs civils un document objectif et précis sur la valeur du candidat : en particulier, les appréciations littérales sont remplacées par des appréciations graduées de 0 à 4.
- Donner des éléments non seulement sur les aptitudes des candidats mais aussi sur les derniers postes occupés.
2. Auteur
Cette fiche doit, bien entendu, impérativement être remplie par le chef de service des candidats.
3. Particularités
- La mention « sans objet » de la page 2 doit être entendue comme indiquant qu'une des questions posées est inadaptée à la situation, certains candidats pouvant ne pas avoir été mis en mesure de démontrer une telle caractéristique dans l'emploi occupé.
- Les critères énumérés au A de la page 2 (importance de l'emploi occupé) doivent être compris de façon circonstanciée et donc pondérés par une appréciation qualitative : ainsi, s'agissant de la production de normes juridiques, on ne saurait comparer l'élaboration ou le contrôle de très nombreux actes mineurs dans la hiérarchie des normes, et répétitifs, à la conception de projets de lois ou de décrets plus complexes. Une pondération du même ordre doit être appliquée à la responsabilité exercée dans la gestion de crédits.
4. Situation du document à l'intérieur du dossier de candidature
Il est rappelé que ce document ne saurait, en aucune façon, constituer le seul élément de jugement du comité de sélection qui examine toutes les pièces du dossier.

Annexe 2
 
Annexe 3
 
Annexe 4
 
Annexe 5
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