Bulletin officiel n° 48 du 18 décembre 2008

Personnels

Liste d'aptitude

Accès au corps des administrateurs civils - année 2009

NOR : MEND0800958N
RLR : 610-4f
note de service n° 2008-157 du 4-12-2008
MEN - ESR - DE B2-1


Texte adressé au secrétaire général ; aux directeurs généraux et directeurs de l'administration centrale ; aux chefs du SAAM et du S.T.S.I. ; à la déléguée à la communication ; au doyen de l'inspection générale de l'Éducation nationale ; au chef de service de l'inspection générale de l'administration de l'Éducation nationale et de la Recherche ; aux rectrices et recteurs d'académie ; aux présidentes et présidents d'université ; aux directrices et directeurs des grands établissements ; au chef du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel ; au contrôleur général ; aux chefs de bureau des Cabinets


Les administrateurs civils constituent un corps unique à vocation interministérielle relevant du Premier ministre.
 
Ils exercent des fonctions d'encadrement, de direction, d'expertise ou de contrôle dans les administrations et les établissements publics administratifs de l'État. À ce titre, ils exercent des fonctions de conception, de mise en ouvre et d'évaluation des politiques publiques, en assurant notamment l'encadrement et la coordination des services.
 
En administration centrale, ils occupent des fonctions de chef de bureau, de chargé de mission, ou d'encadrement supérieur sur des emplois de sous-directeur, directeur de projet, chef de service ou directeur. Les administrateurs civils constituent notamment le vivier principal des emplois de sous-directeur, chef de service des administrations centrales de l'État. Il convient toutefois de noter que pour accéder à ces fonctions, un service effectif de huit ans dans le corps est nécessaire.
 
Dans les services déconcentrés et les services à compétence nationale, les administrateurs civils assistent les préfets et les directeurs et assurent les fonctions d'encadrement de services ou d'unités les composant ; dans les territoires d'outre-mer, en Nouvelle-Calédonie et à Mayotte, ils assistent le représentant de l'État pour l'accomplissement des tâches qui lui incombent.
 
Au sein des services déconcentrés des ministères de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, les administrateurs civils peuvent exercer également des fonctions de secrétaire général d'académie, d'établissement public d'enseignement supérieur, d'administration scolaire et universitaire ou d'inspecteur d'académie-directeur des services départementaux de l'Éducation nationale.
 
Outre la voie de l'École nationale d'administration, le décret n° 99-945 du 16 novembre 1999 modifié portant statut particulier des administrateurs civils prévoit un recrutement au choix, par la voie de la promotion interne, dans le corps des administrateurs civils.
 
Les agents nommés en qualité d'administrateur civil stagiaire sont préalablement inscrits sur une liste d'aptitude classée par ordre de mérite, établie par le ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique, sur proposition du comité de sélection interministériel, après examen des dossiers de tous les candidats.
 
Il est fortement conseillé aux fonctionnaires intéressés par cette procédure de se reporter aux rapports de jurys, disponibles en ligne sur le site de la fonction publique http://www.fonction-publique.gouv.fr rubrique «Être fonctionnaire», puis «Parcours professionnel» et enfin «Tour extérieur des administrateurs civils» afin qu'ils puissent apprécier les qualités attendues par le comité de sélection.
 
Le nombre de nominations pouvant être prononcées est calculé en appliquant au nombre d'administrateurs civils issus de la promotion sortant de l'ENA en avril 2009 un pourcentage de 70 % (taux fixé par arrêté du Premier ministre du 29 septembre 2006 publié au J.O.R.F. le 30 septembre 2006).
 
La répartition entre administrations des emplois offerts est établie par arrêté du Premier ministre, qui sera publié au Journal officiel fin septembre 2009.
La présente note expose la procédure de nomination au choix dans le corps des administrateurs civils au titre de l'année 2009 : calendrier (I), conditions de candidature (II), procédure (III), constitution du dossier de candidature (IV), audition, nomination et reclassement (V).

I. Calendrier
Les candidats doivent déposer leur dossier au plus tard le 20 janvier 2009.
Toutefois, il est vivement recommandé aux candidats de constituer et d'adresser leur dossier à l'autorité de gestion de leur corps, avant le 5 janvier 2009 , afin que les services gestionnaires, puissent, le cas échéant, le compléter.
II. Conditions de candidature
Conformément aux dispositions du décret du 16 novembre 1999 modifié, peuvent faire acte de candidature au titre de l'année 2009 les fonctionnaires de l'État de catégorie A et les fonctionnaires ou agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale qui justifient, au 1er janvier 2009, de huit ans de services effectifs dans un corps de catégorie A ou sur un emploi de catégorie A ou assimilé. Les huit ans de services effectifs peuvent être décomptés dans un ou plusieurs corps ou emplois de catégorie A.
 
Les candidats doivent être âgés, au 1er janvier 2009, de trente-cinq ans au moins .
III. Procédure
La réception et l'instruction des candidatures sont assurées uniquement par l'autorité investie du pouvoir de nomination dans le corps de catégorie A auquel appartient le candidat, à savoir :
a) La direction générale des ressources humaines pour :
- les attachés d'administration de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur : bureau DGRH C2-1 (1) ;
- les personnels ingénieurs, techniques, administratifs, de recherche et de formation (ITARF) : bureau DGRH C2 - 2 (1);
- les personnels enseignants du supérieur : bureau DGRH A2-1, 2, 3 ou 4 selon les disciplines (1);
- les personnels enseignants de l'enseignement du secondaire affectés hors académie : bureau DGRH B2-4 (1).
 
b) La direction de l'encadrement pour :
- les I.A.-I.P.R. et les I.E.N. : bureau DE B2 - 2 (2) ;
- les personnels de direction (pour les lycées et collèges) : bureau DE B2- 3 (2) ;
- les conseillers d'administration scolaire et universitaire : bureau DE B2- 1 (2).
 
c) Le bureau de gestion (rectorat, inspection d'académie) pour les personnels enseignants affectés en académie.
 
d) L'administration d'origine pour les fonctionnaires en position de détachement.
 (1) Toutes les coordonnées figurent en annexe 5.
 (2) Pour les personnels affectés en administration centrale des ministères de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
 
Lorsque le pouvoir de nomination est exercé conjointement par plusieurs autorités, les candidats doivent saisir celle dont le corps relève directement.
 
Les services ci-dessus mentionnés doivent vérifier pour l'ensemble des dossiers l'exactitude des éléments relatifs à la carrière (corps d'origine, ancienneté, notation), procéder à la certification des services présentés (page 4 du dossier de candidature) et compléter le cas échéant le dossier par les pièces manquantes sollicitées par le candidat (fiches de notation, évaluation.). En cas d'interrogation sur le service compétent en la matière, il convient d'interroger la direction de l'encadrement (bureau DE B2-1) : Hélène Luciani, tél. 01.55.55.36.56 ou 01.55.55.13.80, mél. : helene.luciani@education.gouv.fr
 
Ils envoient ensuite les dossiers complets à ce bureau, chargé de centraliser et de transmettre tous les dossiers à la direction générale de l'administration et de la fonction publique (D.G.A.F.P.).
Aucun dossier de candidature ne doit être transmis directement à la D.G.A.F.P.
IV. Constitution du dossier de candidature
Il est rappelé que les candidatures présentées au titre des opérations de sélection des années antérieures doivent être renouvelées.
Le service compétent (cf. III) doit être rendu destinataire à la fois de documents réalisés par le candidat et d'annexes nécessitant une intervention extérieure (signature, certification, ...)
a) Pièces à fournir par le candidat
Chaque candidat doit fournir les quatre documents suivants :
- Un curriculum vitae dactylographié, daté et signé.
Rédigé sur deux pages maximum, ce document doit mentionner : les affectations successives et les fonctions correspondantes, avec leur durée, les responsabilités effectivement exercées, le nombre de personnes encadrées, le niveau de responsabilités assumées, les travaux réalisés, les avancements de grade ou promotion de corps en indiquant leur modalité (promotion interne ou concours), les titres et diplômes acquis, les concours présentés.
 
- Une lettre de motivation manuscrite, datée et signée.
Dans cette lettre d'au maximum trois pages, le candidat doit faire connaître l'appréciation qu'il porte sur les différentes étapes de sa propre carrière, le sens qu'il veut lui donner, et les raisons qui l'amènent à présenter sa candidature. Une copie dactylographiée de cette lettre peut être jointe au dossier.
 
Le candidat doit y consigner l'essentiel de son expérience, ce qu'il en a retiré sur les plans humain et professionnel, et les raisons qui le conduisent à vouloir élargir son activité au service de la collectivité.
 
Cette lettre, dont le contenu et la conception n'ont rien de commun avec le curriculum vitae, constitue un guide très important dans le choix du comité de sélection. Son impact doit être souligné dans la mesure où elle constitue le document le plus susceptible d'éclairer les membres du comité sur la personnalité du candidat et son potentiel.
 
- La déclaration suivante, datée et signée.
«Je soussigné(e)..reconnais avoir été informé(e) de l'obligation, en cas d'inscription sur la liste d'aptitude aux fonctions d'administrateur civil, d'avoir à suivre de manière assidue le cycle de perfectionnement sous peine de ne pas être titularisé(e) dans les corps des administrateurs civils, puis d'avoir à rejoindre l'affectation qui me sera assignée selon le rang de classement, puis éventuellement, à occuper un emploi de sous-préfet(e). Je m'engage à accepter un tel emploi sous peine d'être radié(e) du corps».
 
- Un organigramme détaillé de la structure dans laquelle il exerce (sous-direction, service, .)
Il est demandé au candidat de se situer dans cet organigramme. Doivent être précisés l'organisation de la structure, ainsi que les caractéristiques des bureaux ou unités administratives (corps d'appartenance des chefs de bureaux, description succincte des attributions de chaque bureau et le nombre d'agents par catégorie pour chaque bureau). Aucun sigle dont la signification n'est pas préalablement donnée ne doit être utilisé.
 
b) Annexes
Outre les quatre documents déposés par le candidat, les dossiers doivent comprendre les annexes suivantes :
- La fiche d'appréciation sur le candidat (annexe 2)
Élaboré par une autorité unique pour les candidats d'une même direction ou d'un même service, notamment quand il s'agit de fonctionnaires des services déconcentrés, ce document est un fichier Excel composé de deux pages (deux onglets).
 
Le nom et la qualité du signataire (recteur, directeur d'administration centrale, .) seront clairement indiqués.
 
Cette fiche doit être remplie avec une volonté d'objectivité réelle et des appréciations détaillées et nuancées. Il est souhaitable d'éviter de remplir toutes les rubriques au meilleur niveau d'appréciation, les membres du comité de sélection ne pouvant que s'interroger sur une série de fiches ne faisant apparaître aucun point faible.
 
Pour les candidats en position de détachement, cette fiche doit être élaborée par l'autorité auprès de laquelle ils sont détachés. Néanmoins, l'administration d'origine se garde la faculté de compléter ce document, en particulier si le détachement est récent.
 
- Le dossier de candidature (annexe 3)
La partie «description des fonctions actuelles» (page 3) concerne le profil du poste tenu : elle doit être exclusivement descriptive et ne doit comporter aucun élément d'appréciation sur la manière de servir du candidat.
 
Elle fait apparaître le champ de compétences de l'emploi et détaille les tâches qu'il recouvre ainsi que leur importance relative (réglementation, gestion, contrôle.). Elle précise également le nombre et la qualité des agents placés sous l'autorité du candidat.
La partie «carrière du fonctionnaire depuis son entrée dans l'administration» (page 4) doit retracer tous les services effectués en catégorie A ou assimilé et être certifiée par le directeur chargé du personnel dont relève le candidat.
 
Dans la mesure où les dossiers sont préparés assez longtemps avant que le comité de sélection n'établisse la liste des candidats auditionnés puis retenus, il est nécessaire d'actualiser, le cas échéant, ces informations, notamment en tenant informée la direction de l'encadrement des changements de fonctions intervenus depuis l'envoi initial du dossier, jusqu'au mois de septembre 2009. Toute promotion (ou succès à un concours) intéressant l'un des candidats devra être également signalée à la direction précitée.
 
- Des documents relatifs à l'évaluation du fonctionnaire
Les notations et appréciations des dix dernières années doivent faire l'objet d'une transcription dactylographiée selon le modèle joint (annexe 4). Sont joints la photocopie du ou des comptes rendus des entretiens d'évaluation tenus avec le fonctionnaire depuis 2005.
Lorsque le candidat est en position de détachement, il appartient à l'administration d'origine de recueillir les appréciations le concernant auprès de l'administration d'accueil.
 
Les annexes 2, 3 et 4 sont disponibles sous format Word ou Excel. Les candidats ou les autorités gestionnaires peuvent demander la transmission de ces documents par courrier électronique. À cette fin, ils sont invités à prendre contact avec leur UGARH (2) ou avec la direction de l'encadrement (bureau DE B2-1) pour les personnels affectés en service déconcentré.
(2) Pour les personnels affectés en administration centrale des ministères de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.
 
Après avoir instruit les dossiers (notamment vérifié que la fiche d'appréciation a été visée par l'autorité hiérarchique du candidat, et certifié la page 4 du dossier de candidature), l'autorité investie du pouvoir de nomination (cf. III) doit les transmettre à la direction de l'encadrement (bureau DE B2-1).
V. Audition, nomination et reclassement
La liste des fonctionnaires retenus pour être auditionnés par le comité de sélection peut être consultée sur le site internet http://www.fonction-publique.gouv.fr. Chacun d'eux est convoqué individuellement par les services de la D.G.A.F.P.
 
L'audition, d'une durée de vingt minutes, doit permettre d'apprécier la personnalité et les motivations du candidat, son expérience professionnelle ainsi que ses aptitudes à exercer des responsabilités d'encadrement et d'animation.
 
À l'issue des auditions, le comité de sélection interministériel propose au ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique une liste d'aptitude, par ordre de mérite, complétée le cas échéant par une liste complémentaire établie également par ordre de mérite. Le ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique arrête la liste d'aptitude à l'emploi d'administrateur civil.
Les lauréats choisissent leur affectation en fonction de leur ordre de classement sur la liste d'aptitude, étant entendu qu'il n'est donné aux stagiaires aucune priorité de réaffectation dans leur ministère d'origine, ni même dans le poste précédemment occupé.
 
La titularisation ( 1er août 2010 ) et la prise de fonctions ( 1er septembre 2010 ) sont subordonnées à l'accomplissement effectif à temps plein d'un cycle de perfectionnement d'une durée de sept mois (du 1er janvier 2009 au 31 juillet 2009) organisé par l'École nationale d'administration. L'ensemble de la formation se déroule à Strasbourg.
 
Les fonctionnaires retenus sont nommés administrateurs civils stagiaires par décret du Président de la République et reclassés à un échelon du grade d'administrateur civil comportant un traitement égal ou à défaut immédiatement supérieur à celui dont ils bénéficiaient dans leur corps d'origine. Les fonctionnaires qui percevaient dans leur ancien corps une rémunération supérieure à celle afférente au 9ème échelon du grade d'administrateur civil (I.B. 966) bénéficient d'une indemnité compensatrice. Celle-ci correspond à la différence entre l'indice majoré détenu par l'intéressé dans son corps d'origine et l'indice majoré de classement dans le corps d'accueil.
 
Néanmoins, il convient d'attirer l'attention des candidats détachés sur emploi fonctionnel sur le fait que cette indemnité compensatrice ne peut venir compenser les rémunérations perçues (N.B.I. indemnités, traitement) sur cet emploi, le calcul étant effectué par rapport au corps d'origine. Ces différents éléments doivent être soulignés dans la mesure où le retrait de certains fonctionnaires à l'issue du processus de sélection pourrait conduire le comité de sélection à s'interroger sur le bien-fondé de certaines propositions des ministères de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.
 
Je vous saurais gré de porter ces informations à la connaissance des fonctionnaires relevant de votre autorité.
 
Je vous demande de veiller au strict respect de ces instructions, notamment en ce qui concerne la date limite d'envoi des dossiers de candidatures, et attire à nouveau votre attention sur le fait qu'aucun dossier ne doit être transmis directement à la direction générale de l'administration et de la fonction publique.
 
La direction de l'encadrement (bureau DE B2-1) est l'interlocuteur privilégié pour toute demande de renseignement complémentaire concernant le déroulement de cette sélection.
 

Pour le ministre de l'Éducation nationale,
Pour la ministre de l'Enseignement supérieur et de la Recherche
et par délégation,
Le secrétaire général
Pierre-Yves Duwoye

Annexes 1 à 5
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