bo Le Bulletin officiel de l'éducation nationale

Le Bulletin officiel de l'éducation nationale publie des actes administratifs : décrets, arrêtés, notes de service, etc. La mise en place de mesures ministérielles et les opérations annuelles de gestion font l'objet de textes réglementaires publiés dans des BO spéciaux.

Enseignement supérieur et recherche

Traitement automatisé d'informations

Modification d'une application informatique nationale de gestion des enseignements et des étudiants

NOR : ESRS1000009S

ESR - DGESIP B2


Vu code de l'Éducation nationale, notamment dispositions du chapitre 3 du Titre II du Livre Ier de la Première Partie et celles des Livres VI, VII, hormis le Titre III, et VIII de la Troisième Partie ; code de la Sécurité sociale, notamment article L. 381-6 tel qu'il ressort des dispositions de l'article 36 de la loi n° 94-637 du 25-7-1994 ; loi n° 51-711 du 7-6-1951 modifiée ; loi n° 78-17 du 6-1-1978 modifiée, notamment article 27-II-4° ; décret n° 71-1105 du 30-12-1971 modifié par décret n° 2002-520 du 10-4-2002 et décret n° 205-436 du 9-5-2005 ; décret n° 94-1089 du 12-12-1994 ; décret n° 2005-1309 du 20-10-2005 modifié par décret n° 2007-451 du 25-3-2007 ; arrêté du 12-12-1994, ensemble arrêté du 23-4-2003 ; arrêté du 26-1-1995 et avis de la CNIL du 20-12-1994; lettre du 7-8-2006 ; décisions du 7-12-2006 et du 26-12-2006 ; avis de la CNIL du 9-11-2009 ; délibération du conseil d'administration de l'Amue du 10-12-2009
Article 1 - Il est mis à la disposition des établissements publics d'enseignement supérieur relevant du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants (Apogée)
Article 2 - Le traitement a pour finalité :
1. D'assurer la gestion administrative de la pédagogie et de la scolarité des étudiants des établissements publics de l'enseignement supérieur ou de la recherche, à savoir :
- la gestion des inscriptions administratives et des inscriptions pédagogiques par les gestionnaires de scolarité des établissements, avec ou sans opérations préalables à l'inscription,
- la gestion des inscriptions administratives et des inscriptions pédagogiques par les étudiants, avec ou sans opérations préalables à l'inscription, via des services numériques,
- la gestion comptable des paiements et remboursements de droits,
- la préparation des sessions d'examen par les gestionnaires ou par les étudiants via les services numériques ;
- la gestion des épreuves,
- la saisie des notes et des résultats,
- la gestion des stages,
- la gestion des thèses, des habilitations à diriger des recherches (HDR) et les diplômes de recherche technologique (DRT),
- la gestion des extractions pour la sécurité sociale et les mutuelles,
- la gestion de façon périodique et automatique des transferts des inscriptions administratives des établissements vers la base centrale du Centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) qui traite les dossiers sociaux des étudiants (interface Aglaé) ;
2. De mettre à la disposition des établissements des informations, via un infocentre, leur permettant de réaliser des requêtes ou des éditions à des fins de pilotage administratif et pédagogique ;
3. De permettre aux établissements une remontée d'informations à des fins de statistiques et de répartition des moyens vers l'administration centrale du ministère chargé de l'Enseignement supérieur par l'intermédiaire du traitement SISE ;
4. De permettre la mise en œuvre d'enquêtes sur les conditions de vie des étudiants conformément aux textes législatifs et réglementaires existants ;
5. De permettre la mise à disposition des étudiants, par leur établissement, d'informations issues d'Apogée via des connecteurs, sous forme de webservices sécurisés.
Article 3 - Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes :
1. Concernant l'étudiant :
a) L'identité (le nom, les prénoms), civilité, le sexe, la date et le lieu de naissance, la nationalité, l'adresse numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique, la nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu ;
b) Le numéro du matricule spécifique de l'étudiant distinct du numéro d'inscription au répertoire entré en vigueur pour l'année universitaire 1995-1996. Ce numéro est celui utilisé par le traitement Système d'aide à la gestion automatisée des concours et des examens scolaires (Sagaces) pour identifier les élèves inscrits au baccalauréat. Les établissements d'enseignement supérieur sont chargés, selon les modalités fixées par l'administration centrale, d'immatriculer les étudiants qui n'ont pas de numéro pour éviter les recouvrements. Ce numéro matricule est transmis à l'administration centrale par l'intermédiaire du traitement SISE ;
c) La couverture sociale de l'étudiant : le numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques exclusivement utilisé à des fins d'immatriculation des étudiants à la sécurité sociale ;
d) La situation sociale : situation familiale, situation militaire, logement, vie professionnelle, situation financière (salarié, boursier), pratique d'un sport, PCS (professions et catégories socio-professionnelles) ;
2. Concernant les parents : l'identité (le nom, le prénom), uniquement dans le cadre de la première affiliation de l'étudiant à la sécurité sociale, PCS (professions et catégories socioprofessionnelles) ;
3. Concernant les informations sur les modalités d'entrée et d'inscription dans l'enseignement supérieur et sur les formations et diplômes : la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, les équivalences, l'année et l'établissement de première inscription, la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription, le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu en dehors (type, cursus, intitulé, lieu, année), domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens), etc.
Article 4 - La durée de conservation de ces données est laissée à l'appréciation de chaque établissement en fonction des besoins du service d'enseignement supérieur, elle ne pourra cependant excéder dix ans à compter de la dernière inscription.
Article 5 - Sont seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, destinataires des informations nécessaires à l'accomplissement de leurs missions :
1. Au niveau de l'administration centrale, les agents habilités de la direction de l'évaluation, de la prospective et de la performance, de la direction générale pour l'enseignement supérieur et l'insertion professionnelle et de la direction générale pour la recherche et l'innovation ;
2. Au niveau du rectorat, les agents habilités :
a) De la chancellerie des universités,
b) Du service statistique rectoral ;
3. Au niveau des établissements, les agents habilités :
a) Des services de la présidence, du secrétariat général de l'établissement et de l'agence comptable,
b) Des services de scolarité centrale et des composantes telles qu'elles sont définies aux articles L. 713-1 et L. 714-1 du code de l'Éducation ;
4. Les agents habilités :
a) Des organismes de sécurité sociale et des mutuelles étudiantes,
b) De l'observatoire de la vie étudiante,
c) Des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires.
Article 6 - Le droit d'accès prévu par l'article 39 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée s'exerce auprès du responsable de l'établissement dans lequel l'étudiant est inscrit.
Article 7 - Conformément à l'alinéa 1 de l'article 38 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée, le droit pour toute personne physique de s'opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement ne s'applique pas au traitement objet de la présente décision.
Article 8 - La mise en œuvre du traitement mentionné à l'article 1 par chaque établissement public d'enseignement supérieur ou de recherche est subordonnée à l'envoi préalable à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, en application du III de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, d'un engagement de conformité à la présente décision.
Article 9 - La présente décision sera publiée au Bulletin officiel du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
 
Fait à Paris, le 10 décembre 2009
Le directeur de l'Amue

Jacques Bernard