En cas de congé de maladie, de maternité, de paternité, d’adoption ou d’accident du travail, les assistants d’éducation, au même titre que les autres agents non titulaires régis par le décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 peuvent bénéficier du maintien de leur traitement et percevoir concomitamment des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) de la part des organismes de sécurité sociale.
La récupération, a posteriori, de ces indemnités est une procédure lourde qui engendre des difficultés pour l’employeur et les agents concernés, difficultés sur lesquelles le médiateur de la République a appelé l’attention de l’administration.
En revanche, dans le cadre de la subrogation, ces difficultés sont levées puisque l’EPLE payeur perçoit directement de l’organisme de sécurité sociale les IJSS auxquelles l’agent a droit et lui maintient son traitement selon les règles applicables (plein traitement ou demi-traitement).
Après adaptation des deux produits GIRAFE et STAGE, ce dispositif est désormais proposé aux EPLE mutualisateurs de la paie des assistants d’éducation, qu’il s’agisse d’une paie à façon prise en charge par la trésorerie générale (via le produit GIRAFE) ou d’une paie entièrement réalisée dans l’établissement (via le produit STAGE). Ainsi, afin que les EPLE mutualisateurs puissent être subrogés aux assistants d’éducation qu’ils rémunèrent, j’ai souhaité mettre très rapidement à disposition des agents comptables concernés un document technique leur permettant d’utiliser cette procédure dans les meilleurs délais. Ce document est consultable sur l’intranet de la direction des affaires financières : http://www.pleiade.education.fr à la rubrique rémunérations.
Je vous remercie de bien vouloir veiller à la bonne coordination des EPLE employeurs et mutualisateurs de votre académie afin que cette importante mesure de simplification administrative, particulièrement novatrice dans le secteur de la fonction publique, puisse être mise en pratique par l’ensemble des établissements concernés et de me faire connaître toute difficulté d’application sous le présent timbre.


Pour le ministre de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche
et par délégation,
Le directeur des affaires financières
Michel DELLACASAGRANDE

FICHE ET ANNEXES * MISES EN LIGNE SUR L’INTRANET DE LA DAF (direction des affaires financières)

Assistants d’éducation (AED)
Gestion des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS)
Mise en œuvre de la subrogation par les EPLE

Base réglementaire :
- article R. 323-11 du code de la sécurité sociale : la subrogation ;
- décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État ;
- circulaire n° 2003-097 du 12 juin 2003 B.O. n° 25 du 19 juin 2003) relative à la gestion financière des assistants d’éducation.

Le principe de la subrogation

Lors d’un congé de maladie, de maternité, de paternité, d’adoption ou d’accident du travail (1), les assistants d’éducation (AED) bénéficient concomitamment du maintien de leur traitement et du versement des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) par les organismes sociaux.
Hors subrogation, l’EPLE payeur des rémunérations effectue ensuite les opérations de précomptes nécessaires à la récupération a posteriori des IJSS perçues par les agents.
Le mécanisme de la subrogation énoncé dans l’article R. 323-11 du code de la sécurité sociale permet à l’EPLE payeur (EPLE employeur ou mutualisateur (2) de se substituer à l’assistant d’éducation pour percevoir les IJSS directement du centre de sécurité sociale dès lors que le salaire brut maintenu au cours d’une période d’arrêt donnant lieu à indemnisation est au moins égal au montant des indemnités dues pour la même période.

La mise en œuvre de la subrogation est ici proposée aux EPLE qui assurent la paye des AED. Tous les EPLE mutualisateurs de la paie des assistants d’éducation sont donc concernés, qu’il s’agisse d’une paie à façon prise en charge par la trésorerie générale, via le produit GIRAFE ou d’une paie entièrement réalisée dans l’établissement, via le produit STAGE adapté à la prise en charge des AED.
Rappel de la procédure utilisable hors subrogation
Dans ce cas, la procédure de récupération des IJSS est particulièrement lourde, elle implique les opérations suivantes :
1) L’EPLE invite l’AED, à qui il a maintenu son traitement, à lui transmettre l’état de décompte d’IJSS établi par le centre de sécurité sociale.
2) Dans le cadre d’une paie à façon, l’EPLE transmet à la trésorerie générale le décompte d’IJSS.
3) À réception du décompte, la trésorerie générale ou l’EPLE, selon qu’il s’agit ou non d’une paie à façon, procède aux précomptes des IJSS sur le traitement versé à l’agent, dans le respect de la règle de la quotité saisissable (article R. 145-2 du code du travail).
Les précomptes d’IJ peuvent s’inscrire sur des périodes très longues, compte tenu :
- des retards d’acheminement des décomptes par les salariés à leur EPLE ;
- du respect de la règle de la quotité saisissable.
Il peut s’ensuivre des difficultés de gestion pour les EPLE mutualisateurs et des complications fiscales pour l’AED.

Le fonctionnement de la subrogation

La subrogation entre en œuvre avec l’accord du salarié, la vérification de l’ancienneté acquise et l’envoi de l’attestation de salaires au centre de sécurité sociale. Le montant des IJSS connu, il s’agit ensuite de calculer le montant du complément de rémunération (cf. logigramme en annexe 9).

1) L’approbation préalable du salarié

L’approbation préalable résulte uniquement des dispositions du contrat :
- pour les contrats déjà conclus, cette autorisation est à matérialiser par un avenant disponible dans EPP (cf. annexe 2) et ce dès que possible pour la totalité des AED et non pas au fur et à mesure des arrêts de travail ;
- pour les nouveaux contrats, disponibles dans EPP, l’autorisation est intégrée (cf. annexe 3).
Les salariés n’ont donc pas à signer la partie de l’attestation de salaire relative à la demande de subrogation.

2) La vérification de l’ancienneté acquise par le salarié

Afin de connaître le montant et la durée du salaire à maintenir, il est nécessaire de vérifier l’ancienneté acquise par le salarié (cf. annexe 4). Les articles 12, 13, 14, 15 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 portant dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État fixent les conditions d’ancienneté liées au maintien du traitement pendant une période d’arrêt du travail. L’article 29 du même décret précise que cette ancienneté intègre les services accomplis auprès de toute administration de l’État ou de ses établissements à caractère administratif (dont les EPLE) ou culturel et scientifique. Ainsi, les services accomplis en tant que maître d’internat, surveillant d’externat ou aide-éducateur sont à prendre en considération.

3) L’envoi de l’attestation de salaire par l’EPLE payeur au centre de sécurité sociale

Outre les éléments habituels de rémunération et d’identification de l’assuré et de l’employeur, les éléments propres à la mise en œuvre de la subrogation y sont intégrés. Il s’agit de la partie “Demande de subrogation en cas de maintien de salaire”.
Il convient d’y indiquer :
- l’identité bancaire de l’établissement mutualisateur ;
- la période pendant laquelle l’employeur demande la subrogation.
Cette période correspond à la période maximale pendant laquelle le salaire peut être maintenu et dont le montant brut est au minimum équivalent aux indemnités journalières à percevoir (cf. annexe 4 : exemples de cas où la subrogation fonctionne).
Avec l’inscription de la période maximale, en cas de prolongation ou d’arrêt de travail de longue durée, les indemnités journalières peuvent être réglées automatiquement par le centre de sécurité sociale tous les 14 jours à terme échu sans autre formalité.
Exemple :
un assistant d’éducation en arrêt maladie ordinaire du 1er au 5 janvier 2004, avec plus de 4 mois et moins de 2 ans d’ancienneté.
La subrogation doit être demandée du 1er janvier au 29 février 2004, de manière à anticiper une prolongation éventuelle de l’arrêt de travail.
Dans ce cadre, aucune attestation de non- reprise de travail n’est nécessaire à la poursuite de l’indemnisation.
Il est préconisé d’adresser l’attestation de salaire dès le début de l’arrêt de travail.

4) Le calcul du traitement à verser à l’AED

La somme totale versée à l’AED comporte deux composantes :
- le montant des IJ perçues de la caisse de sécurité sociale qui sont nettes des seules cotisations auxquelles elles sont soumises : CSG et CRDS - respectivement 6,2% et 0,5%, sur 100% des IJ (3) ;
- le complément de rémunération, égal au salaire brut à maintenir compte tenu notamment de l’ancienneté acquise, après déduction des IJ brutes. Il appartient au comptable de calculer le montant de ce complément, assujetti aux cotisations de droit commun.
À cet effet, les seuls montants à saisir dans les applications STAGE et GIRAFE sont :
- le montant des IJ nettes ;
- le montant des IJ brutes.
Les annexes 5 à 8 détaillent les modalités de calcul du complément de rémunération dans différents cas :
- annexe 5 : congé de maladie ordinaire, à plein traitement ;
- annexe 6 : congé de maladie ordinaire, à demi-traitement ;
- annexe 7 : congé de maternité, à plein traitement ;
- annexe 8 : congé accident du travail pour un agent à temps complet sur un contrat à durée déterminée d’une durée inférieure à un an et à plein traitement.

Modalités techniques de codification des informations de préliquidation lorsque la paie est assurée par les trésoreries générales

Le paiement assuré par les trésoreries générales, via l’application GIRAFE entraîne des modalités de codification et de notification de mouvements particuliers :
- précompte du montant brut des IJSS par mouvement de type 20 (ou 05) de code IR0942 (ce code permet la mise à jour de l’ensemble des bases des contributions et cotisations sociales ainsi que de la base imposable) ;
- notification du montant net des IJSS par mouvement de type 20 (ou 05) de code IR0010 (ce code permet d’exclure les IJ de l’ensemble des bases de cotisations ainsi que des bases imposables ; en revanche, elles sont incluses dans la base servant au calcul de la quotité saisissable des rémunérations en application de l’article L. 323-5 du code de la sécurité sociale).

Modalités comptables pour l’EPLE mutualisateur

Les créances détenues par les EPLE sur les organismes sociaux doivent être constatées immédiatement par l’ordonnateur au moyen du titre de recettes correspondant, pour que l’établissement puisse faire valoir ses droits auprès des organismes sociaux et encaisser les sommes dues par ceux-ci.
Pour l’encaissement des IJSS, il convient d’utiliser le compte 4387 (organismes sociaux-produits à recevoir). En contrepartie, un ordre de reversement correspondant à leur montant au compte 6447 (rémunération emplois-jeunes / assistants d’éducation) doit être établi.

Les conséquences en matière fiscale

Selon le code général des impôts (CGI), les indemnités journalières de sécurité sociale sont soumises à l’impôt sur le revenu, à l’exception de celles allouées aux victimes d’accidents du travail ou à des personnes atteintes d’une affection comportant un traitement prolongé et une thérapeutique particulièrement coûteuse.
Les indemnités journalières imposables sont déclarées à l’administration fiscale par le centre de sécurité sociale. Ce centre adresse au salarié le relevé des indemnités qu’il doit déclarer. Parallèlement, afin d’éviter une double imposition, les IJSS sont exclues du total des rémunérations imposables notifié au salarié par l’EPLE mutualisateur.
Le complément de rémunération, versé par l’EPLE payeur selon les règles énoncées dans le décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 a le caractère de rémunération imposable et doit figurer sur la déclaration annuelle de salaires.
Ces opérations sont réalisées automatiquement dans GIRAFE comme dans STAGE.

* Ces annexes, non publiées, sont consultables sur l’intranet de la DAF : http://www.pleiade.education.fr
(1) Accident du travail : sauf lorsque l’agent est recruté à temps complet et sur un contrat à durée déterminée d'une durée égale ou supérieure à un an. Dans ce cas, la totalité
des prestations est assurée par l'Etat sans compensation d’IJ (cf. article 2 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986).
(2) Il convient en conséquence d’établir un avenant à toutes les conventions passées entre les EPLE employeurs et mutualisateurs selon le modèle joint en annexe 1.
(3) Le centre de sécurité sociale verse des IJ nettes
(le montant des IJ brutes et nettes concernant l'intéressé vous sera aisément communiqué par les centres de sécurité sociale. À défaut, un calcul théorique des IJ
devra être réalisé à l'aide des fiches ci-annexées - informations complémentaires
http://www.ameli.fr