Article 1 - L’administration centrale du ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche gère le traitement automatisé d’informations nominatives dont l’objet est de faciliter la gestion et le déroulement des procédures d’attribution de décharges d’activité de service accordées aux agents chargés d’un mandat syndical afin de leur permettre de remplir les obligations résultant de ce mandat.
Article 2 - Les catégories d’informations nominatives enregistrées sont les suivantes :
- identité du bénéficiaire de la décharge d’activité de service : civilité, nom et prénom, corps d’appartenance, obligation de service, établissement ou service d’exercice ;
- décharge attribuée : quotité, niveau, numéro d’ordre, numéro de décision ;
- services gestionnaires des agents bénéficiant d’une décharge d’activité de service ;
- organisation syndicale, avec l’accord exprès des intéressés, au titre de laquelle la décharge d’activité de service est accordée.
Article 3 - Les catégories de destinataires des informations sont :
- les bénéficiaires de décharges d’activité de service ;
- le bureau des affaires générales du ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche (DAJ A3) ;
- les services administratifs gestionnaires des emplois et des personnels, chacun dans la limite de leurs attributions ;
- les rectorats, les inspections d’académie, les responsables des établissements scolaires, des établissements universitaires, des établissements publics ou des services administratifs dans lesquels exercent les intéressés, chacun dans la limite de leurs attributions ;
- les organisations syndicales qui ont désigné les bénéficiaires de décharges d’activité de service, chacune pour ce qui la concerne.
La diffusion de l’information relative à l’organisation syndicale au titre de laquelle la décharge d’activité de service est accordée est strictement limitée à l’organisation syndicale concernée.
Un exemplaire de la décision attribuant la décharge d’activité de service est conservé au bureau des affaires générales du ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche.
Article 4 - Les informations enregistrées sont conservées, en tant que de besoin, dans la limite d’une année après la fin de la période de décharge d’activité de service. Elles sont détruites au bout de cinq ans.
Le bureau des affaires générales (DAJ A3) pourra procéder à un traitement statistique anonyme pour les besoins du service.
Article 5 - L’accès aux informations n’est possible qu’au moyen d’un identifiant suivi d’un mot de passe attribué par le bureau DAJ A3 :
- aux agents gestionnaires du bureau des affaires générales, lesquels sont soumis à l’obligation du secret professionnel ;
- à leurs supérieurs hiérarchiques pour consultation ;
- aux gestionnaires des services académiques, aux fins de consultation des décharges de service pour activité syndicale, pour les personnels relevant de leur champ territorial et de leurs attributions.
Ces gestionnaires n’auront en aucun cas accès aux mentions relatives à l’appartenance syndicale des personnels concernés.
Article 6 - Le droit d’accès prévu par les articles 34 et 36 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s’exerce auprès du ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche, direction des affaires juridiques, bureau des affaires générales (DAJ A3).
Les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations nominatives sont, en application de l’article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, informées :
- du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ;
- des personnes physiques ou morales destinataires des informations ;
- de l’existence d’un droit d’accès et de rectification.
Lorsque de telles informations sont recueillies par voie de questionnaire, ceux-ci doivent porter mention de ces indications.
Article 7 - Le directeur des affaires juridiques est chargé de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait à Paris, le 13 janvier 2004

Pour le ministre de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche
et par délégation,
Le directeur des affaires juridiques
Thierry-Xavier GIRARDOT