La présente circulaire a pour objet la préparation des opérations de gestion que les commissions administratives paritaires nationales examineront au mois de décembre 2003. Au cours de ces CAPN seront examinés les points suivants :
- propositions d’inscription aux tableaux d’avancement de grade au titre de l’année 2004, pour les corps ITRF ;
- demandes de détachement et d’intégration ;
- titularisations
des agents stagiaires.
Sous réserve de possibilités budgétaires :
- propositions d’inscription, au titre de l’année 2004, sur les listes d’aptitude aux corps de :
. secrétaires d’administration de recherche et de formation ;
. adjoints administratifs de recherche et de formation.
Cette circulaire permet en outre de vous rappeler ou de vous préciser certaines modalités de gestion relatives aux réintégrations, mutations, affectations des lauréats de concours.

I - Tableaux d’avancement

Les CAPN de décembre examineront les dossiers des agents proposés pour une inscription aux tableaux d’avancement pour les grades suivants :
- ingénieur de recherche de 1ère classe ;
- ingénieur d’études hors classe ;
- ingénieur d’études de 1ère classe ;
- technicien de classe supérieure ;
- adjoint technique principal ;
- adjoint technique (TA du grade provisoire vers le grade d’ADT) ;
- agent technique principal ;
- agent des services techniques de 1ère classe.
Pour les trois corps techniques de catégorie C précités, les CAPN examineront uniquement les dossiers des agents en fonctions dans les établissements n’entrant pas dans le champ de la déconcentration ou pour lesquels l’effectif au niveau de l’académie ne permet pas de constituer une CAPA. Les dossiers des agents dont la gestion est déconcentrée seront examinés à la même période par les CAPA.
Les conditions de promouvabilité pour tous les grades figurent en annexe I.1. *
Date d’effet
Les tableaux d’avancement prendront effet à partir du 1er janvier 2004, à l’exception de ceux qui sont liés à l’examen professionnel (cf. infra III).
Possibilités de promotion

Sauf pour les tableaux d’avancement liés à l’examen professionnel, il est actuellement prématuré de vous indiquer les possibilités de promotions dans les différents grades. Cette indication vous sera communiquée dès que nous aurons connaissance des mesures budgétaires 2004, de repyramidage de grades notamment.
Depuis 2003, il n’y a plus de possibilités d’avancement de grade dans la filière ARF.

II - Listes d’aptitude

III - Examen professionnel

L’examen professionnel d’ingénieur de recherche hors classe (art. 20 du décret n° 85-1534 modifié) sera organisé à l’automne :
- l’avancement au grade d’ingénieur de recherche hors classe est prononcé au vu des résultats d’une sélection organisée par voie d’examen professionnel : 32 postes ouverts en 2003.
L’examen professionnel de technicien classe exceptionnelle (art. 47 du décret n° 85-1534 modifié) sera organisé au printemps 2004 :
- l’avancement au choix au grade de technicien de classe exceptionnelle (2/3 par voie d’un examen professionnel et 1/3 au choix) sera soumis à la commission administrative paritaire nationale de juin 2004.

IV - Établissement des propositions de promotions par tableaux d’avancement

1 - Autorité compétente pour établir les propositions et rôle de la CPE
Seuls les présidents d’université et les directeurs des établissements d’enseignement supérieur, les recteurs pour les agents des rectorats ont compétence pour établir les propositions adressées au ministre. Ces propositions doivent être classées. L’importance de ce classement doit être soulignée dans la mesure où les dossiers sont examinés en CAPN dans l’ordre des propositions des établissements. Il est donc impératif que les dossiers traduisent clairement la valeur professionnelle des agents proposés. Ainsi, un dossier présenté en premier et qui ne serait pas d’excellente qualité peut être préjudiciable à la promotion des autres agents proposés par l’établissement pour le corps ou le grade considéré.
Les dossiers de propositions et le classement doivent être soumis à l’avis de la commission paritaire d’établissement et transmis au bureau de gestion accompagnés du procès-verbal de la dite CPE.
Les commissions administratives paritaires nationales portent la plus grande attention aux comptes rendus des commissions paritaires d’établissement, instances de consultation locales et premier instrument de déconcentration mis en place au sein des établissements. La CPE doit jouer pleinement son rôle de pré-CAP et être le lieu de dialogue social au sein de l’établissement en lui permettant ainsi d’affirmer son autonomie. Or le bilan des comptes rendus de CPE n’est pas toujours satisfaisant et traduit souvent un manque de transparence et de rigueur dans la forme et dans le fond :
- Les comptes rendus doivent rendre compte avec précision des débats plutôt que d’être de simples relevés de décisions.
- Ils doivent exprimer clairement les critères qui ont présidé au classement (ou au nonclassement) des agents.
- Ils doivent donner le résultat des votes sur les différents points à l’ordre du jour.
- Ils doivent donner la composition précise de la CPE et la qualité des intervenants.
- Ils doivent être clairement retranscrits lorsqu’il s’agit d’une situation individuelle afin de ne pas pénaliser l’agent.
- Les demandes de détachements dans un corps ITRF doivent faire l’objet d’un avis de la CPE et non d’une simple information.
2 - Critères de propositions
Le statut général de la fonction publique prévoit que le principal critère à prendre en compte pour l’avancement est celui de la valeur professionnelle de l’agent, mais que les agents dont le mérite est jugé égal sont départagés par l’ancienneté. Une exigence forte nous conduit, dans le cadre d’une véritable politique de ressources humaines, à privilégier le premier critère.
L’évaluation de la valeur professionnelle des agents doit porter sur une appréciation aussi fine que possible des compétences et responsabilités exercées, de la manière de servir, de l’environnement structurel et du parcours professionnel de l’agent.
Je vous rappelle qu’un agent en cessation progressive d’activité qui réunirait l’ensemble des critères énoncés peut faire l’objet d’une proposition de changement de grade.
3 - Documents à transmettre
a) Le dossier de proposition des agents (annexe II) comprend :
• Annexe II.1 La fiche individuelle de proposition de l’agent, établie selon le modèle joint. Il est demandé que les informations fournies soient dactylographiées et que toutes les rubriques soient impérativement remplies.
• Annexe II.2 Le rapport d’activité de l’agent
L’agent rédige lui-même son rapport d’activité concernant son activité passée dans le corps, ses fonctions actuelles, et le transmet, dactylographié, à son autorité supérieure accompagné d’un curriculum vitae qui détaille l’ensemble de son parcours professionnel.
Ce rapport qui doit être établi de manière à la fois complète, précise et concise (2 pages maximum) devra impérativement être accompagné d’un organigramme qui permette d’identifier clairement la place de l’agent dans le service.
Trop de rapports manquent de rigueur et développent l’activité en un trop grand nombre de pages ce qui en rend la lecture difficile et nuit à la bonne compréhension des fonctions réellement exercées.
Les dossiers de candidature ne doivent pas comporter de documents audiovisuels ou de publications. Seule l’énumération, s’il y a lieu, de publications ou la mention d’une contribution à des travaux scientifiques peut figurer au dossier.
Le rapport d’activité sera revêtu de la signature de l’agent et de celle de l’autorité hiérarchique (président ou directeur d’établissement ou recteur).
• Annexe II.3 Le rapport d’aptitude professionnelle
Élément déterminant du dossier de proposition pour une promotion de corps comme pour une promotion de grade, le rapport d’aptitude professionnelle doit être établi avec le plus grand soin par l’autorité hiérarchique et se décliner en fonction des 4 items suivants :
- appréciation sur le parcours professionnel de l’agent ;
- appréciation sur les activités actuelles de l’agent et l’étendue de ses missions et de ses responsabilités ;
- appréciation de la contribution de l’agent à l’activité du service, laboratoire ou toute autre structure ;
- appréciation sur l’aptitude de l’agent à s’adapter à son environnement, à l’écoute et au dialogue.
Le supérieur hiérarchique rédige le rapport d’aptitude professionnelle en tenant compte du rapport d’activité de l’agent et en s’aidant du descriptif fonctionnel des emplois-types disponible dans les services du personnel.
b) La liste récapitulative pour chaque corps (annexe III) ne comporte que les propositions du chef d’établissement, classées par lui-même selon l’ordre de mérite, après consultation de la CPE, pour les établissements d’enseignement supérieur. Je vous rappelle que pour chaque agent classé devra figurer l’indication de la BAP et si possible de l’emploi-type.
Si un président d’université modifie l’ordre de classement de la commission paritaire d’établissement, le motif devra être précisé, afin d’éclairer la CAPN.
c) Le compte rendu de la réunion de la commission paritaire d’établissement doit comporter sa composition et l’indication des critères de classement adoptés (cf. supra). Il doit être reproduit et figurer pour chaque corps avec vos dossiers de proposition.
Les dossiers de propositions des agents qui occupent des supports d’emplois dans des universités mais exercent leurs fonctions notamment à l’agence de mutualisation des universités et établissements (AMUE), à la conférence des présidents d’université (CPU) à l’EPA Jussieu, doivent être soumis à l’avis de la CPE de l’université de rattachement mais le classement des candidats sera établi par le directeur de l’AMUE ou le vice- président de la CPU ou le directeur de l’EPA Jussieu et n’interférera pas avec celui des agents en fonctions dans l’établissement.
Lorsqu’une CPE est commune à deux établissements (université/école d’ingénieurs autonome ou IUFM, ou institut d’études politiques) les propositions de promotion pour les listes d’aptitude ou les tableaux d’avancement de grade ne doivent pas faire l’objet d’un classement unique mais faire l’objet de deux listes de proposition distinctes.

V - Titularisations

Les lauréats des concours externes doivent obligatoirement effectuer un stage d’un an. À l’issue du stage, l’établissement doit adresser une proposition de titularisation, de renouvellement de stage d’un an, ou de fin de fonctions, accompagnée d’un rapport (annexe IV). Le plus grand soin doit être apporté à l’établissement de ces deux derniers rapports qui doivent comporter des éléments d’appréciation précis et argumentés sur la manière de servir de l’agent aussi bien que sur ses compétences professionnelles.
J’appelle votre attention sur les points suivants :
- le renouvellement de stage constitue une seconde chance offerte à l’agent pour démontrer son aptitude à exercer les fonctions qui lui sont confiées ;
- la non-titularisation doit prendre en compte l’intérêt du service public ;
- il doit y avoir concordance entre le jugement porté sur le stagiaire et la conclusion proposée.
Le rapport est communiqué au stagiaire qui le signe afin d’attester qu’il en a pris connaissance et présente le cas échéant ses observations.
Un état des congés de maladie et maternité obtenus, le cas échéant, pendant le stage doit être systématiquement joint à l’envoi. En l’absence de congés la mention “état néant” devra explicitement être portée sur le rapport.
Toutes les propositions de titularisation, de renouvellement de stage ou de fin de fonctions doivent être transmises au bureau de gestion, accompagnées des rapports justificatifs des chefs d’établissement et de l’avis de la CPE dans les délais requis, en vue d’être examinées par la CAPN compétente de décembre.

VI - Détachements

L’aboutissement de la procédure de détachement exige le respect de conditions strictes qui font l’objet d’un contrôle précis tant de la part de mes services que de celle du contrôle financier (annexe V).
Force est de constater qu’actuellement certains établissements acceptent le détachement d’un agent d’une autre administration ou d’un autre organisme dans un corps ITRF avant même que la CAPN du corps d’accueil ait été consultée. Mes services rejetteront systématiquement ce type de demande car le contrôle financier n’accepte aucune rétroactivité en la matière.
Par ailleurs trop de demandes de détachement sont formulées par des agents qui n’ont pas pris de contact préalable avec les établissements d’accueil pour s’assurer de la vacance d’un emploi permettant de satisfaire leur demande.
Il est important également de rappeler que l’arrêté portant détachement d’un agent doit être pris par l’administration d’origine qui doit être saisie de la demande de l’agent bien avant la date effective prévue pour le détachement et non par l’administration d’accueil qui prend parfois indûment l’arrêté de détachement. L’administration d’accueil affecte et classe l’agent dans le corps de détachement.
Exemple :
Détachement “sortant” :
- Un IGE souhaitant un détachement au CNRS : lorsque les deux administrations ont fait connaître leur avis favorable avec accord de la CAP du CNRS, le bureau DPMA B5 prend l’arrêté de détachement, puis le CNRS affecte et classe l’agent dans le corps des IE du CNRS.
Détachement “entrant” :
- Si un ingénieur territorial demande un détachement dans le corps des IGE, la CAPN des IGE doit se prononcer. Si la demande recueille un avis favorable l’administration territoriale prend l’arrêté de détachement ; le bureau DPMA B5 affecte ensuite et classe l’agent dans le corps des IGE.
Le principe de mobilité et l’intérêt manifeste d’accueillir dans les établissements des fonctionnaires issus d’autres administrations ou organismes ne doivent cependant pas conduire à privilégier leur entrée dans les corps ITRF au détriment d’agents de ces corps qui demanderaient leur réintégration ou leur mutation et qui n’auraient toujours pas obtenu satisfaction.
Les établissements doivent donc assurer une large publicité de leurs postes et satisfaire en priorité les demandes de mutation ou de réintégration des agents du corps.

VII - Réintégrations

La réintégration d’un fonctionnaire à l’issue d’un détachement, d’une disponibilité, d’un congé parental, d’un congé de longue durée ou d’un congé de formation est un droit inscrit dans le statut général de la fonction publique.
Je vous demande instamment d’examiner avec plus de mansuétude les demandes de réintégration qui vous parviennent et qui, en tout état de cause, doivent être traitées prioritairement.

En effet, la réintégration d’un personnel ITARF est rarement accueilli favorablement et nécessite trop souvent d’âpres discussions entre l’administration centrale et les établissements. Des contentieux de plus en plus nombreux engendrent des dédommagements coûteux et créent des situations douloureuses pour des agents qui se retrouvent sans ressources.
La réintégration d’un agent doit se faire en priorité, sauf demande contraire de sa part, dans son établissement d’origine. Aussi lorsqu’un agent formule une demande de disponibilité ou de détachement, vous voudrez bien envisager avec lui son éventuel retour dans l’établissement et en tenir compte dans votre politique d’occupation des emplois.
Afin de rationaliser la gestion des emplois, les demandes de disponibilité pour convenances personnelles ne pourront prendre effet qu’à la rentrée universitaire suivante.
La fiche jointe en annexe VI doit permettre aux agents qui sollicitent une réintégration de formuler clairement leurs vœux.

VIII - Mutations

Le dispositif mis en place au cours des années précédentes sera reconduit. Les modalités techniques ainsi que le calendrier vous seront communiquées début septembre.

IX - Affectation des lauréats de concours

1 - Catégorie A
Le calendrier déroulant les différentes étapes de l’organisation des concours de catégorie A prévoit les affectations des lauréats à l’automne. La contribution des centres organisateurs pour les épreuves d’admissibilité et des établissements affectataires pour les épreuves d’admission s’avère indispensable pour que les délais soient respectés et que les dossiers parviennent complets au bureau de gestion afin d’être immédiatement traités (cf. annexe VII).
2 - Catégorie B
L’organisation et l’affectation des concours de technicien de recherche et de formation reste de compétence nationale et se déroulera comme les années précédentes mais avec un calendrier d’affectation calqué sur celui des concours de catégorie A.
3 - Catégorie C
a) S’agissant des recrutements de catégorie C : agents techniques de recherche et de formation et adjoints techniques de recherche et de formation l’organisation et l’affectation des lauréats est de la compétence des recteurs.
b) Le recrutement des agents des services techniques de recherche et de formation est de la compétence des présidents d’université et directeurs d’établissement d’enseignement supérieur.
Le calendrier vous permettant de mettre en œuvre les différentes phases de la procédure de recrutement des AST RF vous a été communiqué par le bureau des concours DPMA B7.
Selon qu’il s’agit :
- du recrutement sans concours/recrutement de droit commun (externe) vous vous référerez au décret du 31-12-1985 modifié (articles 62.2 et 133) et à la circulaire n° 2002-163 du 2 août 2002 (B.O. n° 31 du 29 août 2002) ;
- du recrutement dans le cadre de la résorption de l’emploi précaire (réservé) vous vous reporterez au titre 1 du décret n° 2002-121 du 31 janvier 2002 et à la circulaire n° 2002-051 du 6 mars 2002 (B.O. n° 11 du 14-3-2002).

X - Recrutement spécifique de fonctionnaires handicapés

Je vous rappelle l’importance que j’attache au recrutement des personnels reconnus handicapés et je vous prie de porter une attention toute particulière aux demandes de ces agents.
Vous trouverez en annexe VIII les modalités de recrutement qui président à l’application des dispositions du décret n° 95-979 du 25 août 1995.
À cet effet, il me paraît indispensable que vous communiquiez au bureau de gestion le contrat d’un agent recruté sur la base du décret précité afin que le support d’emploi qu’il occupe soit neutralisé dans la base informatique.

XI - Transmission des dossiers individuels pour les CAPN

Je vous rappelle que la commission paritaire d’établissement doit débattre de l’ensemble des questions intéressant les personnels IATOS. La circulaire n° 99-160 du 14 octobre 1999 précise les compétences de la CPE notamment sur les questions d’ordre individuel.
En conséquence, tout dossier d’ordre individuel transmis par l’établissement, sans avoir été soumis à l’avis de la CPE, lui sera retourné et ne fera pas l’objet d’un examen en CAPN. Il en est ainsi des demandes de mutation, de détachement, d’intégration, de contestation de notation, de contestation d’un refus de temps partiel, de renouvellement de stage.
Si trop de dossiers individuels (demandes de détachement, notamment) parviennent par fax la veille de la CAPN et ne peuvent faire l’objet d’une vérification attentive de mes services, l’examen de ces dossiers pourrait être reporté à la prochaine session de CAPN.
En ce qui concerne les contestations de notation, seules seront soumises à l’avis de la CAPN celles qui, à l’issue d’un examen de la CPE, auront fait l’objet, de la part de l’agent, d’un recours transmis par la voie hiérarchique et portant uniquement sur la note chiffrée.
L’ensemble des documents :
- propositions pour l’inscription aux tableaux d’avancement de grade ;
- propositions pour l’inscription sur les listes d’aptitude dans les corps de l’administration recherche et formation (sous réserve de possibilités de promotions) ;
- rapports de fin de stage ;
- demandes de détachement, intégration ;
- tout dossier d’ordre individuel,
devront parvenir au ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche, bureau DPMA B5, 142, rue du Bac, 75007 Paris pour le 24 octobre 2003, délai de rigueur.
Un calendrier similaire sera établi par les recteurs d’académie pour la préparation des opérations de gestion qui devront être examinées par les CAPA pour les personnels de catégorie C ayant fait l’objet des mesures de déconcentration.
Je vous remercie par avance de la contribution active et vigilante que vous apporterez à la préparation de ces différentes opérations de gestion.


Pour le ministre de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche
et par délégation,
Pour la directrice de l’encadrement,
La sous-directrice des personnels ingénieurs,
administratifs, techniques, ouvriers, sociaux,
de santé, des bibliothèques et des musées
Danielle SAILLANT

* Les annexes ne sont pas publiées dans ce B.O.
Elles ont été adressées par courrier et par courriel.