La présente circulaire actualise les modalités applicables pour le paiement trimestriel des bourses des élèves des lycées et collèges de l'enseignement public, en conformité avec l'instruction comptable codificatrice applicable depuis janvier 2014.

La circulaire n° 2013-023 du 19 février 2013 est abrogée.

Les dispositions suivantes consistent à permettre aux établissements de disposer de la majeure partie des fonds nécessaires avant la date d'échéance de chaque terme de bourses, et d'adopter dans cette optique un rythme de versement de subventions plus adapté au nouvel environnement Chorus.

La mise en application de ces modalités, depuis 2013, permet de limiter le nombre de versements de subvention en assurant des provisions suffisantes aux établissements.

Dans ce but, et pour chaque dispositif de bourse (collège et lycée), vous opterez pour l'une des deux procédures préconisées, en assurant pour les établissements un niveau de subventions pour les bourses nationales qui corresponde à l'engagement effectif de l'État pour ces dépenses obligatoires.

1 - Bourses de collège

Au cours de l'année civile, un maximum de trois versements de subvention doit être effectué. Ils s'organiseront de la manière suivante.

Versement d'une provision à partir du début du mois de mars qui comprendra obligatoirement le montant de subvention nécessaire aux paiements des bourses de collège pour la période de janvier à juin, au vu de l'état récapitulatif fourni au premier trimestre par l'établissement.

Ce versement pourra également inclure une provision de 70 % du montant estimé pour le trimestre septembre-décembre.

Au besoin, la provision de 70 % au titre de la période de septembre à décembre sera ajustée selon les modifications de structure à intervenir à la rentrée scolaire et pouvant avoir une incidence, soit de forte réduction, soit d'augmentation du nombre prévisionnel de boursiers pour certains établissements.

Dans l'hypothèse d'une subvention en mars, limitée aux besoins pour la période de janvier à juin :

- les variations du nombre de bénéficiaires liées au départ ou à l'arrivée d'élèves déjà boursiers, ainsi que les retenues pour absences non justifiées, feront l'objet d'un ajustement au vu des états récapitulatifs que vous transmet chaque collège à la fin du deuxième et du troisième trimestre de l'année scolaire ;

- cette régularisation pour les bourses versées de janvier à juin sera effectuée au plus tard début juillet, et inclura une provision pour le premier trimestre de l'année scolaire à venir. Cette provision correspondra à 70 % du montant constaté au premier trimestre de l'année scolaire en cours.

Dans l'hypothèse d'une subvention en mars couvrant les besoins pour la période de janvier à juin, ainsi qu'une provision pour le premier trimestre de l'année scolaire à venir :

- les variations du nombre de bénéficiaires liées au départ ou à l'arrivée d'élèves déjà boursiers, ainsi que les retenues pour absences non justifiées, seront justifiées par l'établissement en fournissant les états récapitulatifs à la fin du deuxième et du troisième trimestre de l'année scolaire ;

- la provision pour le premier trimestre de l'année scolaire à venir correspondra à 70 % du montant constaté au premier trimestre de l'année scolaire en cours.

Quelle que soit l'option choisie, la régularisation à intervenir en novembre devra prendre en considération pour chaque collège :

- la(les) provision(s) déjà versée(s) ;

- les états récapitulatifs des deuxième et troisième trimestres de l'année scolaire précédente ;

- la situation comptable au 31 août de l'année en cours des comptes 44112* et 441912* de l'établissement, (* Compte 44112 : Subventions de l'État - Subventions pour bourses et primes - * Compte 441912 : Avances sur subventions de l'État - Subventions pour bourses et primes)

- l'état récapitulatif du premier trimestre qui doit être fourni courant octobre.

La situation comptable au 31 décembre précédent des comptes 44112 et 441912 des établissements est accessible aux services académiques par requête dans cofipilotage.

Je vous rappelle la nécessité d'une régularisation de fin d'année qui soit la plus exhaustive possible quant à l'imputation des dépenses correspondantes à l'exercice budgétaire annuel.

Ces modalités de versement des subventions ne dispensent pas les collèges d'adresser, au titre de chaque trimestre au service académique des bourses nationales, selon les modalités que vous aurez communiquées aux établissements :

- l'état récapitulatif trimestriel issu de Sconet Bourses ;

- la liste des élèves boursiers du trimestre.

2 - Bourses de lycée

Au cours de l'année civile, un maximum de trois versements de subvention doit être effectué. Ils s'organiseront de la manière suivante.

Versement d'une provision à partir du début mars qui comprendra :

- les régularisations du premier trimestre pour les décisions intervenues tardivement en fin d'année civile ;

- les rappels pour les décisions intervenues au deuxième trimestre de l'année scolaire, mais avec effet à compter du premier trimestre ;

- la provision pour la période de janvier à juin.

Ce versement pourra intégrer un acompte provisionnel de 70 % du montant estimé pour le premier trimestre de l'année scolaire à venir (septembre-décembre).

Le montant de la provision pour la période de janvier à juin peut être établi à partir de la liste des boursiers à payer de l'établissement au titre du deuxième trimestre (après déduction des rappels de bourse au titre du premier trimestre).

Provision pour la période de janvier à juin :

(Montant total de la liste des boursiers à payer de l'établissement au titre du deuxième trimestre - Rappels au titre du premier trimestre) x 2.

Pour la provision concernant la période de septembre à décembre, il faut retenir par établissement un quota de 70 % du montant total des bourses du premier trimestre de l'année scolaire en cours (montant des bourses du premier trimestre pour l'établissement concerné en ajoutant les rappels éventuels au titre du premier trimestre versés au second trimestre). À défaut, les 70 % seront calculés sur le total de l'état récapitulatif du premier trimestre par établissement dont vous disposez dans l'application de gestion des bourses nationales (Agebnet).

Au besoin, cette provision de 70 % au titre de la période de septembre à décembre, sera ajustée selon les modifications de structure à intervenir à la rentrée scolaire et pouvant avoir une incidence, soit de forte réduction, soit d'augmentation du nombre prévisionnel de boursiers pour certains établissements.

Si le premier versement n'intègre pas de provision pour la période de septembre à décembre, le deuxième versement doit intervenir au cours du mois de juillet et couvrir :

- la régularisation de la période de janvier à juin (en + ou en -) ;

- la provision pour le premier trimestre de l'année scolaire suivante, selon les modalités de calcul décrites ci-dessus.

Enfin, le dernier versement de subvention au titre de l'année civile doit permettre à l'établissement d'honorer tous les paiements de bourses du premier trimestre de l'année scolaire.

Ce dernier versement de subvention, qui interviendra au cours du mois de novembre, doit correspondre au solde nécessaire à l'établissement pour procéder au paiement du premier terme de l'ensemble des bourses actives pour la nouvelle année scolaire et prendra en considération :

- les provisions déjà versées ;

- les régularisations éventuelles sur la période de janvier à juin ;

- la situation des comptes 44112 et 441912 de l'établissement au 31 août de l'année en cours.

La situation comptable au 31 décembre précédent des comptes 44112 et 441912 des établissements est accessible aux services académiques par requête dans cofipilotage.

Les différents versements de provision et de régularisation au titre des bourses nationales de lycée ne justifient plus l'utilisation des bordereaux de demande de versement de provision ou de régularisation, produits par les établissements. Les listes de  boursiers à payer, établies pour chaque trimestre par le service académique des bourses, permettent de justifier l'attribution des subventions.

Toutefois, et selon les modalités que vous aurez définies pour votre académie, les gestionnaires transmettront un état global de liquidation à chaque trimestre, visé par l'ordonnateur et l'agent comptable. Cet état vous sera nécessaire pour contrôler les demandes de régularisations éventuelles, notamment par rapprochement avec l'état récapitulatif trimestriel des bourses de l'établissement fourni par l'application Agebnet.

Une fiche technique à destination des services académiques des bourses nationales est annexée à la présente circulaire. 

3 - Autres dispositifs d'aides

Chaque établissement devra vous communiquer les éléments nécessaires vous permettant de déterminer les montants à verser au titre des autres dispositifs d'aides devant faire l'objet de subventions (remises de principe, exonérations de frais de pension, bourses d'enseignement d'adaptation pour les collèges).

Vous pourrez établir, à cet effet, un document spécifique pour les établissements concernés. Le calendrier arrêté pour la production de ce document doit permettre de faire coïncider le versement de ces aides avec le versement des subventions pour les bourses nationales.

Je vous demande de bien vouloir veiller à l'exécution de ces instructions et à me saisir, sous le présent timbre, des difficultés que vous pourriez rencontrer dans leur application.