Bulletin Officiel  de l'Education Nationale   N°10 du 11 mars
www.education.gouv.fr/bo/1999/10/perso.htm - [email protected]

Texte adressé au directeur de l'École nationale supérieure des sciences de l'information et des bibliothèques ; aux directeurs des instituts de formation des maîtres ; aux directeurs de bibliothèques d'universités et universitaires ; aux directeurs des services communs de la documentation des universités ; aux directeurs des services interétablissements de coopération documentaire ; aux directeurs des centres régionaux de formation aux carrières des bibliothèques, du livre et de la documentation ; aux directeurs des bibliothèques des grands établissements littéraires et scientifiques ; à l'administrateur de la bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg ; au président de la Bibliothèque nationale de France ; au directeur de la Bibliothèque publique d'information ; aux directeurs des bibliothèques municipales classées ; aux directeurs des bibliothèques départementales de prêt ; aux directeurs régionaux des affaires culturelles

o La présente circulaire rappelle les dispositions réglementaires applicables aux corps de la filière des bibliothèques, ainsi que certaines informations relatives à la gestion des corps et fixe les modalités selon lesquelles vous devez formuler vos propositions pour :

- le mouvement,
- les avancements de corps : liste d'aptitude d'accès au corps des bibliothécaires adjoints spécialisés,
- les avancements de grade : accès à la classe exceptionnelle des bibliothécaires adjoints.
- la notation,
- les réductions d'ancienneté,
- les temps partiels.
Elle précise en outre, pour chacun des corps de la filière des bibliothèques, les dates impératives de retour des documents indispensables à la préparation, par le bureau de gestion, des travaux des commissions.
Le calendrier des commissions administratives paritaires qui se dérouleront au cours du 1er semestre 1999 et les points majeurs figurant à l'ordre du jour de chacune d'elles figurent en annexe à la circulaire.

I - Mouvement
a) Ensemble des corps
Les listes de postes publiés n'ont pas un caractère limitatif, ce qui signifie que les candidats à une mutation peuvent demander tout poste de leur choix, même s'il ne figure pas sur ces listes, à l'exception des postes de direction qui font obligatoirement l'objet d'une publication.
Je vous rappelle que tout candidat à une mutation doit veiller au strict respect des règles suivantes :
- il peut formuler six vœux au maximum.
- une demande de mutation engage la responsabilité de son auteur pour les postes demandés quel qu'en soit le rang : l'agent ne peut, sauf cas de force majeure, renoncer à être affecté sur un poste demandé.
- Il est donc fortement souhaitable que tout candidat à une mutation contacte la direction de la bibliothèque d'accueil pour obtenir toutes les informations utiles sur le profil du poste à pourvoir.
- Les dates limites de réception des candidatures fixées sur le tableau joint en annexe sont impératives : toute demande parvenue hors délai du chef du candidat ne sera pas examinée par la commission .
- Toute modification éventuelle à la demande initiale de vœux de mutation pour l'ensemble des corps, à l'exception des conservateurs, doit parvenir au bureau de gestion au plus tard le 15 mai pour qu'il en soit tenu compte par la commission administrative paritaire.
- L'avis du supérieur hiérarchique sur la demande de mutation, doit impérativement être porté à la connaissance de l'intéressé.
Par ailleurs, il convient d'informer les intéressés que :
- la date d'affectation est fixée au 1er septembre 1999.
- conformément aux dispositions du décret n° 90-437 du 28 mai 1990, ils ne pourront bénéficier de l'indemnisation des frais de changement de résidence que s'ils ont accompli au moins cinq années dans le poste qu'ils occupaient précédemment. Cette condition de durée est toutefois ramenée à trois ans s'il s'agit notamment d'une première mutation dans le corps ou d'une promotion dans un corps de catégorie supérieure. Elle n'est pas exigée lorsque la mutation a pour objet de réunir des conjoints fonctionnaires.
- pour les mutations de la métropole vers un département d'outre-mer, et vice-versa, les fonctionnaires concernés peuvent bénéficier des frais de changement de résidence dès lors qu'ils ont accompli quatre années de services en métropole ou dans un département d'outre-mer, indépendamment de l'ancienneté dans le poste.
b) Mouvement de conservateurs
- Procédure
Nous vous avons adressé fin janvier un formulaire type de fiche de profil pour l'(es) emploi (s) déclaré (s) vacant (s) dans votre établissement au prochain mouvement. L'ensemble des fiches sera diffusé auprès de tous les établissements par courrier électronique en même temps que la liste des postes vacants, et à la même date que l'envoi de la présente circulaire.
Préalablement au mouvement de décembre, il a été demandé aux directeurs des bibliothèques universitaires de remplir une fiche d'appréciation relative aux candidats qu'ils auditionnent, et d'indiquer un classement de ces candidats.
En effet, s'agissant des postes d'encadrement, il nous paraît souhaitable d'afficher un maximum de lisibilité et d'objectivité dans le choix des candidats, étant entendu que le critère essentiel reste celui de l'adéquation entre le profil du poste et celui du candidat.
Cette procédure ayant donné des résultats positifs, il nous semble indispensable de l'étendre à l'ensemble des établissements des ministères de l'éducation et de la culture.
- Calendrier
Le nouveau calendrier d'affectation des élèves de l'ENSSIB nous a conduit à avancer le mouvement des conservateurs titulaires au 4 mai. Le retour des vœux des candidats ainsi que votre fiche d'appréciation et classement devront parvenir au bureau de gestion pour le 31 mars.
Toute modification éventuelle à la demande initiale de vœux de mutation ne sera plus prise en compte par le bureau de gestion au-delà du 15 avril.
Enfin, nous vous rappelons que les mutations prononcées à cette prochaine commission administrative paritaire, pour l'ensemble des corps prennent effet au 1er septembre 1999. Les dates différées de prise en fonctions, pour le personnel scientifique en particulier, doivent demeurer exceptionnelles.
c) Mouvements communs
Nous vous rappelons que des mouvements communs sont prévus statutairement :
- pour les corps des bibliothécaires adjoints et bibliothécaires adjoints spécialisés,
- pour les trois corps de personnel de magasinage.
Un bibliothécaire adjoint peut ainsi postuler sur un emploi de bibliothécaire adjoint spécialisé et vice-versa ; un magasinier spécialisé peut postuler sur un emploi de magasinier en chef ou inspecteur et vice-versa.
À l'issue du mouvement, il est alors procédé à un réajustement des postes afin que les situations des postes et des personnes coïncident.

II - Liste d'aptitude d'accès au corps des bibliothécaires adjoints spécialisés et tableau d'avancement à la classe exceptionnelle des bibliothécaires adjoints
(Les listes d'aptitude d'accès aux corps des personnels de magasinage et de conservateurs seront examinées par les commissions administratives paritaires de décembre).
a) Ancienneté et nature des services à prendre en compte
L'ancienneté de service requise s'apprécie le 1er janvier 1999.
Les services accomplis dans le corps d'origine, par les fonctionnaires qui ont bénéficié d'une intégration après une période de détachement, sont assimilés aux services accomplis dans un corps des bibliothèques.
b) Critères de proposition
Nous appelons votre attention sur les différents critères pouvant être retenus pour formuler les propositions d'avancement de corps ou de grade.
Aux termes du décret n° 59-308 du 14 février 1959 relatif aux conditions générales de notation et d'avancement des fonctionnaires, le seul critère réglementaire est celui de la "valeur professionnelle de l'agent". L'article 15 de ce texte précise en outre, que les agents "dont le mérite est jugé égal sont départagés par l'ancienneté".
Il résulte de ces dispositions, applicables quel que soit le type d'avancement et le corps concerné, que l'ancienneté ne peut être qu'un critère subsidiaire qui ne peut prévaloir sur celui de la valeur professionnelle. Les établissements dont le nombre de promouvables est important, pour des possibilités de promotion limitées, doivent veiller particulièrement à la qualité des agents proposés en premier rang.
La valeur professionnelle doit elle-même être évaluée en fonction des capacités de l'agent à occuper un poste de travail précis. A titre indicatif, les critères de technicité (qualités professionnelles, compétences) et de responsabilité (niveau, importance) peuvent être retenus.
Nous vous rappelons que, compte tenu du nombre prévisible de possibilités de promotions et du nombre de promouvables potentiels, le nombre de propositions devrait demeurer, pour chaque établissement, (à l'exception des plus importants comme la Bibliothèque nationale de France), dans le ratio suivant :
- Nombre de promouvables : 1 à 5. Nombre de propositions : 2.
- Nombre de promouvables : 5 à 10. Nombre de propositions : 4.
- Nombre de promouvables : 10 à 15. Nombre de propositions : 5.
- Nombre de promouvables : > à 15. Nombre de propositions : > à 5.
La transmission des documents se fera comme suit :
- classer par ordre préférentiel vos propositions,
- ne pas classer des agents ex-aequo,
- viser le listing et le retourner, sans mention aucune, dès lors que vous ne souhaitez proposer aucun agent promouvable au titre de l'année considérée.

III - Notation
En application de l'article 3 du décret n° 59-308 du 14 février 1959, "il est établi pour chaque fonctionnaire une fiche de notation annuelle". Il s'agit de la note et des appréciations d'ordre général exprimant la valeur professionnelle du fonctionnaire. La fiche de notation ainsi établie figurera dans le dossier de l'intéressé.
Pour avoir un sens, la note chiffrée doit représenter une appréciation portée sur le comportement d'un fonctionnaire à l'égard de ses supérieurs, de ses collègues, des usagers, et sur son efficacité au cours d'une année, dans l'exercice de fonctions qu'il convient de préciser. Elle est donc susceptible d'évolution soit à la hausse, soit à la baisse, en particulier lorsqu'un agent accède à un corps supérieur par voie de concours ou de liste d'aptitude.
Nous vous rappelons qu'il vous appartient d'attribuer vos propositions de notes chiffrées en les situant dans un éventail largement ouvert.
Dans un souci d'homogénéité, l'échelle de notes suivante sert de référence :
- jusqu'à 14 : l'agent a exécuté son travail de manière insuffisante.
- jusqu'à 15 : l'agent a exécuté son travail de façon satisfaisante mais doit progresser.
- jusqu'à 16 : bon agent.
- jusqu'à 17 : très bon agent.
- jusqu'à 18 : très bon agent qui a montré de réelles qualités d'adaptation et d'initiative dans son travail et s'est fait remarquer.
- jusqu'à 19 : agent exceptionnel.
L'article 17 de la loi du 13 juillet 1983 fait obligation de communiquer aux intéressés la note et l'appréciation générale. Cette obligation est la traduction réglementaire d'une volonté de transparence, destinée à éclairer chaque agent sur la façon dont sont appréciés, par ses supérieurs, son aptitude à remplir les fonctions qui lui ont été confiées et plus généralement son comportement professionnel. La notation est donc l'occasion d'un travail critique, au meilleur sens du terme, et doit faire apparaître non seulement les qualités du travail mais aussi éventuellement ses insuffisances. Bien entendu, il est recommandé au notateur de faire en temps utile les observations nécessaires à ses collaborateurs, en vue de déterminer, au mieux de l'intérêt individuel, les réorientations éventuelles ou les formations complémentaires souhaitables. La signature de la fiche de notation par l'agent doit ainsi faire l'objet d'un véritable entretien d'évaluation.

IV - Bonifications d'ancienneté

Le nombre total de fonctionnaires pouvant bénéficier de réductions d'ancienneté pour l'avancement d'échelon ne peut dépasser 50 % de l'effectif des agents notés dans le corps considéré, les fonctionnaires ayant atteint l'échelon le plus élevé de leur classe ou de leur grade ne comptant pas dans cet effectif.
Les fonctionnaires stagiaires ne peuvent bénéficier de bonification d'ancienneté.
Les réductions ne peuvent être inférieures à un mois. À partir de cette année, elles ne seront plus subdivisables par quinzaine : l'attribution sera de 1 mois, 2 mois ou 3 mois.
Les bibliothécaires adjoints, les bibliothécaires adjoints spécialisés et les inspecteurs de magasinage ne peuvent bénéficier de réductions d'ancienneté qu'à partir du 6ème échelon du grade de début.
Le personnel scientifique des bibliothèques, dont l'avancement s'effectue à l'ancienneté n'est pas concerné par ce dispositif.

V - Pré-rapports de stage et rapports de titularisation
a) Pré-rapports de stage
Les lauréats des concours étant généralement nommés stagiaires pour un an, un pré-rapport de stage doit être établi à mi-parcours et adressé directement et systématiquement au bureau des personnels des bibliothèques et des musées DPATE C3 dès que les six mois sont écoulés.
Ce pré-rapport doit tenir compte des obligations de la fonction publique et des fonctions qui incombent aux personnels appartenant aux différents corps des bibliothèques ; un fonctionnaire stagiaire est en période d'essai, son licenciement éventuel n'est pas assimilable à une sanction.
Si le stagiaire vous parait ne pas donner satisfaction dans l'exercice de ses fonctions, vous devrez le prévenir en temps utile de manière à ce qu'il puisse améliorer son service ou son comportement. C'est la raison pour laquelle le pré-rapport devra être communiqué au stagiaire qui le signera afin d'attester qu'il en a pris connaissance.
b) Titularisation des agents pour lesquels la commission administrative paritaire de décembre s'est prononcée pour une prolongation de stage de 6 mois ou 9 mois
Le plus grand soin doit être apporté à l'établissement de ce rapport qui doit conclure clairement quant à l'aptitude de l'agent à exercer ses fonctions au sein de la fonction publique.
Nous appelons votre attention sur les points suivants :
- la non titularisation ne constitue en aucun cas une sanction : l'intérêt du service public est, à ce stade, le seul critère à retenir sachant que la décision de titularisation entraîne, en principe, la stabilisation définitive des agents dans la fonction publique.
Il doit y avoir concordance entre le jugement porté sur le stagiaire et la conclusion proposée. C'est ainsi qu'un rapport de stage défavorable à l'intéressé ne doit pas conclure néanmoins à la titularisation.
c) Titularisation des bibliothécaires
Les rapports de titularisation que vous devez nous adresser concernent les bibliothécaires qui sont entrés en formation pour une année à l'Institut de formation des bibliothécaires au 1er novembre 1997.

VI - Temps partiel
Vous voudrez bien vous reporter à la circulaire du 25 février 1998 qui rappelait les modalités d'attribution des autorisations de travail à temps partiel accordées aux personnels des bibliothèques.
Nous vous demandons de bien vouloir préciser aux agents que - sauf cas exceptionnels - il ne sera plus autorisé de modifications de quotité ou de nouvelles demandes en cours d'année.
Nous vous rappelons en outre, que les arrêtés de renouvellement de temps partiel à quotité égale sont pris, pour le ministère de l'éducation nationale, par les rectorats et non par l'administration centrale.

TRANSMISSION DES FORMULAIRES
- pour tous les personnels, les formulaires dûment complétés seront transmis par la voie hiérarchique au ministère de l'éducation nationale, de la recherche et de la technologie, direction des personnels administratifs techniques et d'encadrement, sous-direction des personnels administratifs, ouvriers et techniques, sociaux et de santé, DPATE C3, 142, rue du Bac, 75007 Paris
- pour les personnels relevant du ministère de la culture et de la communication, une copie devra impérativement être adressée au ministère de la culture et de la communication, direction du livre et de la lecture, bureau des affaires générales, 27, avenue de l'Opéra, 75001 Paris.
Toute demande qui ne respecterait pas cette procédure serait considérée comme nulle.
- Pour tous les personnels, un double des documents devra être envoyé directement au bureau DPATE C3.
Pour faciliter le travail de préparation des commissions administratives paritaires, vous voudrez bien présenter vos propositions classées par corps, dans une sous-chemise portant la date d'envoi.
Nous vous remercions de bien vouloir veiller à la stricte application de ces dispositions et procéder à la plus large diffusion de ces informations auprès des personnels concernés relevant de votre autorité.

Pour le ministre de l'éducation nationale, de la recherche et de la technologie
et par délégation,

La directrice des personnels administratifs, techniques et d'encadrement
Béatrice GILLE

Pour la ministre de la culture et de la communication
et par délégation,
Le directeur du livre et de la lecture
Jean-Sébastien DUPUIT

OPÉRATIONS DE GESTION FIGURANT À L'ORDRE DU JOUR DES COMMISSIONS ADMINISTRATIVES PARITAIRES NATIONALES DE MAI-JUIN 1999