ACTIONSOCIALE
Conditions
d'examen des dossiers de secours et de prêts en commission départementale
d'action sociale
NOR : MENA0201685C
RLR : 270-0
CIRCULAIRE N°2002-156 DU
17-7-2002
MEN
DPATE A3 Texte adressé aux rectrices
et recteurs d'académie ; aux inspectrices et inspecteurs d'académie,directrices
et directeurs des services départementaux de l'éduction nationale
o Mon
attention a été appelée à plusieurs reprises sur les
conditions d'examen des dossiers de secours et de prêts en commission départementale
d'action sociale (CDAS). La plupart des commissions procèdent à
l'examen de dossiers nominatifs, d'autres analysent les situations sociales qui
leurs sont soumises sur la base de dossiers dont toute mention nominative a été
préalablement retirée ou biffée.
La présente circulaire
poursuit un triple objectif :
- harmoniser les procédures
d'instruction des demandes d'aides et de prêts ;
- renforcer la garantie de
secret de la vie privée ;
- clarifier les obligations
de secret des personnels sociaux d'une part et des membres des commissions d'action
sociale d'autre part.
Après avoir rappelé
les spécificités du rôle et de la composition des commissions
chargées de l'action sociale (I), les conditions d'examen des demandes
d'aide sociale seront précisées (II), ainsi que les obligations
des personnels sociaux, des membres des commissions et des personnels ayant à
traiter de données nominatives en matière de secret professionnel.
(III)
I - Spécificités
de la composition et du rôle des commissions d'action sociale Les commissions d'action
sociale ont été redéfinies par arrêté du 4 octobre
1991 modifié par l'arrêté du 21 février 2001. Contrairement
aux commissions d'attribution des aides de la plupart des ministères, les
commissions d'action sociale de l'éducation nationale ne sont pas paritaires
mais tripartites avec des représentants :
- de l'administration ;
- des fédérations
de fonctionnaires de l'éducation nationale ;
- de la Mutuelle générale
de l'éducation nationale (MGEN).
Ce dispositif original permet
la coopération des différents intervenants à la mise en œuvre
des prestations d'action sociale, dans l'intérêt même des personnels
relevant du ministère chargé de la jeunesse, de l'éducation
nationale et de la recherche et du ministère chargé des sports.
Aux termes de l'arrêté
du 4 octobre 1991, seules les commissions départementales
sont habilitées à examiner les demandes de prêts et secours
: elles ont notamment pour rôle "de suivre la mise en œuvre des prestations
d'action sociale individuelles ou collectives dans le département" alors
que les commissions académiques ont pour rôle "de suivre la politique
d'action sociale mise en œuvre dans l'académie en application des
directives ministérielles et interministérielles". Afin de préserver
la plus stricte confidentialité, l'examen des dossiers ne doit être
effectué qu'au seul
niveau départemental.
II - Les conditions d'examen
des dossiers sociaux Pour l'examen des dossiers
de demande d'aide sociale des agents de l'éducation nationale, la représentation
tripartite, pour demeurer efficiente, suppose que les dossiers lui soient présentés,
en séance, de manière nominative.
Si pour la bonne intelligence
du fonctionnement de la commission, il est apparu nécessaire de retenir
une présentation nominative des dossiers, il conviendra néanmoins
de veiller au respect scrupuleux de la confidentialité de l'instruction
des dossiers, du dépôt de la demande jusqu'au mandatement de la dépense.
Ces procédures, qui relèvent de la compétence des services
déconcentrés, ainsi que la liste nominative des membres de la CDAS
doivent être connues des agents sollicitant un prêt ou un secours.
Toutefois, il peut arriver
qu'un agent souhaite, pour un motif dont il appartient à l'assistant de
service social d'apprécier l'opportunité, que son dossier soit couvert
par l'anonymat. Si ce motif est pertinent, l'anonymat doit être respecté
devant la commission mais celle-ci doit être informée précisément
sur la situation sociale en cause en ce qui concerne en particulier les aides
qui auraient pu être accordées précédemment ou par
d'autres organismes sans toutefois que ces informations nécessaires à
l'éclairage de la commission soient de nature à lever, de fait,
l'anonymat demandé.
III - Le respect des obligations
de secret professionnel Conformément à
la déclaration universelle des droits de l'homme et en vertu de l'article
9 du code civil, "chacun a droit au respect de sa vie privée". Les conditions
d'examen des demandes d'aide sociale ont pour corollaire l'exigence d'un respect
absolu par l'ensemble des membres
et experts participant à
ces commissions, de l'obligation de secret professionnel.
Cette obligation de secret
professionnel fait l'objet de l'article 26 de la loi n° 83-634 du 13 juillet
1983 portant droits et obligations des fonctionnaires :
"Les fonctionnaires sont tenus
au secret professionnel dans le cadre des règles instituées dans
le code pénal."
Les violations du secret professionnel
sont, pour l'ensemble des fonctionnaires, susceptibles de sanctions pénales,
sans préjudice de sanctions disciplinaires.
Il apparaît qu'en matière
d'examen des demandes d'aide sociale en commission d'action sociale, l'ensemble
des membres et experts présents sont soumis à l'obligation de secret
en raison même du caractère non
divulgable des informations
traitées. 1 - Le secret professionnel
Le secret professionnel peut
être défini comme le devoir de taire toute information confidentielle
acquise dans le cadre de ses fonctions ou missions. La révélation
d'un secret à un tiers expose à une sanction pénale.
L'article L. 226-13 du code
pénal précise ainsi que :
"La révélation
d'une information à caractère secret par une personne qui en est
dépositaire soit par état ou par profession, soit en raison d'une
fonction ou d'une mission temporaire, est punie d'un an d'emprisonnement et de
15 000 euros d'amende."
a) Les personnels sociaux
L'assistant de service social
qui intervient en qualité d'expert est tenu au secret professionnel en
application de l'article L. 411-3 du code l'action sociale et des familles qui
prévoit que :
"Les assistants de service
social et les étudiants des écoles se préparant à
l'exercice de cette profession sont tenus au secret professionnel dans les conditions
et sous les réserves énoncées aux articles 226-13 et 226-14
du code pénal (...)"
Il est tenu au secret, y compris
vis-à-vis des autorités hiérarchiques, pour toutes les informations
de nature personnelle dont il peut être destinataire dans l'exercice de
ses fonctions.
Dans le cadre de l'instruction
des dossiers, l'assistant de service social peut recevoir communication par le
demandeur d'informations complémentaires qui relèvent du secret
professionnel dès l'instant où elles touchent à l'intimité
de la personne ou qu'elles sont sans incidence directe sur la demande d'aide.
L'assistant de service social ne devra en faire état ni à l'autorité
administrative, ni à la commission d'action sociale. Il pourra néanmoins
tenir le plus grand compte de ce qui lui aura été confié
pour émettre un avis sur le dossier soumis à la commission.
b) Les membres des CDAS
Tous les membres de la commission
départementale d'action sociale participant à l'examen des demandes
d'aide sont directement tenus de conserver le secret sur toutes les informations
ayant trait à la vie privée des demandeurs et dont ils sont susceptibles
d'avoir connaissance dans l'examen des dossiers (situation personnelle, situation
familiale, difficultés financières, et d'une façon générale
toute donnée à caractère personnel relative à une
personne identifiée).
c) Le secret des débats
Le fait que plusieurs membres
de la commission départementale aient connaissance des informations secrètes
est sans incidence sur la nature de l'information et n'exonère aucun des
membres de la commission de ses obligations. L'obligation de secret s'applique
aussi bien aux dépositaires de secrets confiés (assistants de service
sociaux) qu'aux dépositaires de secrets acquis (membres des CDAS).
Il conviendra de rappeler
qu'outre le secret des débats des commissions, chaque membre devra veiller
à se garder d'évoquer ces sujets - même avec d'autres membres
- dans des lieux publics ou par téléphone ou à laisser par
négligence ou imprévoyance des documents confidentiels, accessibles
à d'autres personnes (sur un bureau, dans une corbeille, au secrétariat...).
Le défaut de précaution
est sanctionnable, même en l'absence de toute action volontaire.
Enfin, tout fonctionnaire
doit respecter le secret professionnel notamment à l'égard de ses
collègues qui n'ont pas, en raison de leurs attributions, à connaître
de l'information en cause. Il conviendra de veiller en particulier que le mandatement
de la dépense soit lui-même entouré des précautions
d'usage quant à la confidentialité qui lui est attachée. 2 - Le respect de la vie
privée des agents en matière d'informatique et de libertés
Il convient de veiller tout
particulièrement au respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978
relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
"(...) les traitements automatisés
d'informations nominatives opérés pour le compte de l'État
(...) sont décidés par un acte réglementaire pris après
avis motivé de la Commission nationale de l'informatique et des libertés"
(art. 15).
L'administration doit s'attacher
à vérifier le respect de la loi du 6 janvier 1978 susmentionnée
et faire détruire tous les fichiers ou parties de fichiers comportant des
données sociales qui auraient pu être collectées dans le cadre
des demandes d'aide sociale, n'ayant pas fait l'objet d'une déclaration
préalable à la CNIL et n'ayant pas reçu une autorisation
expresse de cette autorité.
Les infractions aux dispositions
de la loi sont prévues et réprimées par des peines d'emprisonnement
et d'amendes en vertu des articles L. 226-16 à 26-24 du code pénal.
Les responsables des services
ayant à traiter des données sociales touchant à l'intimité
de la vie privée devront s'assurer du respect des prescriptions légales
et réglementaires.
Vous veillerez à ce
que l'ensemble des personnes concernées aient une communication écrite
des dispositions de la présente circulaire, qu'elles soient représentantes
de l'administration, partenaires des instances consultatives ou fonctionnaires
des services académiques.
À l'occasion des formations
prévues par la circulaire du 12 juillet 1999 (B.O. n° 29 du 22 juillet
1999), il conviendra de prévoir une sensibilisation des membres des CDAS
sur les dispositions de la présente circulaire.
Pour le ministre de la jeunesse,
de l'éducation nationale et
de la recherche
et par délégation,
La directrice des personnels
administratifs,
techniques et d'encadrement
Béatrice GILLE