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Bulletin Officiel
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PERSONNELS
PERSONNELS DES BIBLIOTHÈQUES
Préparation
des opérations de gestion des personnels des bibliothèques
NOR : MENA0100615C
RLR : 626-0
CIRCULAIRE N°2001-049 DU
21-3-2001
MEN
DPATE C3
Texte adressé aux rectrices et recteurs d'académie, chancelières et chanceliers des universités ; aux présidentes et présidents d'université ; au directeur de l'École nationale supérieure des sciences de l'information et des bibliothèques ; aux directrices et directeurs des instituts universitaires de formation des maîtres ; aux directrices et directeurs de bibliothèques d'universités et universitaires ; aux directrices et directeurs des services communs de la documentation des universités ; aux directrices et directeurs des services interétablissements de coopération documentaire ; aux directrices et directeurs des centres régionaux de formation aux carrières des bibliothèques, du livre et de la documentation ; aux directrices et directeurs des grands établissements ; aux directrices et directeurs des bibliothèques des grands établissements littéraires et scientifiques ; au directeur du livre et de la lecture ; à l'administrateur de la bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg ; au président de la Bibliothèque nationale de France ; au directeur de la bibliothèque publique d'information ; aux maires ; aux directrices et directeurs des bibliothèques municipales classées ; aux présidentes et présidents des conseils généraux ; aux directrices et directeurs des bibliothèques départementales de prêt ; aux préfètes et préfets de région ; aux directrices et directeurs régionaux des affaires culturelles
o La présente circulaire est en grande partie consacrée aux opérations de mutation et d'accueil en détachement ; elle abordera par ailleurs les points concernant les titularisations et le temps partiel et portera également sur l'avancement susmentionné et sur la notation.
Elle précise en outre, pour chacun des corps de la filière des bibliothèques, les dates impératives de fermeture du site "http://www2.certi.adc.education.fr/bib" et de retour des documents "papier" indispensables à la préparation, par le bureau de gestion, des travaux des commissions administratives paritaires.
Le calendrier des commissions administratives paritaires qui se dérouleront au cours du 1er semestre 2001 et les points majeurs figurant à l'ordre du jour de chacune de ces commissions figurent en annexe à la présente circulaire. Les établissements d'enseignement supérieur voudront bien en tenir compte pour fixer la date de la commission paritaire d'établissement.
I - MOUVEMENT
Attention : l'ensemble
des opérations de mutation, quel que soit le corps concerné,
sera réalisé selon les modalités mises en œuvre depuis
fin 1999 pour le mouvement des personnels scientifiques via Internet.
La circulaire n° 99-2133 du
22 septembre 1999 relative à la procédure de mouvement sur
Internet est en ligne sur le site et peut être imprimée. Vous
voudrez bien la tenir à disposition des agents.
a) Ensemble des corps
À titre indicatif, des listes
de postes vacants pour l'ensemble des corps sont jointes en annexe à
la présente circulaire. Elles pourront faire l'objet de modifications
sur le site Internet.
Les listes de postes publiés
n'ont pas un caractère limitatif, ce qui signifie que les candidats
à une mutation peuvent demander tout poste de leur choix, même
s'il ne figure pas sur ces listes, à l'exception des postes de direction
qui font obligatoirement l'objet d'une publication.
Toutes les demandes devront impérativement
être formulées sur le serveur. Seuls
les agents en position de détachement ou exerçant dans des
services du ministère de la culture et de la communication qui ne
disposeraient pas des moyens logistiques nécessaires à l'accès
au serveur sont autorisés à utiliser les formulaires "papier"
précédemment en usage. Ils transmettront leur demande par
la voie hiérarchique accompagnée d'une lettre précisant
les problèmes rencontrés pour utiliser la procédure
Internet.
Nous vous rappelons que tout candidat
à une mutation doit veiller au strict respect des règles
suivantes :
- il peut formuler six vœux au
maximum ;
- une demande de mutation engage
la responsabilité de son auteur pour les postes demandés
quel qu'en soit le rang : l'agent ne peut, sauf cas de force majeure, renoncer
à être affecté sur un poste demandé ;
- il est donc fortement souhaitable
que tout candidat à une mutation contacte la direction de la bibliothèque
d'accueil pour obtenir toutes les informations utiles sur le profil du
poste à pourvoir ;
- l'avis du supérieur hiérarchique
sur la demande de mutation, doit impérativement être porté
à la connaissance de l'intéressé.
Nous vous invitons à tenir
compte de l'intérêt du service lorsque vous porterez l'avis
sur les demandes, notamment pour celles qui seraient formulées par
des agents ayant moins de trois ans d'ancienneté dans le poste.
Pour toutes les demandes émanant
d'agents relevant du ministère de la culture et de la communication
ou portant sur des postes ouverts au ministère de la culture et
de la communication, copie devra impérativement en être donnée
à la direction du livre et de la lecture au bureau des affaires
générales.
Par ailleurs, il convient d'informer
les intéressés que :
- la date d'affectation est fixée
au 1er septembre ;
- conformément aux dispositions
du décret n° 90-437 du 28 mai 1990, ils ne pourront bénéficier
de l'indemnisation des frais de changement de résidence que s'ils
ont accompli au moins cinq années dans le poste qu'ils occupaient
précédemment. Cette condition de durée est toutefois
ramenée à trois ans s'il s'agit notamment d'une première
mutation dans le corps ou d'une promotion dans un corps de catégorie
supérieure. Elle n'est pas exigée lorsque la mutation a pour
objet de réunir des conjoints fonctionnaires ;
- pour les mutations de la métropole
vers un département d'outre-mer, et vice versa, les fonctionnaires
concernés peuvent bénéficier des frais de changement
de résidence dès lors qu'ils ont accompli quatre années
de services en métropole ou dans un département d'outre-mer,
indépendamment de l'ancienneté dans le poste.
Calendrier (hors personnels
scientifiques)
| Mise en ligne des postes | le 28 février |
| Saisie des vœux par les agents souhaitant participer au mouvement, modifications éventuelles et annulations | du 28 février au 22 mars |
| Saisie des avis sur les départs par les chefs d'établissement | du 28 février au 23 mars |
| Arrivée à l'administration centrale de l'éducation nationale des demandes de mutation transmises par la voie hiérarchique | le 30 mars au plus tard |
| CAPN | voir calendrier joint en annexe |
b) Mouvement des conservateurs
et conservateurs généraux
Calendrier
En raison du calendrier d'affectation
des élèves de l'ENSSIB, le mouvement des conservateurs titulaires
sera examiné par la CAPN du 4 mai 2001.
Nous vous rappelons que les mutations
prononcées prennent effet au 1er septembre. Les dates différées
de prise de fonctions doivent demeurer exceptionnelles.
Détail du calendrier
| Mise en ligne des postes et saisie des profils de poste par les établissements | du 28 février au 7 mars |
| Saisie des vœux par les agents souhaitant participer au mouvement, modifications éventuelles et annulations | du 28 février au 22 mars |
| Saisie des avis sur les départs par les chefs d'établissement | du 28 février au 23 mars |
| Saisie des avis sur les arrivées par les chefs d'établissement | du 28 février au 8 avril |
| Arrivée à l'administration centrale de l'éducation nationale des demandes de mutation transmises par la voie hiérarchique | le 30 mars au plus tard |
| CAPN des conservateurs généraux et conservateurs | le 4 mai 2001 |
c) Mouvement commun et dispositions
particulières
- Compte tenu des modifications
statutaires qui doivent intervenir prochainement, seules les mutations
des agents appartenant aux corps de magasiniers spécialisés
et magasiniers en chef sont désormais examinées dans le cadre
d'une CAP commune.
Un magasinier spécialisé
peut postuler sur un emploi de magasinier en chef et vice versa.
À l'issue du mouvement,
il est alors procédé à un réajustement des
postes afin que les situations des postes et des personnes coïncident.
- Les bibliothécaires adjoints
spécialisés postuleront désormais sur les seuls postes
de leur corps.
- De même, les assistants
des bibliothèques, c'est-à-dire les agents appartenant précédemment
au corps des bibliothécaires adjoints et au corps des inspecteurs
de magasinage, postuleront sur les postes du nouveau corps.
Toutefois, les assistants des bibliothèques
qui étaient précédemment bibliothécaires adjoints
pourront encore, s'ils le désirent, postuler sur des emplois de
bibliothécaires adjoints spécialisés.
Les mutations prononcées
conformément à ce schéma se traduiront par une modification
a posteriori, effectuée par la direction de l'enseignement supérieur,
de la délégation d'emplois des bibliothèques universitaires
concernées, afin de mettre celle-ci en adéquation avec le
statut des agents.
Pour ce qui concerne les emplois
relevant du ministère de la culture et de la communication, la direction
du livre et de la lecture effectue les modifications en conséquence
des effectifs autorisés dans les chartes d'objectifs des établissements
concernés.
II - ACCUEIL EN DÉTACHEMENT
Les fonctionnaires souhaitant entrer
par voie de détachement dans un corps de la filière "bibliothèques"
sont invités à transmettre par la voie hiérarchique
à l'administration centrale du ministère de l'éducation
nationale (bureau des personnels des bibliothèques et des musées,
DPATE C3) un dossier complet comportant la demande, un curriculum vitae,
les trois dernières fiches de notation, le dernier arrêté
relatif au classement et à la position administrative de l'agent
et à prendre contact avec le ou les directeur(s) de la ou des bibliothèque(s)
susceptible(s) de les intéresser.
Il vous est par conséquent
demandé, si vous êtes sollicité, d'en informer le bureau
DPATE C3 et de transmettre par écrit à ce dernier votre avis
motivé.
Copie de ces demandes devra être
impérativement adressée à la direction du livre et
de la lecture (bureau des affaires générales) lorsqu'elles
concernent des emplois ouverts sur le budget du ministère de la
culture et de la communication.
Les dossiers sont examinés
par la CAPN compétente ; en cas de demandes concurrentielles pour
un même poste d'agents du corps au titre du mouvement et d'autres
fonctionnaires dans le cadre d'un détachement, priorité est
donnée sauf cas particulier aux agents du corps.
III - PRÉRAPPORTS DE STAGE
ET RAPPORTS DE FIN DE STAGE
a) Prérapports de stage
Les lauréats des concours
étant généralement nommés stagiaires pour un
an, un prérapport de stage doit être établi à
mi-parcours et adressé directement et systématiquement au
bureau des personnels des bibliothèques et des musées DPATE
C3 dès que les six mois sont écoulés.
Ce prérapport doit analyser
la manière de servir de l'agent par référence aux
missions dévolues au corps auquel il appartient. Il indique les
aptitudes constatées et les éventuelles difficultés
de toute nature, y compris relationnelles, qui se feraient jour.
Si le stagiaire vous paraît
ne pas donner satisfaction dans l'exercice de ses fonctions, vous devrez
le prévenir en temps utile de manière à ce qu'il puisse
améliorer son service ou son comportement. C'est la raison pour
laquelle le prérapport devra être communiqué au stagiaire
qui le signera afin d'attester qu'il en a pris connaissance.
b) Rapports de fin de stage
Vous devrez adresser pour le 30
mars 2001 les rapports de fin de stage concernant les agents nommés
stagiaires en septembre et octobre 2000 dans le corps de magasiniers en
chef ou de magasiniers spécialisés à l'issue du concours
interne, la durée du stage étant fixée à 6
mois, ainsi que les rapports concernant les agents qui ont vu leur stage
prolongé lors des dernières commissions administratives paritaires.
Le plus grand soin doit être
apporté à l'établissement de ces rapports qui doivent
conclure clairement quant à l'aptitude des agents à exercer
leurs fonctions, dans le corps considéré.
Nous appelons votre attention sur
les points suivants :
- le renouvellement de stage constitue
une seconde chance offerte à l'agent de démontrer son aptitude
à exercer les fonctions qui lui sont confiées ;
- la non-titularisation doit être
demandée pour tout agent dont vous considérez qu'il ne satisfait
pas à ce qui est attendu de lui : l'intérêt du service
public est, à ce stade, le seul critère à retenir
sachant que la décision de titularisation entraîne la stabilisation
des agents dans la fonction publique.
Il doit y avoir concordance entre
le jugement porté sur le stagiaire et la conclusion proposée.
C'est ainsi qu'un rapport de stage défavorable à l'intéressé
ne doit pas conclure néanmoins à la titularisation.
Le rapport est communiqué
au stagiaire qui le signe afin d'attester qu'il en a pris connaissance
et présente le cas échéant ses observations.
Un état des congés
de maladie et maternité obtenus pendant le stage doit être
systématiquement joint à l'envoi.
IV - TEMPS PARTIEL
Vous voudrez bien vous reporter
à la circulaire n° 98-0318 du 25 février 1998 qui rappelait
les modalités d'attribution des autorisations de travail à
temps partiel accordées aux personnels des bibliothèques.
Nous vous demandons de bien vouloir
préciser aux agents que les demandes de modification en cours d'année
portant sur la quotité ou la durée de l'autorisation accordée
doivent être exceptionnelles et dûment motivées, ceci
dans l'intérêt du service.
Nous vous rappelons en outre que
tout refus concernant une demande d'exercice à temps partiel peut
faire l'objet d'un examen par la CAPN compétente ce qui suppose
que l'agent soit informé de votre avis dans des délais lui
permettant de saisir cette commission.
Enfin, pour le ministère
de l'éducation nationale, les arrêtés de renouvellement
de temps partiel à quotité égale sont pris par les
rectorats auxquels vous devez transmettre un double du listing ci-joint
après l'avoir complété. La gestion de l'ensemble des
rompus de temps partiel relevant de l'administration centrale pour les
corps des bibliothèques, je vous demande de transmettre systématiquement
et régulièrement au bureau DPATE C3 une copie des arrêtés
rectoraux.
V - NOTATION
Comme vous en avez émis
le souhait, les feuilles de note vous sont adressées en même
temps que la présente circulaire ; vous disposerez ainsi de tout
le temps nécessaire à la réalisation de cette opération,
étant précisé que vous devrez saisir l'ensemble des
notes chiffrées, comme l'an passé, sur l'application Internet
à la rentrée scolaire prochaine, en même temps que
vous procéderez à vos propositions d'attribution de réductions
d'ancienneté.
Modalités d'attribution
En application de l'article 3 du
décret n° 59-308 du 14 février 1959, "il est établi
pour chaque fonctionnaire une fiche de notation annuelle". Il s'agit de
la note et des appréciations d'ordre général exprimant
la valeur professionnelle du fonctionnaire. La fiche de notation ainsi
établie figurera dans le dossier de l'intéressé.
Pour avoir un sens, la note chiffrée
doit représenter une appréciation portée sur le comportement
d'un fonctionnaire à l'égard de ses supérieurs, de
ses collègues, des usagers, et sur son efficacité au cours
d'une année, dans l'exercice de fonctions qu'il convient de préciser.
Elle est donc susceptible d'évolution soit à la hausse, soit
à la baisse, en particulier lorsqu'un agent accède à
un corps supérieur par voie de concours ou de liste d'aptitude.
Afin de vous aider à établir
votre proposition de note chiffrée, un état des notes minimales,
maximales et moyennes par corps, grade et échelon est joint en annexe
à la présente circulaire.
L'article 17 de la loi du 13 juillet
1983 fait obligation de communiquer aux intéressés la note
et l'appréciation générale. Cette obligation est la
traduction réglementaire d'une volonté de transparence, destinée
à éclairer chaque agent sur la façon dont sont appréciés,
par ses supérieurs, son aptitude à remplir les fonctions
qui lui ont été confiées et plus généralement
son comportement professionnel. La notation est donc l'occasion d'un travail
critique, au meilleur sens du terme, et doit faire apparaître non
seulement les qualités du travail mais aussi éventuellement
ses insuffisances. Bien entendu, il est recommandé au notateur de
faire en temps utile les observations nécessaires à ses collaborateurs,
en vue de déterminer, au mieux de l'intérêt individuel,
les réorientations éventuelles ou les formations complémentaires
souhaitables. La signature de la fiche de notation par l'agent doit ainsi
faire l'objet d'un véritable entretien d'évaluation.
VI - AVANCEMENT
Comme indiqué en objet,
l'accès par liste d'aptitude au corps des conservateurs sera examiné
par la CAPN compétente au cours du 1er semestre 2001.
Les listes des agents promouvables
par liste d'aptitude dans le corps des conservateurs seront accessibles
via Internet. Une documentation est mise en ligne avec une présentation
générale du module LA/TA, disponible dès l'accès
au menu général ; une documentation spécifique à
chaque acteur est ensuite accessible lorsque vous entrez dans le module
lui-même. En effet, le président d'université ou directeur
d'établissement d'enseignement supérieur, par ailleurs président
de la CPE, dispose désormais d'un accès pour prendre en compte
l'avis de la commission et effectuer les validations en inscrivant d'une
part la date de la CPE et d'autre part la date de la validation.
Comme cela vous sera indiqué,
vous devrez saisir le rang de classement des bibliothécaires promouvables.
Le serveur web sera ouvert du 28
février au 30 mars 2001, date à laquelle vous devrez avoir
saisi les données nécessaires et procédé aux
ajustements éventuels après réunion des CPE.
Les rapports de proposition continueront
par ailleurs à nous être adressés sur support papier
comme les années précédentes.
Le présent envoi comporte
par conséquent le formulaire de proposition en vue d'un accès
au corps de conservateurs des bibliothèques.
Les conditions requises, conformément
à l'article 5 du décret n° 92-26 du 9 janvier 1992 portant
statut particulier du corps des conservateurs des bibliothèques
et du corps des conservateurs généraux des bibliothèques,
s'apprécient au 1er janvier 2001 pour l'inscription sur la liste
d'aptitude.
Nous appelons votre attention sur
les différents critères ci-après, pouvant être
retenus pour formuler les propositions d'inscription sur liste d'aptitude.
Il importe de vérifier l'aptitude
à exercer les missions du corps supérieur pour les agents
que vous proposerez.
Le rapport d'aptitude professionnelle
devra être établi avec le plus grand soin par l'autorité
hiérarchique et se décliner selon les 4 items suivants :
- appréciation sur le parcours
professionnel de l'agent ;
- appréciation sur les activités
actuelles de l'agent et l'étendue de ses missions et responsabilités
;
- appréciation de la contribution
de l'agent à l'activité du service ;
- appréciation sur l'aptitude
de l'agent à s'adapter à son environnement, à l'écoute
et au dialogue.
Transmission des formulaires
- Pour tous les personnels, les
formulaires dûment complétés seront transmis par la
voie hiérarchique au ministère de l'éducation nationale,
direction des personnels administratifs techniques et d'encadrement, sous-direction
des personnels administratifs, ouvriers et techniques, sociaux et de santé,
DPATE C3, 142, rue du Bac, 75007 Paris.
- Pour les personnels relevant
du ministère de la culture et de la communication, une copie devra
impérativement être adressée au ministère de
la culture et de la communication, direction du livre et de la lecture,
bureau des affaires générales, 27, avenue de l'Opéra,
75001 Paris.
Nous vous remercions de bien vouloir
veiller à la stricte application de ces dispositions et procéder
à la plus large diffusion de ces informations auprès des
personnels concernés relevant de votre autorité.
Pour le ministre de l'éducation
nationale
et par délégation,
La directrice des personnels administratifs,
techniques et d'encadrement
Béatrice GILLE
Pour la ministre de la culture
et de la communication
et par délégation,
Le directeur du livre et de la
lecture
Jean-Sébastien DUPUIT
Annexe
CALENDRIER DES COMMISSIONS ADMINISTRATIVES PARITAIRES NATIONALES DU 1ER SEMESTRE 2001
| Corps | Type d'opérations de gestion |
des documents préparatoires au bureau DPATE C3 |
administratives paritaires |
| Conservateurs généraux | - mouvement |
|
|
| Conservateurs | - mouvement, réintégrations,
détachements
- titularisations - liste d'aptitude - recours divers |
|
|
| Magasiniers en chef
Magasiniers spécialisés |
- mouvement commun, réintégrations |
|
|
| Magasiniers spécialisés | - titularisations (stagiaires concours
interne et après prolongation de stage)
- détachements - recours divers |
|
|
| Magasiniers en chef | - titularisations (stagiaires concours
interne et après prolongation de stage)
- détachements - recours divers |
|
|
| Bibliothécaires adjoints spécialisés | - mouvement, réintégrations
- détachements - titularisation (après prolongation de stage) - recours divers |
|
|
| Assistants des bibliothèques | - mouvement, réintégrations
- détachements - recours divers |
|
|
| Bibliothécaires | - mouvement, réintégrations,
détachements
- recours divers |
|
|
| Tous corps | - demandes de temps partiel et recours |
|
|
| Fiches de note |
|
Attention : toutes les dates limites sont impératives
DEMANDE D'AUTORISATION D'EXERCER À TEMPS PARTIEL POUR L'ANNÉE UNIVERSITAIRE 2001-2002
ÉDUCATION NATIONALE
NOM..................................................................
PRÉNOM........................................................
Établissement d'affectation...............................................................................................................
Corps...................................................................................................................................................
Situation actuelle (année
universitaire 2000-2001)
| - temps complet | o | |
| - temps partiel | o | (préciser la quotité : .......) |
o 50 %
o 60 %
o 70 %
o 80 %
o 90 %
| Fait à
Signature |
, le | |
| Avis motivé
du chef de service
|
* Motifs précis de la demande | |
| Nom et qualité
|
Signature de l'agent qui déclare avoir pris connaissance de l'avis du chef d'établissement | |
| Avis du chef d'établissement
(président de l'université ou directeur de l'établissement d'enseignement supérieur) |
*Joindre toutes les pièces justificatives indispensables notamment dans le cas du mi-temps pour raisons familiales (loi n° 94-629 du 28 juillet et décret n° 95-1231 du 7 février 1995, Journal officiel du 9 février 1995).
N.B. : les demandes de modification en cours d'année portant sur la quotité ou sur la durée de l'autorisation accordée doivent être exceptionnelles et dûment motivées, ceci dans l'intérêt du service.
DEMANDE D'AUTORISATION D'EXERCER À TEMPS PARTIEL POUR L'ANNÉE UNIVERSITAIRE 2001-2002
CULTURE ET COMMUNICATION, AUTRES MINISTÈRES, COLLECTIVITÉS TERRITORIALES
NOM................................................................
PRÉNOM .......................................................
Établissement d'affectation
...............................................................................................................
Corps ..................................................................................................................................................
Situation actuelle (année
universitaire 2000-2001)
- temps complet o
- temps partiel o
(préciser la quotité
: .......)
Je sollicite l'autorisation d'exercer
mes fonctions à temps partiel du 1er septembre 2001 au 31 août
2002.
o 50
%
o 60
%
o 70
%
o 80
%
o 90
%
| Fait à
Signature |
, le | |
| Avis motivé
du chef de service
|
* Motifs précis de la demande | |
| Nom et qualité
|
Signature de l'agent qui déclare avoir pris connaissance de l'avis du chef d'établissement ou du maire | |
| Avis du chef d'établissement
|
Avis du maire |
*Joindre toutes les pièces justificatives indispensables notamment dans le cas du mi-temps pour raisons familiales (loi n° 94-629 du 28 juillet et décret n° 95-1231 du 7 février 1995, Journal officiel du 9 février 1995).
N.B. : les demandes de modification en cours d'année portant sur la quotité ou sur la durée de l'autorisation accordée doivent être exceptionnelles et dûment motivées, ceci dans l'intérêt du service.
PROPOSITION D'INSCRIPTION SUR LISTE D'APTITUDE
| o Conservateur |
Rang de proposition
NOM................................................................
PRÉNOM........................................................
Date de naissance.............................................
Grade................................................................
Établissement d'affectation.............................
depuis le...........................................................
Ancienneté de services publics
..........................................................................................................
Titres et diplômes ...............................................................................................................................
| Description précise des
fonctions et des responsabilités exercées.
|
| Rapport d'aptitude professionnelle
(appréciation sur le parcours professionnel de l'agent, sur ses
activités actuelles et l'étendue de ses missions et responsabilités,
appréciation de sa contribution à l'activité du service
et sur son aptitude à s'adapter à son environnement, à
l'écoute et au dialogue)
|
| Culture générale
(diplômes, acquis professionnels)
|
| L'agent a-t-il suivi une préparation
au concours de recrutement dans le corps supérieur et s'y est-il
présenté ?
|
| L'agent a-t-il déjà
eu l'occasion d'exercer les fonctions du corps supérieur ? Si oui,
préciser lesquelles et indiquer la durée.
|
| Autres observations
|
| Fait à...................le
Nom et qualité du signataire |
Fait à ....................le
Signature de l'agent |
N.B. : Les rubriques de cette
fiche n'étant qu'indicatives, il vous appartient d'y apporter toutes
précisions que vous jugeriez utiles. Les cadres prévus pourront,
en tant que de besoin, être complétés par des indications
au verso ou sur papier libre.