Le décret n° 2002-682 du 29 avril 2002 cité en références a introduit des innovations importantes en matière de gestion des ressources humaines dans la fonction publique, notamment en prévoyant que les fonctionnaires font désormais l’objet d’une évaluation et en réformant profondément le dispositif de notation antérieur.
L’arrêté du 17 novembre 2004 relatif aux modalités d’évaluation et de notation de certains fonctionnaires du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, pris en application du décret du 29 avril 2002, définit la périodicité de l’entretien d’évaluation, son contenu et ses modalités d’organisation, établit la liste des chefs de service ayant pouvoir de notation et fixe les niveaux de notes, les marges d’évolution des notes ainsi que les modalités d’harmonisation préalable des notations.
La présente circulaire a pour objet d’expliciter ce nouveau dispositif d’évaluation et de notation.

L’arrêté du 17 novembre 2004 s’applique à tous les fonctionnaires titulaires en activité ou détachés dans un corps ingénieur, administratif, technique, de bibliothèque, de laboratoire, ouvrier et de service, social et de santé (IATOSS ), dont la liste figure à l’article 1er de ce même arrêté.
L’arrêté n’est pas applicable aux fonctionnaires stagiaires de l’un des corps mentionnés à l’article 1er de l’arrêté.
Les agents titulaires de ces mêmes corps et détachés dans un autre corps sont également notés au titre de leur corps d’origine.
l Situations particulières
Lorsqu’ils sont mis à disposition (1), les fonctionnaires IATOSS sont évalués par leur supérieur hiérarchique direct. Le compte rendu d’évaluation est adressé à l’administration d’origine.
Les fonctionnaires détachés dans l’un des corps IATOSS, à l’exception de ceux qui y sont détachés en qualité de stagiaires, se voient appliquer la totalité des règles et procédures en matière d’évaluation et de notation que prévoit l’arrêté du 17 novembre 2004.
Les fonctionnaires des corps IATOSS qui sont placés en position de détachement de longue durée (2) dans un corps qui n’entre pas dans le champ d’application de l’arrêté du 17 novembre 2004 sont évalués et notés dans le corps, l’administration ou le service où ils sont détachés et selon les règles et procédures en vigueur dans ce corps, administration ou service d’accueil.

II.1 Dispositions permanentes
L’évaluation ainsi que la notation ont lieu les années impaires, au terme d’une période couvrant deux années scolaires et universitaires.

Pour les fonctionnaires titularisés, mutés ou réintégrés dans un corps IATOSS en cours de période, le supérieur hiérarchique du service d’affectation fixe les objectifs dans les deux mois qui suivent leur prise de fonctions et procède à l’évaluation des fonctionnaires l’année impaire clôturant la période.

II.2 Dispositions transitoires
La première évaluation et la première notation effectuées en application du nouveau dispositif interviendront au terme de l’année scolaire et universitaire 2004-2005.
Préalablement à l’entretien d’évaluation, le supérieur hiérarchique direct s’assurera, notamment, que les objectifs individuels et collectifs sont connus de chaque agent placé sous son autorité, en ayant recours, en tant que de besoin, à des entretiens individuels.
La première notation en application du nouveau dispositif tient compte de la première évaluation réalisée à la fin du 1er semestre 2005 et intervient dans son prolongement, dans un souci de cohérence.

III.1 Modalités de l’entretien
Le fonctionnaire fait l’objet d’une évaluation qui comporte un entretien individuel . Il est informé par écrit au moins deux semaines à l’avance, par son supérieur hiérarchique direct, de la date et de l’heure de son entretien d’évaluation. Le supérieur hiérarchique direct , chargé de l’organisation et du contrôle du travail du fonctionnaire évalué, conduit l’entretien d’évaluation, en rédige le compte rendu et le signe.
À cet égard, il est précisé que :
- l’évaluation des médecins de l’éducation nationale est conduite, de façon générale, par le médecin de l’éducation nationale-conseiller technique départemental, sauf dans les cas où l’inspecteur d’académie souhaite la conduire lui-même ;
- l’évaluation des personnels infirmiers est effectuée par le chef d’établissement d’affectation ;
- l’évaluation des personnels sociaux exerçant en faveur des élèves est conduite, de façon générale, par le conseiller technique de service social-conseiller technique de l’inspecteur d’académie, tandis que l’évaluation des personnels sociaux exerçant en faveur du personnel est conduite, de façon générale, par le conseiller technique de service social-conseiller technique du recteur d’académie, sauf dans les cas où, pour les deux catégories de personnels sociaux, l’inspecteur d’académie souhaite les conduire lui-même ;
- l’évaluation des conseillers techniques de l’inspecteur d’académie et du recteur d’académie dans les domaines social et de santé est conduite respectivement par l’inspecteur d’académie et le recteur, ou, par délégation de ces derniers, respectivement par le secrétaire général de l’inspection académique et le secrétaire général d’académie.
Le compte rendu d’évaluation est communiqué au fonctionnaire qui peut le compléter par ses observations sur la conduite de l’entretien, sur ses perspectives de carrière et de mobilité et sur ses besoins de formation. Un délai d’une semaine est laissé à l’agent à cette fin.
Le compte rendu est ensuite signé par le fonctionnaire évalué puis versé à son dossier administratif. Une copie lui en est remise.
Le compte rendu d’évaluation est communiqué à la commission administrative paritaire compétente à l’appui d’une demande de révision de notation.

III.2 Contenu de l’entretien
La réalisation préalable d’une fiche de poste ou d’une lettre de mission, s’appuyant sur les référentiels métiers et les projets de service existants, contribue à améliorer les conditions d’évaluation de l’activité. Elle est jointe au compte rendu d’évaluation.
L’entretien d’évaluation est un moment privilégié d’échange et de dialogue entre un responsable hiérarchique et chacun de ses collaborateurs directs. Il porte sur les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire au regard des objectifs fixés et des conditions d’organisation et de fonctionnement du service dont il relève. L’entretien porte également sur les besoins de formation de l’agent compte tenu notamment, des missions qui lui sont imparties et sur ses perspectives d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité. Il peut également porter sur la notation.
L’entretien permet de mettre en évidence le potentiel professionnel de l’agent, les connaissances et compétences professionnelles qu’il a mobilisées, ses points forts et ceux qu’il faut améliorer, dans un esprit constructif afin de mettre en valeur les marges de progression. L’entretien permet de mieux situer l’activité de l’agent dans l’organisation et le fonctionnement du service et de préciser les missions afférentes au poste de travail.
Les objectifs fixés à l’agent sont en effet individuels ; ils peuvent être quantitatifs, tout autant que qualitatifs. En ce qui concerne les objectifs quantitatifs, ils doivent tenir compte de la quotité de service travaillée pour les fonctionnaires exerçant à temps partiel.
Les objectifs fixés à l’agent s’inscrivent dans le cadre des objectifs collectifs du service.
L’entretien d’évaluation vise à mesurer l’écart entre objectifs initiaux fixés au fonctionnaire et résultats professionnels obtenus et à interpréter cet écart.
Au cours de l’entretien, le fonctionnaire peut, de sa propre initiative, faire une présentation succincte d’un rapport d’activité qui, s’il le demande, est annexé au compte rendu.

La notation a lieu dans le prolongement de la procédure d’évaluation à la fin du premier semestre de chaque année impaire.
La fiche de notation comprend :
1) Une appréciation générale arrêtée sur la base de critères d’appréciation, établis par arrêté ministériel, exprimant la valeur professionnelle de l’agent et tenant compte de son évaluation ;
2) Une note chiffrée fixée selon les niveaux et les marges d’évolution mentionnés au point IV. 1 ci-après et établie en cohérence avec l’appréciation générale.
Pour les personnels infirmiers en fonctions dans les EPLE, compte tenu de la spécificité de leur profession, la proposition de notation par le chef d’établissement ne doit porter que sur la manière de servir de l’agent et ses capacités d’adaptation à l’environnement scolaire, à partir des critères objectifs définis par l’arrêté.
Les critères d’appréciation pour la notation figurent en annexe de l’arrêté du 17 novembre 2004.

IV.1 Niveaux de notes et marges d’évolution
Dans le nouveau dispositif réglementaire, la note chiffrée n’est plus plafonnée.
Toute 1ère notation dans un corps IATOSS s’établit sur la base d’une note de référence de 20 à laquelle s’appliquent les règles d’évolution de la note mentionnées ci-après.
La note chiffrée évolue entre deux campagnes de notation dans une fourchette comprise entre - 5 et + 5 points, chaque point étant divisible en demi-points.
La première notation en 2005 des fonctionnaires des corps IATOSS s’établit sur la base de ces mêmes règles de notation.

IV.2 Les chefs de service ayant pouvoir de notation
L’article 12 de l’arrêté du 17 novembre 2004 fixe la liste des chefs de service ayant pouvoir de notation selon le corps et l’affectation des agents.
Vous pourrez utilement vous reporter au tableau de synthèse annexé à la présente circulaire.
Les chefs de service ayant pouvoir de notation fixent la notation du fonctionnaire après avis, le cas échéant, de son ou de ses supérieurs hiérarchiques.
Ils exercent ce pouvoir sur la base des travaux de la commission d’harmonisation préalable compétente.

IV.3 Procédure
Les fiches individuelles de notation sont communiquées aux intéressés par leur responsable de service ou chef d’établissement.
Les intéressés les signent, y portent, le cas échéant, des observations et les retournent à leur responsable de service ou chef d’établissement. Ce dernier transmet les fiches de notation à l’autorité administrative chargée de la gestion des personnels du corps considéré.

IV.4 Champ d’application
La notation est obligatoire dès lors que l’administration est en mesure de porter une appréciation sur un fonctionnaire. Un fonctionnaire absent une grande partie de l’année peut être noté à la condition que la durée de sa présence permette à l’administration d’apprécier sa valeur professionnelle (CE 5 février 1975, Dame Orzalek).
Le fonctionnaire qui ne peut faire l’objet d’une notation conserve le bénéfice de sa note antérieure.

L’harmonisation des notations intervient préalablement à la communication de sa note à l’agent.

V.1 Objectif de l’harmonisation préalable de la notation
Dans un souci d’objectivité et d’équité entre les fonctionnaires d’un même corps, l’harmonisation préalable des notations doit permettre de respecter, au sein de chaque corps, les proportions de réductions d’ancienneté définies par les articles 13 et 14 du décret du 29 avril 2002, selon lesquelles :
- 20 % des fonctionnaires notés dans un corps peuvent bénéficier de l’évolution maximale de note de + 5 points entre deux campagnes de notation et recevoir en conséquence une réduction d’ancienneté de six mois (3) ;
- 30 % de l’effectif des fonctionnaires notés dans un corps, dont la valeur professionnelle est reconnue, peuvent bénéficier d’une réduction d’ancienneté de deux mois. Il s’agira des 30 % de fonctionnaires de chaque corps dont la note connaît la plus forte progression en deçà de 5 points (3).
Les majorations d’ancienneté - de deux mois à six mois - appliquées aux fonctionnaires d’un corps dont la valeur professionnelle est insuffisante (cf. article 14 du décret du 29 avril 2002 précité) génèrent autant de mois de réductions d’ancienneté supplémentaires à répartir entre les autres fonctionnaires du même corps, et viennent ainsi augmenter le nombre d’agents bénéficiaires de deux mois de réduction d’ancienneté (d’où un dépassement dans ce cas du quota de 30 %).

V.2 Les commissions d’harmonisation préalable des notations
Les commissions d’harmonisation préalable sont placées au niveau des chefs de service ayant pouvoir de notation, pour l’examen des notations des corps d’une filière professionnelle.
Vous pourrez utilement vous reporter au tableau de synthèse annexé à la présente circulaire afin de connaître le champ de compétences des commissions d’harmonisation.
Chaque commission d’harmonisation préalable des notations travaille par corps.
Chaque commission d’harmonisation préalable examine les notations envisagées et son président doit s’assurer du respect des quotas évoqués au V.1 ci-dessus.
Le chef de service ou d’établissement ayant pouvoir de notation doit tenir compte des travaux et des conclusions de la commission d’harmonisation préalable et, le cas échéant, adapter ses notations en conséquence.

Au vu de leur notation, il est attribué aux fonctionnaires, dans chaque corps, des réductions ou des majorations d’ancienneté par rapport à l’ancienneté moyenne exigée par le statut du corps considéré pour accéder d’un échelon à l’échelon supérieur.

VI.1 Les modalités de calcul et de répartition des réductions et des majorations d’ancienneté
Les réductions et les majorations d’ancienneté prennent effet au 1er septembre des années impaires (4).
Le dispositif de réductions d’ancienneté consiste à répartir, entre les fonctionnaires d’un même corps, un nombre de mois de réductions d’ancienneté égal à 180 % de l’effectif des agents notés. Les fonctionnaires ayant atteint l’échelon le plus élevé de leur classe ou de leur grade ne comptent pas dans cet effectif.
La somme totale des réductions d’ancienneté à accorder peut être fractionnée entre les grades
du corps concerné au prorata de l’effectif des agents notés appartenant à chacun de ces grades, hors fonctionnaires ayant atteint l’échelon le plus élevé de leur classe ou de leur grade.
Au cas où la somme totale des réductions d’ancienneté susceptibles d’être réparties entre les membres d’un corps n’aurait pas été entièrement accordée, la portion non utilisée est reportée sur l’exercice de notation suivant.
Lorsque l’insuffisance caractérisée de la valeur professionnelle d’un fonctionnaire conduit à l’application d’une majoration d’ancienneté, en application de l’article 14 du décret du 29 avril 2002 précité, celle-ci ne peut être inférieure à deux mois ni supérieure à six mois. Les majorations d’ancienneté viennent augmenter d’autant le nombre de mois de réductions d’ancienneté à attribuer aux fonctionnaires du même corps bénéficiaires de deux mois de réduction d’ancienneté (d’où un dépassement dans ce cas du quota de 30 %).
Les réductions et majorations d’ancienneté sont réparties après avis de la commission administrative paritaire compétente.
Les fonctionnaires dont la valeur professionnelle est distinguée par l’évolution maximale de la note, fixée à + 5 points, bénéficient de réductions d’ancienneté de six mois, sous réserve de dispositions particulières de leur statut fixant des durées minimales dans l’échelon qui n’autorisent pas une telle réduction d’ancienneté.
20 % de l’effectif des agents notés dans chaque corps, peuvent bénéficier de cette progression maximale de leur note.
Les fonctionnaires dont la valeur professionnelle est reconnue par la progression de note la plus élevée en deçà de 5 points bénéficient d’une réduction d’ancienneté de deux mois. Cette réduction concerne 30 % de l’effectif des agents notés.
• Cas particulier des fonctionnaires en décharge syndicale complète au regard de l’avancement d’échelon et des réductions d’ancienneté d’une part, de l’avancement de grade d’autre part
Un fonctionnaire totalement déchargé de service pour l’exercice d’un mandat syndical ne peut pas faire l’objet d’une notation puisque l’administration n’est pas en mesure de porter une appréciation sur sa manière de servir.
L’interprétation combinée des dispositions législatives et réglementaires en vigueur (5), selon lesquelles ces agents bénéficient d’un droit à l’avancement (d’échelon et de grade) correspondant à l’avancement moyen des agents se trouvant dans une situation statutaire comparable à la leur, conduit à adopter les modalités suivantes :
- Pour l’avancement d’échelon
Il convient, chaque année, à l’issue de la campagne annuelle de promotion d’échelon effectuée pour chaque corps, de calculer l’ancienneté moyenne dans l’échelon qu’ils ont quitté des agents qui, présents en début d’année dans le même échelon que le fonctionnaire totalement déchargé de service, ont avancé au cours de l’année à l’échelon supérieur.
L’ancienneté dans l’échelon détenue par le fonctionnaire totalement déchargé de service doit alors être rapportée à l’ancienneté moyenne précitée. Si elle est supérieure ou égale, le fonctionnaire totalement déchargé de service doit bénéficier d’un avancement d’échelon, sur la base de l’ancienneté moyenne ainsi calculée.
La période de “réduction d’ancienneté” attribuée au fonctionnaire totalement déchargé de service à titre syndical ne s’impute pas sur le nombre de mois de réductions d’ancienneté défini par l’article 12 du décret d’avril 2002.
- Pour l’avancement de grade
Le dispositif est similaire à celui explicité ci-dessus pour l’avancement de grade, dès lors qu’il obéit aux mêmes règles législatives et réglementaires.
Il convient par conséquent, chaque année, au moment de l’établissement du tableau d’avancement pour l’année suivante, de calculer l’ancienneté moyenne dans le grade qu’ils ont quitté des agents (du même grade d’origine que le fonctionnaire totalement déchargé de service) promus dans le grade supérieur.
L’ancienneté dans le grade du fonctionnaire totalement déchargé de service doit alors être comparée au résultat obtenu en effectuant le calcul décrit ci-dessus. Si elle est supérieure ou égale à l’ancienneté moyenne des agents promus, l’agent totalement déchargé de service doit être inscrit au tableau d’avancement à un rang qui lui assure d’obtenir une promotion de grade.
L’application des dispositions législatives et réglementaires précitées ne conduit donc pas à une promotion “hors contingent’’des fonctionnaires totalement déchargés de service pour l’exercice d’un mandat syndical.

VI.2 La prise en compte des réductions et majorations dans l’avancement d’échelon
Pour chaque avancement d’échelon, la réduction ou la majoration totale d’ancienneté applicable à un fonctionnaire résulte des réductions ou majorations n’ayant pas encore joué pour l’avancement.
Il est rappelé que les fonctionnaires ne conservent, en cas d’avancement de grade, le bénéfice des réductions d’ancienneté non utilisées pour un avancement d’échelon que dans la limite de la réduction maximale susceptible d’être accordée dans l’échelon de reclassement du nouveau grade.
En cas de changement de corps, les réductions ou majorations d’ancienneté applicables dans un grade de l’ancien corps d’appartenance du fonctionnaire sont caduques dans son nouveau corps.

Le rôle des CAP n’est pas modifié dans le cadre du nouveau dispositif réglementaire mis en œuvre par le décret du 29 avril 2002 précité.
La CAP compétente est celle placée auprès de l’autorité assurant la gestion des fonctionnaires du corps considéré, et notamment l’attribution des réductions d’ancienneté pour l’avancement d’échelon accéléré.
- En matière de notation, “les CAP peuvent, à la requête de l’intéressé, demander la révision de la notation. Dans ce cas, communication doit être faite aux commissions de tous éléments utiles d’information” (article 10 du décret précité).
- Les réductions et majorations d’ancienneté pour l’avancement d’échelon sont également réparties après avis de la CAP compétente.
L’autorité gestionnaire des personnels veillera à conserver les marges nécessaires pour permettre aux éventuelles décisions de révision de notation de produire leurs effets sans pour autant remettre en cause l’ensemble des notes attribuées aux agents des corps considérés.
Ainsi, l’application des pourcentages de 20 % et 30 % fixés par l’article 13 du décret du 29 avril 2002 pour chaque corps aboutira dans un certain nombre de cas à des arrondis à l’entier inférieur. Les reliquats ainsi générés constitueront une réserve utile aux arbitrages faisant suite aux demandes individuelles de révision de notation.
Enfin, il est rappelé que, dans les établissements publics d’enseignement supérieur, les commissions paritaires d’établissement (CPE), au titre de leur rôle de préparation des travaux des CAP, émettent un avis sur les demandes de révision de notation qui seront soumises à la CAP compétente.
Mes services restent à votre disposition pour toute information complémentaire qui pourrait vous être utile.

Pour le ministre de l’éducation nationale,
de l’enseignement supérieur et de la recherche
et par délégation,
Le directeur des personnels,
de la modernisation et de l’administration
Dominique ANTOINE

(1) Article 11 du décret n° 85-986 du 16 septembre 1985 modifié relatif au régime particulier de certaines positions des fonctionnaires de l’Etat et à certaines modalités de cessation de fonctions.
(2) Articles 27 à 29 du décret du 16 septembre 1985 précité.
(3) Cas des fonctionnaires notés alors qu’ils sont au dernier échelon de leur grade : il convient de les noter compte tenu de leur valeur professionnelle, comme tous les autres fonctionnaires, et de ne pas les exclure par principe de l’augmentation de note de + 5 ou + 4,5 au seul motif qu’ils n’ouvrent pas droit au bénéfice de réductions d’ancienneté. En effet, la notation (et par conséquent la progression de note chiffrée entre deux campagnes de notation) sera prise en compte pour l’examen de la valeur professionnelle des fonctionnaires aux fins d’établir les tableaux d’avancement au grade supérieur. La notation de ces fonctionnaires est en tout état de cause neutre du point de vue des réductions d’ancienneté attribuées aux agents de leur corps.
(4) Les campagnes d’avancement d’échelon auront néanmoins lieu tous les ans.
(5) - Article 59 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État ;
- Article 19 du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique (étant précisé qu’en réponse à une question, la DGAFP a eu l’occasion de préciser que la formule “par référence à un membre du même corps ayant une situation équivalente à celle de l’intéressé” s’entendait des agents occupant le même échelon que celui du fonctionnaire totalement déchargé de service) ;
- Circulaire FP du 18 novembre 1982 prise pour l’application du décret du 28 mai 1982 précité.

Annexe

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