PERSONNELS


PERSONNELS ITARF
Gestion des ingénieurs et personnels techniques et administratifs de recherche et de formation
NOR : MENA0300631C
RLR : 716-0
CIRCULAIRE N°2003-046 DU 27-3-2003
MEN
DPATE C2
Texte adressé aux rectrices et recteurs d'académie, chancelières et chanceliers des universités ; aux présidentes et présidents et directrices et directeurs d'établissements d'enseignement supérieur ; aux présidentes et présidents et directrices et directeurs d'établissements publics à compétence nationale relevant de l'éducation nationale
La présente circulaire a pour objet la préparation des opérations de gestion qui seront soumises à l'avis des commissions administratives paritaires nationales au mois de juin 2003. Au cours de ces CAPN seront examinés les points suivants :
- propositions d'inscription sur les listes d'aptitude d'accès aux corps supérieurs au titre de l'année 2003, pour les corps techniques uniquement, date d'effet à partir du 1er janvier 2004,
- propositions d'inscription des adjoints techniques grade provisoire au tableau d'avancement au grade d'adjoint technique,
- propositions d'attribution de réductions de temps de passage dans les échelons au titre de l'année 2003,
- demandes de détachement.

I - LISTES D'APTITUDE

A - Possibilités d'inscription sur les listes d'aptitude

Les commissions administratives paritaires nationales précitées examineront les dossiers des agents proposés pour l'accès au choix aux corps :
- d'ingénieur de recherche ;
- d'ingénieur d'études ;
- d'assistant ingénieur ;
- de technicien de recherche et de formation.
Pour les corps techniques de catégorie C :
- d'adjoint technique de recherche et de formation ;
- d'agent technique de recherche et de formation,
les CAPN examineront uniquement les dossiers des agents des établissements pour lesquels il n'est pas possible de constituer une CAPA au sein de l'académie ou des établissements n'entrant pas dans le champ de la déconcentration.
Pour tous les autres établissements les dossiers de proposition des personnels de catégorie C seront examinés par les CAPA qui devront se réunir en juin également.
Le nombre d'agents inscrits sur une liste d'aptitude ne pourra être définitif qu'après visa, par le contrôleur financier, de tous les arrêtés de nomination des lauréats des concours 2003.
En conséquence, des agents classés en fin de liste d'aptitude pourraient ne pas être promus si le nombre de possibilités réelles suite aux nominations de concours s'avérait inférieur au nombre d'agents inscrits sur la liste d'aptitude.
Si des possibilités budgétaires le permettaient encore, les listes d'aptitude des corps de l'ARF seraient examinées par les CAPN de décembre afin d'ajuster au mieux les possibilités de promotions à la situation des effectifs budgétaires.

B - Établissement des propositions de promotion

1 - Conditions de promouvabilité
Les conditions de promouvabilité sont précisées, compte tenu des modifications statutaires introduites par le décret n° 85-1534 modifié dans le tableau joint en annexe I.
Des précisions relatives à la prise en compte des services ainsi qu'à la définition réglementaire que recouvre tel ou tel vocable (notion de catégorie et de services publics, notamment) vous sont apportées dans cette annexe.
Les listes d'aptitude étant annuelles, l'ancienneté de service requise s'apprécie entre le 1er janvier et le 31 décembre 2004, selon la date à laquelle les agents remplissent les conditions de promouvabilité.

2 - Autorité compétente pour établir les propositions et rôle de la CPE
Seuls les présidents d'université et les directeurs d'établissements d'enseignement supérieur, les recteurs pour les agents des rectorats ont compétence pour établir les propositions adressées au ministre. Ces propositions doivent être classées. L'importance de ce classement doit être soulignée dans la mesure où l'avis de la CAPN est requis pour examiner les dossiers dans l'ordre des propositions des établissements. Il est donc important qu'il traduise clairement la valeur professionnelle des agents proposés. Ainsi, un dossier présenté en premier et qui ne serait pas d'excellente qualité peut être préjudiciable à la promotion des autres agents proposés par l'établissement pour le corps considéré.
Les dossiers de propositions et le classement doivent être soumis à l'avis de la commission paritaire d'établissement et transmis au bureau de gestion accompagnés du procès-verbal de ladite CPE.
Rappel : Les commissions administratives paritaires nationales portent la plus grande attention aux comptes rendus des commissions paritaires d'établissement, instances de consultation locales et premier instrument de déconcentration mis en place au sein des établissements. La CPE doit jouer pleinement son rôle de pré-CAP et être le lieu de dialogue social au sein de l'établissement en lui permettant ainsi d'affirmer son autonomie.
Or le bilan des comptes rendus de CPE n'est pas encore satisfaisant et fait apparaître un manque de transparence et de rigueur dans la forme et dans le fond :
- Les comptes rendus doivent rendre compte avec précision des débats plutôt que d'être de simples relevés de décisions.
- Ils doivent exprimer clairement les critères qui ont présidé au classement (ou au non classement) des agents.
- Ils doivent donner le résultat des votes sur les différents points à l'ordre du jour.
- Ils doivent donner la composition précise de la CPE et la qualité des intervenants.
- Ils doivent être clairement retranscrits lorsqu'il s'agit d'une situation individuelle afin de ne pas pénaliser l'agent.
- Les demandes de détachement dans un corps ITRF doivent faire l'objet d'un avis de la CPE et non d'une simple information.

3 - Critères de propositions
Je vous rappelle l'importance des modalités d'élaboration des dossiers de propositions.
Le statut général de la fonction publique prévoit que le principal critère à prendre en compte pour l'avancement est celui de la valeur professionnelle de l'agent, mais que les agents dont le mérite est jugé égal sont départagés par l'ancienneté. Une exigence forte nous conduit, dans le cadre d'une véritable politique de ressources humaines, à privilégier le premier critère, mais à tenir compte également de la richesse du parcours professionnel de l'agent.
L'appréciation de la valeur professionnelle des agents doit porter sur une évaluation aussi fine que possible des compétences et responsabilités exercées, de l'environnement structurel et du parcours professionnel de l'agent. Ces critères doivent être plus nettement affirmés pour un changement de corps. Il vous revient donc d'en préciser encore davantage le contenu, car l'appréciation de la capacité d'un agent à occuper les fonctions d'un corps supérieur requiert la plus grande exigence. Le choix des agents que vous souhaitez proposer doit donc être rigoureux.

4 - Documents à transmettre
a) Le dossier de proposition des agents (annexe II) comprend :
- Annexe II-1 : Fiche individuelle de proposition de l'agent, établie selon le modèle joint. Il est impératif que les informations fournies soient dactylographiées et que toutes les rubriques soient impérativement remplies.
- Annexe II-2 : Rapport d'activité de l'agent. L'agent rédige lui-même son rapport d'activité concernant ses fonctions actuelles et son activité passée dans le corps, et le transmet dactylographié à son autorité supérieure accompagné d'un curriculum vitae qui détaille l'ensemble de son parcours professionnel.
Il est de fait qu'un dossier rédigé manuellement peut pénaliser un agent car de lecture souvent difficile.
Ce rapport devra impérativement être accompagné d'un organigramme qui permette d'identifier clairement la place de l'agent dans le service ce qui n'est pas toujours le cas. Les dossiers de candidatures ne doivent pas comporter de documents audiovisuels ou de publications. Seule l'énumération, s'il y a lieu, de publications ou la mention d'une contribution à des travaux scientifiques peut figurer au dossier, notamment pour l'accès au corps des IGR.
Le rapport d'activité sera revêtu de la signature de l'agent et de celle de l'autorité hiérarchique (président ou directeur d'établissement ou recteur).
Ce rapport d'activité pourra être rédigé de façon plus succincte pour l'accès à l'un des corps de catégorie C.
- Annexe II-3 : Le rapport d'aptitude professionnelle : élément déterminant du dossier de proposition, le rapport d'aptitude professionnelle doit être établi avec le plus grand soin par l'autorité hiérarchique et se décliner en fonction des 4 items suivants :
- appréciation sur le parcours professionnel de l'agent ;
- appréciation sur les activités actuelles de l'agent et l'étendue de ses missions et de ses responsabilités ;
- appréciation de la contribution de l'agent à l'activité du service, laboratoire ou toute autre structure ;
- appréciation sur l'aptitude de l'agent à s'adapter à son environnement, à l'écoute et au dialogue.
Le supérieur hiérarchique rédige le rapport d'aptitude professionnelle en tenant compte du rapport d'activité de l'agent et en s'aidant du référentiel des emplois-types.
b) Liste récapitulative pour chaque corps (annexe III) ne comportant que les propositions du chef d'établissement, classées selon l'ordre de mérite fixé par lui-même après consultation de la CPE, pour les établissements d'enseignement supérieur. En regard du nom des agents classés devra figurer l'indication de la nouvelle BAP et de l'emploi-type.
c) Compte rendu de la réunion de la commission paritaire d'établissement comportant sa composition et l'indication des critères de classement adoptés (cf. supra). Il doit être envoyé en autant d'exemplaires qu'il y a de CAP concernées par le compte rendu.
Les dossiers de propositions des agents qui occupent des supports d'emplois dans des universités mais exercent leurs fonctions notamment à l'agence de modernisation des universités et établissements (AMUE) et à la conférence des présidents d'université (CPU) doivent être soumis pour ordre à l'avis de la CPE de l'université de rattachement mais le classement des candidats sera établi par le directeur de l'AMUE et le Vice-président de la CPU et n'interférera donc pas avec celui des agents en fonctions dans l'université de rattachement.

II - TABLEAU D'AVANCEMENT D'ADTRF GRADE PROVISOIRE (ÉCHELLE 4) AU GRADE D'ADTRF (ÉCHELLE 5)

Le décret n° 85-1534 du 31 décembre 1985 modifié a introduit dans son article 57-1 la création du grade provisoire d'adjoint technique de recherche et formation (échelle 4) afin de pouvoir intégrer les adjoints administratifs de recherche et formation du 1er grade.
L'article 57-3 du décret modifié précité, permet à ces agents d'accéder par tableau d'avancement au grade d'ADTRF (échelle 5) dès lors qu'ils ont atteint le 6ème échelon.
La répartition des possibilités de promotions dans le grade d'ADTRF a été communiquée aux académies par note en date du 25 novembre 2002.
Les CAPA de décembre ont examiné les propositions établies par les établissements mais tous les agents promouvables n'ayant pas été proposés par les établissements, il reste des possibilités de promotions non utilisées.
Je demande donc aux académies d'inscrire à l'ordre du jour des CAPA le tableau d'avancement d'ADT grade provisoire au grade ADTRF afin que soient utilisées les possibilités de promotions restantes.
La CAPN du corps des ADTRF examinera également les propositions concernant les établissements n'entrant pas dans le champ de la déconcentration ainsi que ceux qui ne peuvent réunir de CAPA.
La date d'effet de ces promotions sera au lendemain des CAPA ou CAPN.
Les propositions seront établies sur le même dossier que celui de la liste d'aptitude et soumises également à l'avis de la CPE, selon la procédure décrite au § IB.

III - NOTATION - RÉDUCTIONS D'ANCIENNETÉ

La saisie de la notation des personnels ITARF se fera comme en 2002 à partir d'un site Internet. Les établissements qui disposent du logiciel Harpège n'auront pas à faire une double saisie.
La persistance de quelques pratiques divergentes, par rapport aux usages bien établis en matière de notation de personnels ITARF me conduit à vous rappeler quelques principes :
- la pratique qui consiste à reconsidérer la note d'un agent à l'occasion d'une promotion de corps, au motif qu'il doit être jugé par rapport aux autres agents du nouveau corps, ne saurait se traduire par une baisse supérieure à 1,5 point. Par ailleurs, les pratiques des CAPN ITARF conduisent à ne pas rendre compatible une note inférieure à 17 avec une proposition d'attribution de réduction d'ancienneté d'échelon. Ce palier correspond en effet au niveau atteint par la grande majorité des personnels ITARF après quelques années de fonctions. Les chefs d'établissement sont donc appelés à mettre un terme à toute discordance de pratiques qui pourrait remettre en cause le principe d'équité de traitement des agents et notamment les systèmes d'harmonisation de notes mis en place au sein de quelques établissements qui induisent des diminutions de note parfois conséquentes et font l'objet de recours des agents devant la CAPN.
Les dispositions du décret n° 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d'évaluation, de notation et d'avancement des fonctionnaires de l'État applicables à partir du 1er janvier 2004 devraient nous conduire à revoir la procédure de notation.
Vous trouverez en annexe IV, les critères d'attribution des réductions d'ancienneté d'échelon.

IV - DÉTACHEMENTS

L'aboutissement de la procédure de détachement exige le respect de conditions strictes qui font l'objet d'un contrôle précis tant de la part de mes services que de celle du contrôle financier (annexe V).
Force est de constater qu'actuellement certains établissements acceptent le détachement d'un agent d'une autre administration ou d'un autre organisme dans un corps ITRF avant que la CAPN du corps d'accueil ait été consultée. Mes services rejetteront systématiquement ce type de demande car le contrôle financier n'accepte aucune rétroactivité en la matière.
Par ailleurs trop de demandes de détachement sont formulées par des agents qui n'ont pas pris de contact préalable avec les établissements d'accueil pour s'assurer de la vacance d'un emploi permettant de satisfaire leur demande.
Il est important également de rappeler que l'arrêté portant détachement d'un agent doit être pris par l'administration d'origine qui doit être saisie de la demande de l'agent bien avant la date effective prévue pour le détachement et non par l'administration d'accueil qui prend parfois indûment l'arrêté de détachement. L'administration d'accueil affecte et classe l'agent dans le corps de détachement.
Exemple :
• Détachement "sortant" :
Un IGE souhaitant un détachement au CNRS : lorsque les deux administrations ont fait connaître leur avis favorable avec accord de la CAP du CNRS, le bureau DPATE C2 prend l'arrêté de détachement, puis le CNRS affectera et classera l'agent dans le corps des IE du CNRS.
• Détachement "entrant" :
Si un ingénieur territorial demande un détachement dans le corps des IGE, la CAPN des IGE doit se prononcer. Si la demande recueille un avis favorable, l'administration territoriale prend l'arrêté de détachement ; le bureau DPATE C2 affectera ensuite et classera l'agent dans le corps des IGE.
Le principe de mobilité et l'intérêt manifeste d'accueillir dans les établissements des fonctionnaires issus d'autres administrations ou organismes ne doivent cependant pas conduire à privilégier leur entrée dans les corps ITRF au détriment d'agents de ces corps qui demanderaient leur réintégration ou leur mutation et qui n'auraient toujours pas obtenu satisfaction. Les établissements doivent donc assurer une large publicité de leurs postes et satisfaire en priorité les demandes de mutation ou de réintégration des agents du corps.
Enfin, vous devez rappeler aux agents actuellement en position de détachement dans un corps ITRF qu'ils doivent, à l'issue de la période de détachement, soit demander leur intégration dans le corps d'accueil soit demander le renouvellement ou le cas échéant la fin de leur détachement (ceci concerne les agents de l'ARF et de l'ASU détachés dans le cadre de mesures budgétaires dans les corps techniques ITRF mais aussi tout cas de détachement individuel).

V - TRANSMISSION DES DOSSIERS INDIVIDUELS

La transmission de ces dossiers doit impérativement respecter le calendrier fixé ci-après. Il ne sera plus admis de détachement ou de recours de notation faxé la veille de la CAPN. Le traitement des dossiers individuels requiert la même rigueur que celui des propositions de promotion.
Je vous rappelle que la commission paritaire d'établissement doit débattre de l'ensemble des questions intéressant l'ensemble des personnels IATOS. La circulaire n° 99-160 du 14 octobre 1999 précise les compétences de la CPE notamment sur les questions d'ordre individuel.
En conséquence, tout dossier d'ordre individuel transmis par l'établissement, sans avoir été soumis à l'avis de la CPE, lui sera retourné et ne fera pas l'objet d'un examen en CAPN. Il en est ainsi des demandes de mutation, de détachement, d'intégration, de contestation de notation, de contestation d'un refus de temps partiel, de renouvellement de stage.
Lorsqu'une CPE est commune à deux établissements (université/école d'ingénieurs autonome ou IUFM, ou institut d'études politiques) les propositions de promotion pour les listes d'aptitudes ou les tableaux d'avancement de grade ne doivent pas faire l'objet d'un classement unique mais de deux listes de proposition distinctes.
N.B. - En ce qui concerne les contestations de notation, seules seront soumises à l'avis de la CAPN celles qui, à l'issue d'un examen de la CPE, auront fait l'objet, de la part de l'agent, d'un recours transmis par la voie hiérarchique et portant uniquement sur la note chiffrée.
L'ensemble des documents :
- propositions pour l'inscription sur les listes d'aptitude dans les corps énumérés ;
- demandes de détachements (détachements "entrants") ;
- tout dossier d'ordre individuel,
devront parvenir au ministère de la jeunesse, de l'éducation nationale et de la recherche, bureau DPATE C2, 142, rue du Bac, 75007 Paris pour le 25 avril 2003, délai de rigueur.
Je vous remercie par avance de votre contribution active au bon déroulement de ces opérations.

Pour le ministre de la jeunesse, de l'éducation nationale et de la recherche
et par délégation,
La directrice des personnels administratifs, techniques et d'encadrement
Marie-France MORAUX


Annexe I
LISTE D'APTITUDE DES CORPS DE RECHERCHE ET DE FORMATION - CONDITIONS DE PROMOUVABILITÉ

Annexe II-1
LISTE D'APTITUDE

Annexe II-2
RAPPORT D'ACTIVITÉ

Annexe II-3
RAPPORT D'APTITUDE PROFESSIONNELLE

Annexe III
LISTE RÉCAPITULATIVE DES PROPOSITIONS DE L'ÉTABLISSEMENT (UNE LISTE PAR CORPS)

Annexe IV
CRITÈRES D'ATTRIBUTION DES RÉDUCTIONS D'ANCIENNETÉ D'ÉCHELON

Annexe V-1
DÉTACHEMENT D'UN FONCTIONNAIRE DE RECHERCHE ET DE FORMATION DANS UNE AUTRE ADMINISTRATION

Annexe V-2
DÉTACHEMENT D'UN FONCTIONNAIRE DANS UN CORPS DE RECHERCHE ET DE FORMATION

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B.O. n°14 du 3 avril 2003
© Ministère de la jeunesse, de l'éducation nationale et de la recherche
http://www.education.gouv.fr/bo/2003/14/perso.htm